Kysy projektipäälliköltä, miten työ sujuu, ja saat yleensä itsevarman vastauksen.
Kysy, mitä se maksaa valmistuessaan, ja vastaus hidastuu.
Juuri tuon tauon rakennusalan kustannusohjauksen on tarkoitus poistaa. Ei tuottamalla vielä yhtä raporttia, vaan pitämällä luvut riittävän lähellä todellisuutta, jotta vastaus on jo valmiina kun joku kysyy.
Mitä rakennusalan kustannusohjaus tarkoittaa
Rakennusalan kustannusohjaus tarkoittaa sen seuraamista, minne hankkeen raha menee työn ollessa vielä käynnissä, jotta tiimi voi toimia ongelmien suhteen sen sijaan, että kirjaisi ne jälkikäteen.
Se rakentuu kolmen luvun varaan: budjetti, jonka suunnittelit, kustannukset, joihin olet jo sitoutunut tilausten ja aliurakoiden kautta, ja kustannukset, jotka ovat todella saapuneet hyväksyttyinä laskuina. Yhdessä ne antavat tarkistetun kustannusaseman ja odotetun katteen. Nämä kaksi ovat pointti. Kaikki muu on kirjanpitoa niiden palveluksessa.
"In summary, the most important thing for the company was to have an overview and control over costs, and to be able to immediately see where a cost has been entered and verify if everything is correct."
Lue lisää
Suurin osa kustannusohjauksesta on oikeasti kustannusraportointia
Tässä tulee epämiellyttävä osa. Suuri osa siitä, mitä tällä alalla kutsutaan kustannusohjaukseksi, on kustannusraportointia hienommalla nimikkeellä.
Raportointi kertoo, mitä työ on maksanut. Ohjaus kertoo, mitä se tulee maksamaan, riittävän ajoissa jotta voit vielä muuttaa vastausta. Kuukausittainen kustannusraportti, joka saapuu kolme viikkoa kattamansa jakson jälkeen, on erinomainen raportti ja lähes hyödytön ohjauksena.
Jakolinja on sidottu kustannus. Tiimi, joka seuraa vain laskuja, raportoi. Tiimi, joka seuraa mitä on tilattu mutta ei vielä laskutettu, ohjaa, koska se on ainoa versio luvusta, joka on olemassa silloin kun asialle voi vielä tehdä jotain.
Budjetti, sidottu kustannus ja toteutunut kustannus
Näitä kolmea käytetään puheessa väljästi ja ohjelmistossa täsmällisesti, ja juuri siitä suurin osa sekaannuksesta alkaa.
- Budjetti on se, mitä hankkeen oli suunniteltu maksavan, pilkottuna litteroille.
- Sidottu kustannus on se, minkä olet jo sitoutunut käyttämään ostotilausten, aliurakkasopimusten ja hyväksyttyjen lisätöiden kautta. Se on olemassa siitä hetkestä, kun tilaus allekirjoitetaan.
- Toteutunut kustannus on se, mikä on laskutettu ja hyväksytty. Se saapuu aina myöhemmin kuin sen synnyttänyt sitoumus.
Toisen ja kolmannen välinen kuilu on paikka, jossa hankkeet menetetään. Useimmat tiimit osaavat kertoa toteutuneen kustannuksensa pennilleen eivätkä osaisi kertoa sidottua kustannustaan ilman iltapäivän kaivelua.
Laskuesimerkki: yksi littera
Otetaan maanrakennusurakka, jonka budjetti on £120,000. Neljä kuukautta myöhemmin kuva näyttää tältä.
| Rivi | Summa | Mitä se kertoo |
|---|---|---|
| Budjetti | £120,000 | Mitä urakan oli suunniteltu maksavan |
| Aliurakkasopimus tehty | £96,000 | Sidottu sopimuksen allekirjoituspäivänä |
| Hyväksytyt lisätyöt | £11,500 | Sidottu sitä mukaa kuin ne sovittiin |
| Tähän mennessä hyväksytyt laskut | £64,000 | Toteutunut kustannus tähän asti |
Sidottu kustannus on £96,000 plus £11,500, joten £107,500 tuosta budjetista on jo varattu. Jäljellä oleva sitomaton budjetti on £12,500.
Lue nyt sama urakka pelkkien laskujen kautta. Näet £64,000 käytettynä £120,000:sta ja päättelet, että £56,000 on vielä pelivaraa. Ei ole. Todellinen liikkumavara on £12,500, ja yksi lisätyö minkä kokoinen tahansa vie litteran yli.
£56,000 näennäistä liikkumavaraa vastaan £12,500 todellista liikkumavaraa, yhdellä ainoalla litteralla. Kerro tuo neljälläkymmenellä litteralla, ja sinulla on syy siihen, miksi hankkeet menevät pieleen hiljaisesti. Luvut ovat havainnollistavia, mutta muodon tunnistaa jokainen laskentatiimi.
Missä kuukausisykli oikeasti menee pieleen
Teoria sanoo, että kustannuksia seurataan jatkuvasti. Käytäntö on kiire kuukauden viimeisellä viikolla.
Aliurakoitsijoiden maksuerähakemukset saapuvat maksuerän tarkistuspäivän tienoilla. Laskija arvioi ne, projektipäällikkö vahvistaa mitä työmaalla todella tehtiin, talous jahtaa saapumattomia laskuja, ja joku rakentaa kustannusraportin uudelleen neljästä lähteestä. Siihen mennessä kun raportti on hyväksytty, työmaa on edennyt kaksi tai kolme viikkoa.
Kolme ihmistä katsoo tuota raporttia ja kysyy eri kysymyksiä. Projektipäällikkö haluaa tietää, mitkä urakat ajautuvat. Laskija haluaa tietää, täsmäävätkö maksuerä ja kustannusasema. Johtaja haluaa yhden luvun: saammeko yhä sen katteen, jonka hinnoittelimme?
Myös sopimus muovaa tätä. Lisätyöt ja korvattavat tapahtumat kulkevat eri tavoin JCT- ja NEC-sopimuksissa, ja niiden mukana muuttuu hetki, jolloin kustannus sitoutuu. Jos tämä on maailmasi, olemme kirjoittaneet erikseen aiheista JCT vastaan NEC kustannusohjauksessa ja mitä JCT 2024 -muutokset tarkoittavat kustannusohjaukselle.
Miten urakoitsijat hoitavat kustannusohjauksen tänään
Useimmat urakoitsijat tekevät jo kustannusohjausta. He vain tekevät sitä hajallaan kustannusarviotaulukoissa, budjettitaulukoissa, tilauslokeissa, laskukansioissa ja kirjanpitoraporteissa, joita ei koskaan suunniteltu täsmäämään keskenään.
Kokoonpano vaihtelee yrityksittäin. Pienet urakoitsijat, aliurakoitsijat ja talonrakentajat tarvitsevat kukin hieman eri asioita, ja tiimit, jotka pitävät kirjanpitonsa Xerossa, lisäävät usein erillisen kustannusohjauksen kerroksen Xeron päälle.
Ongelma on harvoin vaivannäkö. Se on, että vaiva menee kuvan kokoamiseen sen sijaan, että sen perusteella toimittaisiin. Brown & Bancroft teki kustannus- ja tuottotäsmäytykset Excelissä ja seurasi kustannuksia sähköpostitse ennen siirtymistä reaaliaikaiseen näkymään jokaisesta hankkeesta. DPTQS törmäsi samaan seinään laskennan puolelta, kohdistaen noin 150 laskua kuukaudessa käsin litteroille.
Jos haluat tästä käytännönläheisen version, meillä on vaiheittainen opas siitä, miten rakennusalan kustannusohjauksesta tehdään helppoa.
Näe, miltä reaaliaikainen kustannusohjaus oikeasti näyttää
Käy läpi budjetit, sidotut kustannukset ja laskut oikealla hankkeella. Taulukoita ei tarvitse rakentaa uudelleen.
Miksi taulukkopohjainen kustannusohjaus hajoaa
Taulukot eivät epäonnistu siksi, että ne olisivat huonoja työkaluja. Ne epäonnistuvat, koska ne eivät voi tietää mitään, mitä et ole niille kertonut.
Työmaalla tehdään tilaus eikä budjettitaulukko liikahda. Lisätyö sovitaan puhelimessa eikä kukaan kirjaa sitä ennen seuraavaa katselmusta. Kaava loppuu rivin liian aikaisin ja £20,000 poistuu summasta äänettömästi. Jokainen näistä on pieni. Yhdessä ne ovat syy siihen, miksi luku, jota katsot viidentenätoista, ei ole se luku, joka piti paikkansa ensimmäisenä.
Murtumakohta on yleensä henkilömäärä, ei hankemäärä. Yksi ihminen, joka pitää koko kuvan päässään, voi pitää taulukon rehellisenä. Neljä ihmistä, jotka koskevat siihen, eivät voi, ja siihen mennessä tiedostosta on tullut se, jonka kanssa kaikki ovat varovaisia, eikä se, johon kaikki luottavat. Jos tämä tuntuu tutulta, katso vaihtoehtomme taulukoille kustannusohjauksessa.
"The contractor would typically send over an email containing a zip file with about 150 invoices every single month. Trying to manually allocate each of those to the correct invoice in Excel, and then further allocate them to specific cost codes within the building to get a reasonable assessment of our spending by category, was an incredibly time-consuming and frustrating process."
Lue lisää
Miltä hyvä rakennusalan kustannusohjaus näyttää
Hyvä kustannusohjaus on riittävän yksinkertaista luotettavaksi ja riittävän yksityiskohtaista toimittavaksi. Testi on se, pystytkö vastaamaan johtajan kysymykseen varaamatta päivää valmisteluun.
| Näkökulma | Taulukkopohjainen kustannusohjaus | Kustannusohjauksen ohjelmisto |
|---|---|---|
| Kustannusten päivitys | ❌ Käsin päivitys jokaisen laskun, tilauksen tai muutoksen jälkeen | ✅ Kustannukset päivittyvät, kun tilauksia, laskuja ja muutoksia käsitellään |
| Sidotut kustannukset | ❌ Vaikea nähdä selkeästi ennen laskujen saapumista | ✅ Näkyvissä heti, kun ostotilaukset ja aliurakat on tehty |
| Versionhallinta | ❌ Useita tiedostoja ja versioita, helppo hukata langanpää | ✅ Yksi reaaliaikainen hankenäkymä koko tiimille |
| Virheriski | ❌ Kaavat ja linkit voivat hajota kenenkään huomaamatta | ✅ Jäsennellyt työnkulut vähentävät käsin syöttöä ja virheitä |
| Ajankäyttö | ❌ Tunteja tai päiviä kuukaudessa kokonaiskuvan uudelleenrakentamiseen | ✅ Nopeammat katselmukset reaaliaikaisilla näkymillä ja yhdistetyllä kustannusdatalla |
Rakennusalan kustannusohjauksen prosessi vaihe vaiheelta
Käytti tiimi mitä työkaluja tahansa, toimiva prosessi kulkee samojen kuuden vaiheen läpi.
- Rakenna budjetti kustannusarviosta. Pilko hyväksytty kustannusarvio litteroille, jotta jokaisella tulevalla tilauksella ja laskulla on rivi, jolle kohdistua.
- Tee tilaukset budjettirivejä vasten. Sillä hetkellä kun ostotilaus tai aliurakkasopimus tehdään, siitä tulee sidottu kustannus kyseiselle litteralle. Tämän vaiheen useimmat taulukkoprosessit ohittavat.
- Kirjaa lisätyöt heti kun ne on sovittu. Lisätyö muuttaa sekä sitoumusta että odotettua loppukustannusta, joten se on kirjattava hyväksymishetkellä, ei kuukauden lopussa.
- Hyväksy laskut tilausta vasten. Kun laskuja saapuu ja ne hyväksytään, sidottu kustannus muuttuu toteutuneeksi. Mitään ei pitäisi ilmestyä, mitä ei olisi jo ennakoitu.
- Tarkastele tarkistettua asemaa. Vertaa litteroittain budjettia, sidottua ja toteutunutta, ja lue niistä johtuva odotettu loppukustannus ja odotettu kate.
- Toimi ajautuvien litteroiden osalta. Kustannusohjaus tuottaa hyötyä vasta tässä vaiheessa. Viisi ensimmäistä ovat olemassa tehdäkseen tämän mahdolliseksi, kun aikaa vielä on.
Vaiheet yhdestä neljään ovat tiedonkeruuta. Viisi ja kuusi ovat ohjausta. Vaikeuksissa olevat tiimit käyttävät yleensä kaiken neljään ensimmäiseen ja saapuvat kahteen viimeiseen ilman aikaa ja ilman intoa.
Miten Planyard auttaa rakennusalan kustannusohjauksessa
Planyard yhdistää budjetit, tilaukset, lisätyöt ja laskut yhteen työnkulkuun, joten kustannusasema päivittyy hankkeen edetessä sen sijaan, että se rakennettaisiin uudelleen joka kuukauden lopussa. Kustannusriski tulee näkyviin, kun tilaus tehdään, ei kun sen lasku selviää, ja projektipäälliköt, laskijat ja talous lukevat samoja reaaliaikaisia lukuja kolmen täsmäytetyn version sijaan.
Koko ominaisuusvalikoima löytyy rakennusalan kustannushallinnan ohjelmiston sivulta. Karringtons sai tämän tason hallinnan lähes välittömästi siirryttyään.
"It’s ultimately a full costing solution fór construction businesses. It’s not just a part of this. It gives them the ability to control the full cost."
Näe reaaliaikainen kustannusohjaus Planyardissa
Budjetit, sidotut kustannukset ja laskut yhdessä reaaliaikaisessa näkymässä, jota projektipäälliköt, laskijat ja talous lukevat samalla tavalla. 14 päivän ilmainen kokeilu, ei luottokorttia.
Go to site for