उपठेकेदार भुगतान आवेदनों का संग्रहण स्वचालित करें।

उपठेकेदार भुगतान आवेदन टेम्पलेट भेजना

परियोजना प्रबंधक या साइट इंजीनियर प्लानयार्ड पर किसी भी खुले उपठेके आदेश के लिए जल्दी से भुगतान आवेदन का अनुरोध कर सकते हैं। संबंधित उपठेकेदार आदेशों का चयन करें और “भुगतान आवेदन टेम्पलेट भेजें” पर क्लिक करें। प्लानयार्ड स्वचालित रूप से उपठेकेदार को भुगतान आवेदन टेम्पलेट ईमेल करता है।

इसके अलावा, आप उपठेकेदारों को भुगतान आवेदन किसी भी समय भुगतान आवेदन सबमिशन लिंक के माध्यम से जारी करने की अनुमति दे सकते हैं, जिसे आप अपनी वेबसाइट या उपठेकेदार के कानूनी समझौते पर दर्ज कर सकते हैं।

उपठेकेदारों के लिए आसान भुगतान आवेदन सबमिशन

उपठेकेदार को परियोजना प्रबंधक से एक सरल व्यक्तिगत ईमेल प्राप्त होता है जिसमें भुगतान आवेदन सबमिट करने के लिए एक बड़ा नीला बटन होता है, जिसमें लिखा होता है, « भुगतान आवेदन सबमिट करें। »

बटन पर क्लिक करने से भुगतान आवेदन टेम्पलेट ब्राउज़र स्क्रीन पर स्वचालित रूप से खुल जाता है। उपठेकेदारों को खाते बनाने या कहीं लॉग इन करने की आवश्यकता नहीं होती है; उन्हें भुगतान आवेदन सबमिट करने के लिए प्रशिक्षित होने की आवश्यकता नहीं होती है।

भुगतान आवेदन वेब फॉर्म उपठेके आदेश के अनुबंध मूल्य का वास्तविक समय अवलोकन प्रदान करता है, जिसमें पहले से प्रतिबद्ध राशि और अनुबंध में शेष राशि शामिल होती है।

उपठेकेदार आसानी से महीने की प्रगति के साथ नए परिवर्तन आदेश और विविधताएं सबमिट कर सकते हैं और अग्रिम भुगतान को आसानी से घटा सकते हैं।

प्लानयार्ड उपठेकेदारों को अनुबंधित वस्तुओं को अधिक प्रतिबद्ध करने की अनुमति नहीं देता है, इस प्रकार अधिक बिलिंग से बचाता है।

परियोजना टीम के लिए स्प्रेडशीट मुक्त भुगतान आवेदन समीक्षा प्रक्रिया

प्लानयार्ड परियोजना मेनू पर एक सरल लाल अधिसूचना प्रदर्शित करता है जो इंगित करता है कि समीक्षा के लिए एक नया उपठेकेदार भुगतान आवेदन सबमिट किया गया है।

परियोजना प्रबंधक एक क्लिक में उपठेकेदार द्वारा सबमिट किए गए परिवर्तन आदेश और विविधताएं देख सकते हैं। आप उन्हें अस्वीकार कर सकते हैं या बजट आइटम के साथ लिंक कर सकते हैं, जो स्वचालित रूप से परियोजना बजट दृश्य में संबंधित आइटम की प्रतिबद्ध लागतों को अपडेट करता है।

भुगतान आवेदन खोलें, वर्तमान महीने की प्रगति की समीक्षा करें, और उपठेकेदार भुगतान आवेदन को « स्वीकृत » या « अस्वीकृत और बदलें » करें।

आप आंतरिक अनुमोदन वर्कफ़्लो का उपयोग करके साइट इंजीनियरों, वित्त टीम, या अपने ग्राहक से उपठेकेदार भुगतान आवेदन की समीक्षा और अनुमोदन का अनुरोध कर सकते हैं।

एक बार सब कुछ सही हो जाने पर, हम « स्वीकृत » पर क्लिक करते हैं और उपठेकेदार को एक स्वचालित पुष्टि संदेश भेजते हैं। पूरी प्रक्रिया, जिसमें बजट और उपठेकेदार आदेश की वित्तीय प्रदर्शन को अपडेट करना और विविधताओं और परिवर्तन आदेशों का प्रबंधन करना शामिल है, स्प्रेडशीट और डुप्लिकेट डेटा एंट्री मुक्त है।

स्वचालित भुगतान आवेदन रिपोर्ट

उपठेकेदार को एक और सरल ईमेल प्राप्त होता है जो पुष्टि करता है कि महीने की प्रगति स्वीकृत हो गई है। प्लानयार्ड ने स्वचालित गणनाओं के साथ संलग्न पीडीएफ भुगतान आवेदन रिपोर्ट को स्वचालित रूप से गणना और बनाया।

भुगतान आवेदन पीडीएफ रिपोर्ट में भुगतान आवेदन का वर्तमान कुल मूल्य, बुक की गई रोक राशि, निपटाए गए अग्रिम भुगतान की राशि, और जो राशि चालान की जानी है, वह बताई जाती है।

ईमेल में एक और नीला बटन होता है जहां उपठेकेदार खरीद चालान लोड कर सकते हैं ताकि यह स्वचालित रूप से सही भुगतान आवेदन और उपठेकेदार आदेश से जुड़ जाए, और हमारे पास कम मैनुअल चालान छंटाई हो। आप सही उपठेकेदार के लिए आदेश से भुगतान आवेदन को मैन्युअल रूप से भी लिंक कर सकते हैं।

भुगतान आवेदन के लिए खरीद चालान की प्रक्रिया

एक बार जब परियोजना टीम प्लानयार्ड पर लॉग इन करती है, तो उन्हें लागत टैब के शीर्ष पर एक सरल लाल अधिसूचना दिखाई देती है जो इंगित करती है कि समीक्षा के लिए एक नया खरीद चालान प्रतीक्षारत है।

एक क्लिक में चालान खोलें, और आप तुरंत ब्राउज़र स्क्रीन के दाईं ओर चालान देखेंगे और बाईं ओर सबमिट किए गए भुगतान आवेदन का अनुबंध मूल्य और कुल देखेंगे।

यह सुनिश्चित करना आसान है कि चालान कुल भुगतान आवेदन के कुल से मेल खाता है। एक बार सब कुछ सही हो जाने पर, बस स्वीकृत पर क्लिक करें।

डेटा एंट्री मुक्त उपठेकेदार बिलिंग और बजट अपडेटिंग प्रक्रिया

एक बार जब परियोजना प्रबंधक चालान को स्वीकृत कर देते हैं, तो प्लानयार्ड इसे क्विकबुक्स, ज़ीरो, सेज, MYOB, या ईमेल जैसे लेखांकन प्रणालियों में एकीकरण के माध्यम से प्रक्रिया करता है, जिसका अर्थ है कि लेखांकन टीम के लिए कोई दोहराव डेटा एंट्री कार्य नहीं है।

इसके अलावा, प्लानयार्ड स्वचालित रूप से परियोजना बजट और उपठेकेदार आदेश को अपडेट करता है और उनके वित्तीय प्रदर्शन, भुगतान सारांश, सभी विविधताओं और परिवर्तन आदेशों, कितनी रोक राशि बुक की गई और जारी की गई है, और क्या अग्रिम भुगतान निपटाया गया है, को वास्तविक समय में ट्रैक करने की अनुमति देता है। उपठेकेदार आदेश बोली अनुरोध और सभी चालानों के साथ इंटरलिंक किया गया है जिन्हें हमने उपठेके आदेश के लिए स्वीकृत किया है। इसलिए, कई लेनदेन स्वचालित रूप से होते हैं, जिससे परियोजना टीम का समय मैनुअल दोहराव रिपोर्टिंग से बचता है।

हम यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि हम बजट के भीतर रहें, उपठेकेदार हमें अधिक बिल नहीं कर सकते, यह एक पूरी डिजिटल प्रक्रिया है, और हमने काफी समय बचाया।