Pergunte a um diretor de obra como vai a obra e normalmente terá uma resposta confiante.
Pergunte quanto vai custar quando terminar, e a resposta demora mais.
É essa hesitação que o controlo de custos na construção deve eliminar. Não produzindo mais um relatório, mas mantendo os números suficientemente próximos da realidade para que a resposta já lá esteja quando alguém pergunta.
O que significa controlo de custos na construção
O controlo de custos na construção é a prática de acompanhar para onde vai o dinheiro de um projeto enquanto a obra ainda decorre, para que a equipa possa agir sobre os problemas em vez de os documentar depois.
Assenta em três números: o orçamento que planeou, os custos que já assumiu através de encomendas e subempreitadas, e os custos que realmente chegaram como faturas aprovadas. Juntos dão uma posição de custo revista e uma margem esperada. São esses dois que interessam. Todo o resto é contabilidade ao serviço deles.
"In summary, the most important thing for the company was to have an overview and control over costs, and to be able to immediately see where a cost has been entered and verify if everything is correct."
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A maior parte do controlo de custos é na verdade reporte de custos
Aqui vem a parte desconfortável. Muito do que neste setor se chama controlo de custos é reporte de custos com um nome mais bonito.
O reporte diz-lhe o que uma obra custou. O controlo diz-lhe o que vai custar, com tempo suficiente para ainda poder mudar a resposta. Um relatório mensal de custos que chega três semanas depois do período que cobre é um excelente relatório e quase inútil como controlo.
A linha divisória é o custo comprometido. Uma equipa que só acompanha faturas está a reportar. Uma equipa que acompanha o que foi encomendado mas ainda não faturado está a controlar, porque essa é a única versão do número que existe enquanto ainda se pode fazer algo.
Orçamento, custo comprometido e custo real
Estes três usam-se de forma solta na conversa e com precisão no software, e é aí que começa a maior parte da confusão.
- Orçamento é o que o projeto estava previsto custar, desdobrado por códigos de custo.
- Custo comprometido é o que já assumiu gastar através de encomendas, subempreitadas e trabalhos a mais aprovados. Existe a partir do momento em que a encomenda é assinada.
- Custo real é o que foi faturado e aprovado. Chega sempre depois do compromisso que o originou.
O intervalo entre o segundo e o terceiro é onde os projetos se perdem. A maioria das equipas consegue dar-lhe o custo real ao cêntimo e não conseguiria dar-lhe o custo comprometido sem uma tarde de pesquisa.
Um exemplo prático: um código de custo
Pegue numa empreitada de movimentação de terras com um orçamento de £120,000. Quatro meses depois, o quadro é este.
| Linha | Valor | O que lhe diz |
|---|---|---|
| Orçamento | £120,000 | O que a empreitada estava prevista custar |
| Subempreitada adjudicada | £96,000 | Comprometido no dia da assinatura |
| Trabalhos a mais aprovados | £11,500 | Comprometidos à medida que foram acordados |
| Faturas aprovadas até agora | £64,000 | Custo real até à data |
O custo comprometido é £96,000 mais £11,500, ou seja £107,500 desse orçamento já estão cativos. O orçamento livre restante é de £12,500.
Leia agora a mesma empreitada apenas pelas faturas. Vê £64,000 gastos contra £120,000 e conclui que restam £56,000 para trabalhar. Não restam. A folga real é de £12,500, e mais um trabalho a mais de qualquer dimensão põe o código acima.
£56,000 de folga aparente contra £12,500 de folga real, num único código de custo. Multiplique isso por quarenta códigos e tem a razão pela qual os projetos correm mal em silêncio. Os números são ilustrativos, mas o padrão é reconhecido por qualquer equipa comercial.
Onde o ciclo de fecho do mês corre mesmo mal
A teoria diz que os custos são acompanhados continuamente. A prática é uma correria na última semana do mês.
Os autos dos subempreiteiros chegam por volta da data de medição. O medidor avalia-os, o diretor de obra confirma o que foi realmente executado, as finanças perseguem as faturas que não chegaram, e alguém reconstrói o relatório de custos a partir de quatro fontes. Quando o relatório é aprovado, a obra já avançou duas ou três semanas.
Três pessoas olham para esse relatório e fazem perguntas diferentes. O diretor de obra quer saber que empreitadas estão a derivar. O medidor quer saber se o auto e a posição de custo batem certo. O administrador quer um número: continuamos a fazer a margem que orçamentámos?
O contrato também molda isto. Trabalhos a mais e eventos compensáveis correm de forma diferente sob JCT e NEC, e com eles muda o momento em que um custo fica comprometido. Se é esse o seu mundo, escrevemos em separado sobre JCT versus NEC no controlo de custos e sobre o que as alterações JCT 2024 significam para o controlo de custos.
Como as empresas gerem hoje o controlo de custos
A maioria das empresas já faz controlo de custos. Apenas o faz espalhado por folhas de medição, folhas de orçamento, registos de encomendas, pastas de faturas e relatórios contabilísticos que nunca foram feitos para bater certo entre si.
A montagem varia de empresa para empresa. Pequenas empresas, subempreiteiros e promotores precisam cada um de algo ligeiramente diferente, e as equipas que fazem a contabilidade no Xero acrescentam muitas vezes uma camada de controlo de custos sobre o Xero.
O problema raramente é o esforço. É que o esforço vai para montar o quadro em vez de agir sobre ele. A Brown & Bancroft fazia reconciliações de custo e proveito em Excel e acompanhamento de custos por email antes de passar a uma vista em tempo real de cada projeto. A DPTQS bateu na mesma parede do lado da medição, imputando à mão cerca de 150 faturas por mês a códigos de custo.
Se quiser a versão prática disto, temos um guia passo a passo sobre como tornar simples o controlo de custos na construção.
Veja como é realmente o controlo de custos em tempo real
Percorra orçamentos, custos comprometidos e faturas num projeto real. Sem reconstruir nenhuma folha de cálculo.
Porque o controlo de custos em folhas de cálculo colapsa
As folhas de cálculo não falham por serem más ferramentas. Falham porque não podem saber nada que não lhes tenha sido dito.
É emitida uma encomenda na obra e a folha do orçamento não se mexe. Um trabalho a mais é acordado ao telefone e ninguém o regista até à revisão seguinte. Uma fórmula termina uma linha cedo demais e £20,000 saem do total sem um som. Cada um destes é pequeno. Juntos são a razão pela qual o número que está a ver no dia quinze não é o número que era verdade no dia um.
O ponto de rutura costuma ser o número de pessoas, não o número de projetos. Uma pessoa que tem todo o quadro na cabeça consegue manter uma folha de cálculo honesta. Quatro pessoas a mexer nela não conseguem, e a essa altura o ficheiro passou a ser aquilo com que todos têm cuidado em vez daquilo em que todos confiam. Se lhe soa familiar, veja a nossa alternativa às folhas de cálculo para controlo de custos.
"The contractor would typically send over an email containing a zip file with about 150 invoices every single month. Trying to manually allocate each of those to the correct invoice in Excel, and then further allocate them to specific cost codes within the building to get a reasonable assessment of our spending by category, was an incredibly time-consuming and frustrating process."
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Como é um bom controlo de custos na construção
Um bom controlo de custos é simples o suficiente para se confiar nele e detalhado o suficiente para se agir. O teste é se consegue responder à pergunta do administrador sem marcar um dia de preparação.
| Aspeto | Controlo de custos em folha de cálculo | Software de controlo de custos |
|---|---|---|
| Atualizar custos | ❌ Atualização manual após cada fatura, encomenda ou alteração | ✅ Os custos atualizam-se à medida que encomendas, faturas e alterações são tratadas |
| Custos comprometidos | ❌ Difíceis de ver com clareza antes de chegarem as faturas | ✅ Visíveis assim que encomendas e subempreitadas são emitidas |
| Controlo de versões | ❌ Vários ficheiros e versões, fácil perder o fio | ✅ Uma vista de projeto em tempo real partilhada pela equipa |
| Risco de erro | ❌ Fórmulas e ligações podem quebrar sem ninguém dar conta | ✅ Fluxos estruturados reduzem a introdução manual e os erros |
| Tempo gasto | ❌ Horas ou dias por mês a reconstruir o quadro | ✅ Revisões mais rápidas com painéis em tempo real e dados de custo ligados |
O processo de controlo de custos na construção, passo a passo
Sejam quais forem as ferramentas, um processo que funciona passa pelos mesmos seis passos.
- Construa o orçamento a partir do orçamento de proposta. Desdobre a proposta aceite por códigos de custo, para que cada encomenda e fatura futura tenha uma linha onde assentar.
- Emita encomendas contra linhas de orçamento. No momento em que uma encomenda ou subempreitada é emitida, passa a ser um custo comprometido nesse código. É o passo que a maioria dos processos em folha de cálculo salta.
- Registe os trabalhos a mais assim que forem acordados. Um trabalho a mais altera tanto o compromisso como o custo final esperado, pelo que tem de ser registado na aprovação, não no fecho do mês.
- Aprove faturas contra a encomenda. À medida que as faturas chegam e são aprovadas, o custo comprometido converte-se em custo real. Nada deve surgir que não estivesse já previsto.
- Reveja a posição revista. Para cada código, compare orçamento, comprometido e real, e leia o custo final esperado e a margem esperada que daí resultam.
- Atue sobre os códigos que estão a derivar. O controlo de custos só compensa neste passo. Os cinco primeiros existem para o tornar possível enquanto ainda há tempo.
Os passos um a quatro são recolha de dados. O cinco e o seis são o controlo. As equipas com dificuldades gastam normalmente tudo nos quatro primeiros e chegam aos dois últimos sem tempo e sem vontade.
Como o Planyard ajuda no controlo de custos na construção
O Planyard liga orçamentos, encomendas, trabalhos a mais e faturas num só fluxo, de modo que a posição de custo se atualiza à medida que a obra avança em vez de ser reconstruída no fecho de cada mês. O risco de custo aparece quando uma encomenda é emitida, não quando a fatura é liquidada, e diretores de obra, medidores e finanças leem os mesmos números em tempo real em vez de três versões conciliadas.
Todo o conjunto de funcionalidades está na nossa página de software de gestão de custos na construção. A Karringtons obteve esse nível de controlo quase de imediato após a mudança.
"It’s ultimately a full costing solution fór construction businesses. It’s not just a part of this. It gives them the ability to control the full cost."
Veja o controlo de custos em tempo real no Planyard
Orçamentos, custos comprometidos e faturas numa vista em tempo real que os seus diretores de obra, medidores e equipa financeira leem da mesma forma. Teste gratuito de 14 dias, sem cartão.
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