Automatisoi aliurakoitsijan maksuhakemusten keräys.

Aliurakoitsijan maksuhakemusmallin lähettäminen

Projektipäälliköt tai työmaainsinöörit voivat nopeasti pyytää maksuhakemusta kaikista avoimista aliurakkatilauksista Planyardissa. Valitse vastaavat aliurakkatilaukset ja napsauta “Lähetä maksuhakemusmalli.” Planyard lähettää automaattisesti maksuhakemusmallin aliurakoitsijalle sähköpostitse.

Lisäksi voit antaa aliurakoitsijoiden lähettää maksuhakemuksia milloin tahansa maksuhakemuksen lähetyslinkin kautta, jonka voit lisätä verkkosivustollesi tai aliurakoitsijan sopimukseen.

Helppo maksuhakemuksen lähetys aliurakoitsijoille

Aliurakoitsija saa yksinkertaisen henkilökohtaisen sähköpostin projektipäälliköltä maksuhakemuksen lähettämistä varten, jossa on suuri sininen painike, jossa lukee “Lähetä maksuhakemus.”

Maksuhakemusmalli avautuu automaattisesti selaimen näytölle painiketta napsautettaessa. Aliurakoitsijoiden ei tarvitse luoda tilejä tai kirjautua mihinkään; heidän ei tarvitse saada koulutusta maksuhakemuksen lähettämiseen.

Maksuhakemuksen verkkolomake tarjoaa reaaliaikaisen yleiskatsauksen aliurakkatilauksen arvojen erittelystä, mukaan lukien aiemmin sitoutunut summa ja sopimuksessa jäljellä oleva summa.

Aliurakoitsijat voivat helposti lähettää kuukauden edistymisen yhdessä uusien muutostöiden ja lisätöiden kanssa ja helposti vähentää ennakkomaksun.

Planyard ei salli aliurakoitsijoiden ylittää sopimuksen mukaisia kohteita, mikä estää ylilaskutuksen.

Taulukottoman maksuhakemuksen tarkistusprosessi projektitiimille

Planyard näyttää yksinkertaisen punaisen ilmoituksen projektivalikossa, joka osoittaa, että uusi aliurakoitsijan maksuhakemus on lähetetty tarkistettavaksi.

Projektipäällikkö voi heti nähdä aliurakoitsijan lähettämät muutostyöt ja lisätyöt yhdellä napsautuksella. Voit hylätä tai yhdistää ne budjettikohteeseen, jolloin vastaavan kohteen sitoutuneet kustannukset päivittyvät automaattisesti projektin budjettinäkymässä.

Avaa maksuhakemus, tarkista kuluvan kuukauden edistyminen ja “Hyväksy” tai “Hylkää ja muuta” aliurakoitsijan maksuhakemus.

Voit käyttää sisäistä hyväksyntätyönkulkua pyytääksesi työmaainsinööreiltä, taloustiimiltä tai asiakkaaltasi aliurakoitsijan maksuhakemuksen tarkistamista ja hyväksymistä.

Kun kaikki on oikein, napsautamme “Hyväksy” ja lähetämme automaattisen vahvistusviestin aliurakoitsijalle. Koko prosessi, mukaan lukien budjetin ja aliurakkatilauksen taloudellisen suorituskyvyn päivittäminen sekä lisätöiden ja muutostöiden hallinta, on taulukotonta ja kaksoistietojen syöttöä ei tarvita.

Automaattinen maksuhakemusraportti

Aliurakoitsija sai toisen yksinkertaisen sähköpostin, jossa vahvistettiin kuukauden edistyksen hyväksyminen. Planyard laski ja loi automaattisesti liitteenä olevan PDF-maksuhakemusraportin automaattisilla laskelmilla.

Maksuhakemuksen PDF-raportti ilmoittaa maksuhakemuksen nykyisen kokonaisarvon, varatun pidätyksen määrän, maksetun ennakkomaksun määrän ja laskutettavan määrän.

Sähköposteissa on toinen sininen painike, josta aliurakoitsija voi ladata ostolaskun, jotta se linkittyy automaattisesti oikeaan maksuhakemukseen ja aliurakkatilaukseen, ja manuaalista laskujen lajittelua on vähemmän. Voit myös manuaalisesti linkittää maksuhakemuksen oikean aliurakoitsijan tilaukseen.

Ostolaskun käsittely maksuhakemusta varten

Kun projektitiimi kirjautuu Planyardiin, he näkevät yksinkertaisen punaisen ilmoituksen Kustannukset-välilehden yläosassa, joka osoittaa uuden ostolaskun odottavan tarkistusta.

Yhdellä napsautuksella avaat laskun, ja näet heti laskun selaimen oikealla puolella ja lähetetyn maksuhakemuksen arvojen erittelyn ja kokonaismäärät vasemmalla puolella.

On helppoa tarkistaa, että laskun kokonaismäärä vastaa maksuhakemuksen kokonaismääriä. Kun kaikki on oikein, napsauta vain hyväksy.

Tietojen syöttövapaa aliurakoitsijan laskutus- ja budjetin päivitysprosessi

Kun projektipäällikkö hyväksyy laskun, Planyard käsittelee sen integroinnin kautta kirjanpitojärjestelmiin, kuten QuickBooks, Xero, Sage, MYOB tai sähköpostitse, mikä tarkoittaa, että kirjanpitotiimille ei ole toistuvaa tietojen syöttötyötä.

Lisäksi Planyard päivittää automaattisesti projektin budjetin ja aliurakkatilauksen ja mahdollistaa niiden taloudellisen suorituskyvyn, maksuyhteenvedon, kaikki lisätyöt ja muutostyöt, kuinka paljon pidätyksiä on varattu ja vapautettu sekä onko ennakkomaksu maksettu reaaliajassa. Aliurakkatilaukset ovat linkitettyjä tarjouspyyntöön ja kaikkiin hyväksymiimme laskuihin aliurakkatilauksesta. Joten useita tapahtumia tapahtuu automaattisesti, säästäen projektitiimin aikaa manuaaliselta toistuvalta raportoinnilta.

Voimme olla varmoja, että pysymme budjetissa, aliurakoitsijat eivät voi ylilaskuttaa meitä, se on täysin digitaalinen prosessi, ja säästimme melkoisesti aikaa.