Automatisieren Sie die Erfassung von Nachunternehmer-Zahlungsanträgen.

Versenden der Nachunternehmer-Zahlungsantragsvorlage

Projektleiter oder Bauleiter können schnell den Zahlungsantrag für jeden offenen Nachunternehmerauftrag auf Planyard anfordern. Wählen Sie die entsprechenden Nachunternehmeraufträge aus und klicken Sie auf „Zahlungsantragsvorlage senden“. Planyard sendet die Zahlungsantragsvorlage automatisch per E-Mail an den Nachunternehmer.

Darüber hinaus können Sie den Nachunternehmern erlauben, die Zahlungsanträge jederzeit über den Zahlungsantrags-Übermittlungslink einzureichen, den Sie auf Ihrer Website oder im rechtlichen Vertrag des Nachunternehmers einfügen können.

Einfache Einreichung von Zahlungsanträgen für Nachunternehmer

Der Nachunternehmer erhält eine einfache persönliche E-Mail vom Projektleiter, um den Zahlungsantrag mit einem großen blauen Button mit der Aufschrift „Zahlungsantrag einreichen“ zu übermitteln.

Die Zahlungsantragsvorlage öffnet sich automatisch im Browserfenster, wenn auf den Button geklickt wird. Die Nachunternehmer müssen keine Konten erstellen oder sich irgendwo einloggen; sie müssen nicht geschult werden, um den Zahlungsantrag einzureichen.

Das Zahlungsantrags-Webformular bietet einen Echtzeitüberblick über den Nachunternehmer-Auftrag mit der Aufschlüsselung der Werte, einschließlich des bereits zugesagten Betrags und des verbleibenden Vertragsbetrags.

Die Nachunternehmer können den Fortschritt des Monats zusammen mit den neuen Änderungsaufträgen und Variationen leicht einreichen und die Vorauszahlung einfach abziehen.

Planyard erlaubt es den Nachunternehmern nicht, die vertraglich vereinbarten Posten zu überbuchen, wodurch Überabrechnungen verhindert werden.

Tabellenkalkulationsfreier Überprüfungsprozess für Zahlungsanträge für das Projektteam

Planyard zeigt eine einfache rote Benachrichtigung im Projektmenü an, die darauf hinweist, dass ein neuer Nachunternehmer-Zahlungsantrag zur Überprüfung eingereicht wurde.

Der Projektleiter kann die vom Nachunternehmer eingereichten Änderungsaufträge und Variationen sofort mit einem Klick sehen. Sie können diese ablehnen oder mit dem Budgetposten verknüpfen, wodurch die zugesagten Kosten des entsprechenden Postens im Projektbudget automatisch aktualisiert werden.

Öffnen Sie den Zahlungsantrag, überprüfen Sie den Fortschritt des aktuellen Monats und „Genehmigen“ oder „Ablehnen und ändern“ Sie den Nachunternehmer-Zahlungsantrag.

Sie können den internen Genehmigungsworkflow verwenden, um die Bauleiter, das Finanzteam oder Ihren Kunden zu bitten, den Nachunternehmer-Zahlungsantrag zu überprüfen und zu genehmigen.

Sobald alles korrekt ist, klicken wir auf „Genehmigen“ und senden eine automatische Bestätigungsnachricht an den Nachunternehmer. Der gesamte Prozess, einschließlich der Aktualisierung des Budgets und der finanziellen Leistung des Nachunternehmerauftrags sowie der Verwaltung der Variationen und Änderungsaufträge, erfolgt ohne Tabellenkalkulationen und doppelte Dateneingaben.

Automatischer Zahlungsantragsbericht

Der Nachunternehmer erhielt eine weitere einfache E-Mail, die bestätigt, dass der Fortschritt des Monats genehmigt wurde. Planyard berechnete und erstellte automatisch den angehängten PDF-Zahlungsantragsbericht mit automatischen Berechnungen.

Der PDF-Bericht des Zahlungsantrags gibt den aktuellen Gesamtwert des Zahlungsantrags, den gebuchten Einbehaltungsbetrag, den abgerechneten Vorauszahlungsbetrag und den Betrag an, der in Rechnung gestellt werden muss.

In den E-Mails gibt es einen weiteren blauen Button, über den der Nachunternehmer die Eingangsrechnung hochladen kann, sodass sie automatisch mit dem richtigen Zahlungsantrag und dem Nachunternehmerauftrag verknüpft wird, und wir haben weniger manuelle Rechnungssortierung. Sie können den Zahlungsantrag auch manuell mit dem Auftrag für den richtigen Nachunternehmer verknüpfen.

Verarbeitung der Eingangsrechnung für den Zahlungsantrag

Sobald sich das Projektteam bei Planyard anmeldet, sehen sie eine einfache rote Benachrichtigung oben auf der Registerkarte Kosten, die darauf hinweist, dass eine neue Eingangsrechnung zur Überprüfung bereitsteht.

Ein Klick, um die Rechnung zu öffnen, und Sie sehen sofort die Rechnung auf der rechten Seite des Browserfensters und den eingereichten Zahlungsantrag mit der Aufschlüsselung der Werte und Gesamtsummen auf der linken Seite.

Es ist einfach zu überprüfen, ob der Rechnungsbetrag mit den Zahlungsantragsbeträgen übereinstimmt. Sobald alles korrekt ist, einfach auf Genehmigen klicken.

Datenfreie Nachunternehmerabrechnung und Budgetaktualisierungsprozess

Sobald der Projektleiter die Rechnung genehmigt, verarbeitet Planyard sie über die Integration in Buchhaltungssysteme wie QuickBooks, Xero, Sage, MYOB oder E-Mail, was bedeutet, dass es keine wiederholte Dateneingabe für das Buchhaltungsteam gibt.

Darüber hinaus aktualisiert Planyard automatisch das Projektbudget und den Nachunternehmerauftrag und ermöglicht die Verfolgung ihrer finanziellen Leistung, Zahlungssummen, aller Variationen und Änderungsaufträge, wie viel Einbehalt gebucht und freigegeben wurde und ob die Vorauszahlung in Echtzeit abgerechnet ist. Der Nachunternehmerauftrag ist mit der Angebotsanfrage und allen Rechnungen, die wir für den Nachunternehmerauftrag genehmigt haben, verknüpft. So finden mehrere Transaktionen automatisch statt, wodurch das Projektteam Zeit bei der manuellen, sich wiederholenden Berichterstattung spart.

Wir können sicher sein, dass wir im Budget bleiben, die Nachunternehmer uns nicht überbuchen können, es ist ein vollständig digitaler Prozess, und wir haben einiges an Zeit gespart.