Taşeron hakedişlerini toplamayı otomatikleştirin.

Taşeron hakediş şablonunu gönderme

Proje yöneticileri veya saha mühendisleri, Planyard üzerinden açık taşeron siparişleri için hızlıca hakediş talep edebilir. İlgili taşeron siparişlerini seçin ve “Hakediş şablonunu gönder”e tıklayın. Planyard, hakediş şablonunu otomatik olarak taşerona e-posta ile gönderir.

Ayrıca, taşeronların hakedişleri herhangi bir zamanda göndermelerine olanak tanıyan bir hakediş gönderim bağlantısı sağlayabilirsiniz. Bu bağlantıyı web sitenize veya taşeronun yasal sözleşmesine ekleyebilirsiniz.

Taşeronlar için kolay hakediş gönderimi

Taşeron, proje yöneticisinden hakediş göndermesi için büyük mavi bir düğme içeren basit bir kişisel e-posta alır.

Düğmeye tıklanmasıyla hakediş şablonu tarayıcı ekranında otomatik olarak açılır. Taşeronların hesap oluşturmalarına veya herhangi bir yere giriş yapmalarına gerek yoktur; hakediş göndermek için eğitime ihtiyaçları yoktur.

Hakediş web formu, taşeron siparişinin değerler tablosunun gerçek zamanlı bir görünümünü sağlar; daha önce taahhüt edilen miktar ve sözleşmede kalan miktar dahil.

Taşeronlar, ayın ilerlemesini yeni değişiklik emirleri ve varyasyonlarla kolayca gönderebilir ve ön ödemeyi kolayca düşebilir.

Planyard, taşeronların sözleşmeli kalemleri aşırı taahhüt etmelerine izin vermez, böylece fazla faturalandırmayı önler.

Proje ekibi için elektronik tablo gerektirmeyen hakediş inceleme süreci

Planyard, proje menüsünde yeni bir taşeron hakedişinin inceleme için gönderildiğini belirten basit bir kırmızı bildirim gösterir.

Proje yöneticisi, taşeron tarafından gönderilen değişiklik emirlerini ve varyasyonları bir tıklamayla hemen görebilir. Bunları reddedebilir veya bütçe kalemiyle ilişkilendirebilir, böylece ilgili kalemin taahhüt edilen maliyetlerini proje bütçe görünümünde otomatik olarak güncelleyebilir.

Hakedişi açın, mevcut ayın ilerlemesini inceleyin ve taşeron hakedişini “Onayla” veya “Reddet ve değiştir” seçeneğiyle değerlendirin.

İç onay iş akışını kullanarak saha mühendislerinden, finans ekibinden veya müşterinizden taşeron hakedişini incelemelerini ve onaylamalarını isteyebilirsiniz.

Her şey doğru olduğunda, “Onayla”ya tıklayın ve taşerona otomatik bir onay mesajı gönderin. Bütçeyi güncelleme, taşeron siparişi finansal performansını yönetme ve varyasyonlar ile değişiklik emirlerini yönetme dahil tüm süreç elektronik tablo ve yinelenen veri girişi olmadan gerçekleşir.

Otomatik hakediş raporu

Taşeron, ayın ilerlemesinin onaylandığını belirten başka bir basit e-posta alır. Planyard, otomatik hesaplamalarla ekli PDF hakediş raporunu otomatik olarak hesaplar ve oluşturur.

Hakediş PDF raporu, hakedişin mevcut toplam değerini, ayrılan teminat miktarını, ödenen ön ödeme miktarını ve faturalandırılması gereken miktarı belirtir.

E-postalarda taşeronun satın alma faturasını yükleyebileceği başka bir mavi düğme bulunur, böylece doğru hakediş ve taşeron siparişi ile otomatik olarak ilişkilendirilir ve daha az manuel fatura sıralaması yapılır. Ayrıca, hakedişi doğru taşeron için siparişle manuel olarak ilişkilendirebilirsiniz.

Hakediş için satın alma faturasının işlenmesi

Proje ekibi Planyard’a giriş yaptığında, Maliyetler sekmesinin üstünde inceleme bekleyen yeni bir satın alma faturası olduğunu belirten basit bir kırmızı bildirim görür.

Faturayı açmak için tek tıklama yeterlidir ve faturayı tarayıcı ekranının sağ tarafında, gönderilen hakediş değerler tablosu ve toplamlarını ise sol tarafta hemen görebilirsiniz.

Fatura toplamının hakediş toplamlarıyla eşleştiğini iki kez kontrol etmek kolaydır. Her şey doğru olduğunda, sadece onaylayın.

Veri girişi gerektirmeyen taşeron faturalandırma ve bütçe güncelleme süreci

Proje yöneticisi faturayı onayladıktan sonra, Planyard, QuickBooks, Xero, Sage, MYOB veya e-posta gibi muhasebe sistemlerine entegrasyon yoluyla işler, bu da muhasebe ekibi için tekrarlayan veri girişi çalışması olmadığı anlamına gelir.

Ayrıca, Planyard proje bütçesini ve taşeron siparişini otomatik olarak günceller ve finansal performanslarını, ödeme özetini, tüm varyasyonları ve değişiklik emirlerini, ne kadar teminatın ayrıldığını ve serbest bırakıldığını ve ön ödemenin gerçek zamanlı olarak ödenip ödenmediğini izlemeye olanak tanır. Taşeron siparişi, teklif talebi ve onayladığımız tüm taşeron sipariş faturaları ile bağlantılıdır. Böylece, birkaç işlem otomatik olarak gerçekleşir ve proje ekibinin manuel tekrarlayan raporlama işinden zaman tasarrufu sağlanır.

Bütçe dahilinde kaldığımızdan emin olabiliriz, taşeronlar bizi fazla faturalandıramaz, bu tamamen dijital bir süreçtir ve oldukça fazla zaman tasarrufu sağladık.