Automatize a coleta dos pedidos de pagamento dos subempreiteiros.

Envio do modelo de pedido de pagamento de subempreiteiros

Os gestores de projeto ou engenheiros de obra podem rapidamente solicitar o pedido de pagamento para qualquer ordem de subempreitada aberta no Planyard. Selecione as ordens de subempreitada correspondentes e clique em “Enviar modelo de pedido de pagamento.” O Planyard envia automaticamente o modelo de pedido de pagamento para o subempreiteiro por e-mail.

Além disso, pode permitir que os subempreiteiros emitam os pedidos de pagamento a qualquer momento através do link de submissão de pedido de pagamento, que pode ser inserido no seu site ou no contrato legal do subempreiteiro.

Submissão fácil de pedidos de pagamento para os subempreiteiros

O subempreiteiro recebe um e-mail pessoal simples do gestor de projeto para submeter o pedido de pagamento com um grande botão azul dizendo, “Submeter o pedido de pagamento.”

O modelo de pedido de pagamento abre automaticamente na tela do navegador com um clique no botão. Os subempreiteiros não precisam criar contas ou fazer login em qualquer lugar; não precisam ser treinados para submeter o pedido de pagamento.

O formulário web do pedido de pagamento fornece uma visão geral em tempo real do cronograma de valores da ordem de subempreitada, incluindo o montante previamente comprometido e o montante restante no contrato.

Os subempreiteiros podem facilmente submeter o progresso do mês juntamente com as novas ordens de alteração e variações e facilmente deduzir o pré-pagamento.

O Planyard não permite que os subempreiteiros se comprometam além dos itens contratados, evitando assim cobranças excessivas.

Processo de revisão de pedidos de pagamento sem planilhas para a equipe do projeto

O Planyard exibe uma simples notificação vermelha no menu do projeto indicando que um novo pedido de pagamento de subempreiteiro foi submetido para revisão.

O gestor de projeto pode imediatamente ver as ordens de alteração e variações submetidas pelo subempreiteiro com um clique. Pode recusá-las ou vinculá-las ao item do orçamento, atualizando automaticamente os custos comprometidos do item correspondente na visualização do orçamento do projeto.

Abrir o pedido de pagamento, revisar o progresso do mês atual e “Aprovar” ou “Rejeitar e alterar” o pedido de pagamento do subempreiteiro.

Pode usar o fluxo de aprovação interno para solicitar que os engenheiros de obra, a equipe financeira ou o seu cliente revisem e aprovem o pedido de pagamento do subempreiteiro.

Quando tudo estiver correto, clicamos em “Aprovar” e enviamos uma mensagem de confirmação automática para o subempreiteiro. Todo o processo, incluindo a atualização do orçamento e do desempenho financeiro da ordem de subempreitada e a gestão das variações e ordens de alteração, é sem planilhas e entrada de dados duplicada.

Relatório automático de pedidos de pagamento

O subempreiteiro recebeu outro e-mail simples confirmando que o progresso do mês foi aprovado. O Planyard calculou automaticamente e criou o relatório PDF de pedido de pagamento anexado com cálculos automáticos.

O relatório PDF do pedido de pagamento indica o valor total atual do pedido de pagamento, o montante de retenção reservado, o montante de pré-pagamento liquidado e o montante que precisa ser faturado.

Há outro botão azul nos e-mails onde o subempreiteiro pode carregar a fatura de compra para que seja automaticamente vinculada ao pedido de pagamento correto e à ordem de subempreitada, e temos menos classificação manual de faturas. Também pode vincular manualmente o pedido de pagamento à ordem para o subempreiteiro certo.

Processamento da fatura de compra para o pedido de pagamento

Quando a equipe do projeto faz login no Planyard, vê uma simples notificação vermelha no topo da aba Custos indicando uma nova fatura de compra aguardando revisão.

Um clique para abrir a fatura, e verá imediatamente a fatura no lado direito da tela do navegador e o cronograma de valores e totais do pedido de pagamento submetido no lado esquerdo.

É fácil verificar se o total da fatura corresponde aos totais do pedido de pagamento. Quando tudo estiver correto, basta clicar em aprovar.

Processo de faturamento e atualização de orçamento de subempreiteiros sem entrada de dados

Uma vez que o gestor de projeto aprova a fatura, o Planyard processa-a através da integração em sistemas de contabilidade como QuickBooks, Xero, Sage, MYOB ou e-mail, o que significa que não há trabalho repetitivo de entrada de dados para a equipe de contabilidade.

Além disso, o Planyard atualiza automaticamente o orçamento do projeto e a ordem de subempreitada e permite o acompanhamento do desempenho financeiro, resumo de pagamentos, todas as variações e ordens de alteração, quanto de retenção está reservado e liberado, e se o pré-pagamento está liquidado em tempo real. A ordem de subempreitada está interligada com o pedido de proposta e todas as faturas que aprovamos para a ordem de subempreitada. Assim, várias transações acontecem automaticamente, economizando o tempo da equipe do projeto de relatórios manuais repetitivos.

Podemos ter certeza de que permanecemos dentro do orçamento, os subempreiteiros não podem nos cobrar em excesso, é um processo totalmente digital, e economizamos bastante tempo.