Automatisera insamlingen av underleverantörers betalningsansökningar.

Skicka mallen för underleverantörers betalningsansökningar

Projektledare eller platsingenjörer kan snabbt begära betalningsansökan för alla öppna underleverantörsorder på Planyard. Välj motsvarande underleverantörsorder och klicka på ”Skicka betalningsansökningsmall.” Planyard skickar automatiskt betalningsansökningsmallen till underleverantören via e-post.

Dessutom kan du låta underleverantörer skicka in betalningsansökningar när som helst via länken för betalningsansökan, som du kan ange på din webbplats eller i underleverantörens juridiska avtal.

Enkel inlämning av betalningsansökningar för underleverantörer

Underleverantören får ett enkelt personligt e-postmeddelande från projektledaren för att skicka in betalningsansökan med en stor blå knapp som säger, ”Skicka in betalningsansökan.”

Mallen för betalningsansökan öppnas automatiskt på webbläsarskärmen med ett klick på knappen. Underleverantörerna behöver inte skapa konton eller logga in någonstans; de behöver inte utbildas för att skicka in betalningsansökan.

Webbformuläret för betalningsansökan ger en översikt i realtid över underleverantörsorderns kontraktsvärde, inklusive det tidigare åtagna beloppet och det återstående beloppet i kontraktet.

Underleverantörerna kan enkelt skicka in månadens framsteg tillsammans med nya ändringsorder och variationer och enkelt dra av förskottsbetalningen.

Planyard tillåter inte underleverantörerna att överstiga de avtalade posterna, vilket förhindrar överfakturering.

Kalkylbladsfri granskning av betalningsansökningar för projektteamet

Planyard visar en enkel röd notifikation i projektmenyn som indikerar att en ny betalningsansökan från en underleverantör har skickats in för granskning.

Projektledaren kan omedelbart se de ändringsorder och variationer som underleverantören har skickat in med ett klick. Du kan avslå eller länka dem till budgetposten, vilket automatiskt uppdaterar motsvarande posts åtagna kostnader i projektbudgetvyn.

Öppna betalningsansökan, granska månadens framsteg och ”Godkänn” eller ”Avslå och ändra” underleverantörens betalningsansökan.

Du kan använda det interna godkännandeflödet för att begära att platsingenjörer, ekonomiteamet eller din klient granskar och godkänner underleverantörens betalningsansökan.

När allt är korrekt klickar vi på ”Godkänn” och skickar ett automatiskt bekräftelsemeddelande till underleverantören. Hela processen, inklusive uppdatering av budgeten och underleverantörsorderns ekonomiska prestation och hantering av variationer och ändringsorder, är kalkylblads- och dubbel dataregistreringsfri.

Automatisk rapport för betalningsansökan

Underleverantören fick ett annat enkelt e-postmeddelande som bekräftar att månadens framsteg godkändes. Planyard beräknade automatiskt och skapade den bifogade PDF-rapporten för betalningsansökan med automatiska beräkningar.

PDF-rapporten för betalningsansökan anger det aktuella totala värdet av betalningsansökan, det belopp som har reserverats, det belopp som har avräknats och det belopp som behöver faktureras.

Det finns en annan blå knapp i e-postmeddelandena där underleverantören kan ladda upp inköpsfakturan så att den automatiskt länkas till rätt betalningsansökan och underleverantörsordern, och vi har mindre manuell fakturasortering. Du kan också manuellt länka betalningsansökan till ordern för rätt underleverantör.

Behandling av inköpsfakturan för betalningsansökan

När projektteamet loggar in på Planyard ser de en enkel röd notifikation högst upp på Kostnadsfliken som indikerar att en ny inköpsfaktura väntar på granskning.

Ett klick för att öppna fakturan, och du ser omedelbart fakturan på höger sida av webbläsarskärmen och den inlämnade betalningsansökans kontraktsvärde och totalsummor på vänster sida.

Det är enkelt att dubbelkolla att fakturans totalsumma matchar betalningsansökans totalsummor. När allt är korrekt, klicka bara på godkänn.

Dataregistreringsfri fakturering och budgetuppdatering för underleverantörer

När projektledaren godkänner fakturan, behandlar Planyard den genom integrationen i redovisningssystem som QuickBooks, Xero, Sage, MYOB eller e-post, vilket innebär att det inte finns något repetitivt dataregistreringsarbete för redovisningsteamet.

Dessutom uppdaterar Planyard automatiskt projektbudgeten och underleverantörsordern och möjliggör spårning av deras ekonomiska prestation, betalningssammanfattning, alla variationer och ändringsorder, hur mycket som har reserverats och släppts, och om förskottsbetalningen har avräknats i realtid. Underleverantörsordern är sammankopplad med anbudsförfrågan och alla fakturor vi har godkänt för underleverantörsordern. Så flera transaktioner sker automatiskt, vilket sparar projektteamets tid från manuell repetitiv rapportering.

Vi kan vara säkra på att vi håller oss inom budgeten, underleverantörerna kan inte överfakturera oss, det är en helt digital process, och vi sparade en hel del tid.