Automatiseer het innen van betalingsaanvragen van onderaannemers.

Het verzenden van de sjabloon voor betalingsaanvragen van onderaannemers

Projectmanagers of site-ingenieurs kunnen snel de betalingsaanvraag voor elke openstaande onderaannemingsopdracht op Planyard aanvragen. Selecteer de bijbehorende onderaannemingsopdrachten en klik op “Verzend sjabloon voor betalingsaanvraag.” Planyard stuurt automatisch de sjabloon voor betalingsaanvragen naar de onderaannemer.

Bovendien kunt u onderaannemers op elk moment betalingsaanvragen laten indienen via de link voor het indienen van betalingsaanvragen, die u op uw website of in de juridische overeenkomst van de onderaannemer kunt opnemen.

Eenvoudige indiening van betalingsaanvragen voor de onderaannemers

De onderaannemer ontvangt een eenvoudige persoonlijke e-mail van de projectmanager om de betalingsaanvraag in te dienen met een grote blauwe knop met de tekst: “Dien de betalingsaanvraag in.”

De sjabloon voor betalingsaanvragen opent automatisch op het scherm van de browser met een klik op de knop. De onderaannemers hoeven geen accounts aan te maken of ergens in te loggen; ze hoeven niet getraind te worden om de betalingsaanvraag in te dienen.

Het webformulier voor betalingsaanvragen biedt een realtime overzicht van het schema van waarden van de onderaannemingsopdracht, inclusief het eerder toegezegde bedrag en het resterende bedrag in het contract.

De onderaannemers kunnen gemakkelijk de voortgang van de maand indienen, samen met de nieuwe wijzigingsopdrachten en variaties, en gemakkelijk de vooruitbetaling aftrekken.

Planyard staat niet toe dat de onderaannemers de gecontracteerde items overbelasten, waardoor overfacturering wordt voorkomen.

Spreadsheet-vrij beoordelingsproces van betalingsaanvragen voor het projectteam

Planyard toont een eenvoudige rode melding in het projectmenu die aangeeft dat er een nieuwe betalingsaanvraag van een onderaannemer is ingediend voor beoordeling.

De projectmanager kan onmiddellijk de door de onderaannemer ingediende wijzigingsopdrachten en variaties zien met een klik. U kunt ze afwijzen of koppelen aan het budgetitem, waarbij de toegezegde kosten van het overeenkomstige item automatisch worden bijgewerkt in het projectbudgetoverzicht.

Open de betalingsaanvraag, bekijk de voortgang van de huidige maand en “Goedkeuren” of “Afwijzen en wijzigen” de betalingsaanvraag van de onderaannemer.

U kunt de interne goedkeuringsworkflow gebruiken om de site-ingenieurs, het financiële team of uw klant te vragen de betalingsaanvraag van de onderaannemer te beoordelen en goed te keuren.

Als alles correct is, klikken we op “Goedkeuren” en sturen we een automatische bevestigingsbericht naar de onderaannemer. Het hele proces, inclusief het bijwerken van het budget en de financiële prestaties van de onderaannemingsopdracht en het beheren van de variaties en wijzigingsopdrachten, is spreadsheet- en dubbele gegevensinvoer vrij.

Automatisch betalingsaanvraagrapport

De onderaannemer ontving een andere eenvoudige e-mail waarin werd bevestigd dat de voortgang van de maand was goedgekeurd. Planyard berekende automatisch en maakte het bijgevoegde PDF-betalingsaanvraagrapport met automatische berekeningen.

Het PDF-rapport van de betalingsaanvraag vermeldt de huidige totale waarde van de betalingsaanvraag, het bedrag van de geboekte retentie, het bedrag van de vereffende vooruitbetaling en het bedrag dat gefactureerd moet worden.

Er is een andere blauwe knop in de e-mails waarmee de onderaannemer de aankoopfactuur kan laden, zodat deze automatisch wordt gekoppeld aan de juiste betalingsaanvraag en de onderaannemingsopdracht, en we minder handmatig facturen hoeven te sorteren. U kunt de betalingsaanvraag ook handmatig koppelen aan de opdracht voor de juiste onderaannemer.

Het verwerken van de aankoopfactuur voor de betalingsaanvraag

Zodra het projectteam inlogt op Planyard, zien ze een eenvoudige rode melding bovenaan het tabblad Kosten die aangeeft dat er een nieuwe aankoopfactuur wacht op beoordeling.

Met één klik opent u de factuur en ziet u onmiddellijk de factuur aan de rechterkant van het browsersscherm en het ingediende schema van waarden en totalen van de betalingsaanvraag aan de linkerkant.

Het is gemakkelijk om te controleren of het factuurtotaal overeenkomt met de totalen van de betalingsaanvraag. Als alles correct is, klikt u gewoon op goedkeuren.

Gegevensinvoer-vrij facturerings- en budgetupdateproces voor onderaannemers

Zodra de projectmanager de factuur goedkeurt, verwerkt Planyard deze via de integratie in boekhoudsystemen zoals QuickBooks, Xero, Sage, MYOB of e-mail, wat betekent dat er geen repetitieve gegevensinvoerwerkzaamheden zijn voor het boekhoudteam.

Bovendien werkt Planyard automatisch het projectbudget en de onderaannemingsopdracht bij en maakt het mogelijk om hun financiële prestaties, betalingssamenvatting, alle variaties en wijzigingsopdrachten, hoeveel retentie is geboekt en vrijgegeven, en of de vooruitbetaling is vereffend in realtime te volgen. De onderaannemingsopdracht is gekoppeld aan de biedingsaanvraag en alle facturen die we hebben goedgekeurd voor de onderaannemingsopdracht. Dus, verschillende transacties gebeuren automatisch, waardoor het projectteam tijd bespaart van handmatige repetitieve rapportage.

We kunnen er zeker van zijn dat we binnen het budget blijven, de onderaannemers ons niet kunnen overfactureren, het is een volledig digitaal proces en we hebben behoorlijk wat tijd bespaard.