Automatisez la collecte des demandes de paiement des sous-traitants.

Envoi du modèle de demande de paiement des sous-traitants

Les chefs de projet ou les ingénieurs de chantier peuvent rapidement demander la demande de paiement pour toute commande de sous-traitance ouverte sur Planyard. Sélectionnez les commandes de sous-traitants correspondantes et cliquez sur « Envoyer le modèle de demande de paiement ». Planyard envoie automatiquement par e-mail le modèle de demande de paiement au sous-traitant.

De plus, vous pouvez permettre aux sous-traitants d’émettre les demandes de paiement à tout moment via le lien de soumission de la demande de paiement, que vous pouvez entrer sur votre site Web ou dans l’accord légal du sous-traitant.

Soumission facile des demandes de paiement pour les sous-traitants

Le sous-traitant reçoit un e-mail personnel simple de la part du chef de projet pour soumettre la demande de paiement avec un grand bouton bleu indiquant « Soumettre la demande de paiement ».

Le modèle de demande de paiement s’ouvre automatiquement sur l’écran du navigateur en cliquant sur le bouton. Les sous-traitants n’ont pas besoin de créer de comptes ou de se connecter nulle part ; ils n’ont pas besoin d’être formés pour soumettre la demande de paiement.

Le formulaire web de demande de paiement fournit une vue d’ensemble en temps réel du calendrier des valeurs de la commande de sous-traitance, y compris le montant précédemment engagé et le montant restant dans le contrat.

Les sous-traitants peuvent facilement soumettre les progrès du mois avec les nouveaux ordres de changement et variations et déduire facilement l’avance.

Planyard ne permet pas aux sous-traitants de surengager les articles contractés, prévenant ainsi la surfacturation.

Processus de révision des demandes de paiement sans tableurs pour l’équipe de projet

Planyard affiche une simple notification rouge dans le menu du projet indiquant qu’une nouvelle demande de paiement de sous-traitant a été soumise pour révision.

Le chef de projet peut immédiatement voir les ordres de changement et variations soumis par le sous-traitant d’un simple clic. Vous pouvez les refuser ou les lier à l’élément budgétaire, mettant à jour automatiquement les coûts engagés de l’élément correspondant dans la vue du budget du projet.

Ouvrez la demande de paiement, examinez les progrès du mois en cours, et « Approuvez » ou « Rejetez et modifiez » la demande de paiement du sous-traitant.

Vous pouvez utiliser le flux de travail d’approbation interne pour demander aux ingénieurs de chantier, à l’équipe financière ou à votre client de réviser et d’approuver la demande de paiement du sous-traitant.

Une fois que tout est correct, nous cliquons sur « Approuver » et envoyons un message de confirmation automatique au sous-traitant. Tout le processus, y compris la mise à jour du budget et de la performance financière de la commande de sous-traitance et la gestion des variations et ordres de changement, est sans tableurs ni saisie de données en double.

Rapport automatique de demande de paiement

Le sous-traitant a reçu un autre e-mail simple confirmant que les progrès du mois ont été approuvés. Planyard a automatiquement calculé et créé le rapport PDF de demande de paiement joint avec des calculs automatiques.

Le rapport PDF de demande de paiement indique la valeur totale actuelle de la demande de paiement, le montant de la retenue réservée, le montant de l’avance réglée et le montant à facturer.

Il y a un autre bouton bleu dans les e-mails où le sous-traitant peut charger la facture d’achat pour qu’elle soit automatiquement liée à la bonne demande de paiement et à la commande de sous-traitance, et nous avons moins de tri manuel des factures. Vous pouvez également lier manuellement la demande de paiement à la commande pour le bon sous-traitant.

Traitement de la facture d’achat pour la demande de paiement

Une fois que l’équipe de projet se connecte à Planyard, elle voit une simple notification rouge en haut de l’onglet Coûts indiquant qu’une nouvelle facture d’achat attend d’être révisée.

Un clic pour ouvrir la facture, et vous verrez immédiatement la facture sur le côté droit de l’écran du navigateur et le calendrier des valeurs et les totaux de la demande de paiement soumise sur le côté gauche.

Il est facile de vérifier que le total de la facture correspond aux totaux de la demande de paiement. Une fois que tout est correct, il suffit d’appuyer sur approuver.

Processus de facturation des sous-traitants et de mise à jour du budget sans saisie de données

Une fois que le chef de projet approuve la facture, Planyard la traite via l’intégration dans des systèmes comptables tels que QuickBooks, Xero, Sage, MYOB ou par e-mail, ce qui signifie qu’il n’y a pas de travail de saisie de données répétitif pour l’équipe comptable.

De plus, Planyard met automatiquement à jour le budget du projet et la commande de sous-traitance et permet de suivre leur performance financière, le résumé des paiements, toutes les variations et ordres de changement, combien de retenue est réservée et libérée, et si l’avance est réglée en temps réel. La commande de sous-traitance est interconnectée avec la demande d’offre et toutes les factures que nous avons approuvées pour la commande de sous-traitance. Ainsi, plusieurs transactions se produisent automatiquement, économisant le temps de l’équipe de projet sur les rapports manuels répétitifs.

Nous pouvons être sûrs de rester dans le budget, les sous-traitants ne peuvent pas nous surfacturer, c’est un processus entièrement numérique, et nous avons économisé pas mal de temps.