निर्माण लागत नियंत्रण क्या है?

किसी परियोजना प्रबंधक से पूछिए कि उसका काम कैसा चल रहा है, आमतौर पर आत्मविश्वास भरा जवाब मिलेगा।

पूछिए कि पूरा होने तक कितना खर्च होगा, और जवाब धीमा पड़ जाता है।

वही ठहराव निर्माण लागत नियंत्रण को हटाना चाहिए। एक और रिपोर्ट बनाकर नहीं, बल्कि आँकड़ों को हकीकत के इतने पास रखकर कि जब कोई पूछे तो जवाब पहले से मौजूद हो।

निर्माण लागत नियंत्रण का अर्थ क्या है

निर्माण लागत नियंत्रण यह देखने की प्रथा है कि काम चलते रहते परियोजना का पैसा कहाँ जा रहा है, ताकि टीम समस्याओं पर कार्रवाई कर सके, बाद में उन्हें दर्ज करने के बजाय।

यह तीन आँकड़ों पर चलता है: आपने जो बजट बनाया, वे लागतें जिनके लिए आप आदेशों और उपठेकों से पहले ही प्रतिबद्ध हो चुके हैं, और वे लागतें जो स्वीकृत चालानों के रूप में वास्तव में आ चुकी हैं। मिलकर वे एक संशोधित लागत स्थिति और अपेक्षित मार्जिन देते हैं। असली बात यही दो हैं। बाकी सब उनकी सेवा में की गई बहीखाता है।

"In summary, the most important thing for the company was to have an overview and control over costs, and to be able to immediately see where a cost has been entered and verify if everything is correct."

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Taavi Konga Head of Budgeting and Procurement / Head of Planyard Implementation  ·  Bonava  ·  Estonia

अधिकांश लागत नियंत्रण असल में लागत रिपोर्टिंग है

अब असहज हिस्सा। इस उद्योग में जिसे लागत नियंत्रण कहा जाता है उसका बड़ा हिस्सा असल में बेहतर नाम पहने लागत रिपोर्टिंग है।

रिपोर्टिंग बताती है कि काम पर कितना खर्च हुआ। नियंत्रण बताता है कि कितना खर्च होगा, इतना पहले कि आप जवाब बदल सकें। जिस अवधि को वह कवर करती है उसके तीन हफ़्ते बाद आने वाली मासिक लागत रिपोर्ट एक बेहतरीन रिपोर्ट है और नियंत्रण के रूप में लगभग बेकार।

विभाजक रेखा प्रतिबद्ध लागत है। जो टीम केवल चालान ट्रैक करती है वह रिपोर्टिंग कर रही है। जो टीम आदेशित पर अभी बिल न हुए को ट्रैक करती है वह नियंत्रण कर रही है, क्योंकि जब तक कुछ किया जा सकता है तब तक आँकड़े का यही एकमात्र संस्करण मौजूद होता है।

बजट, प्रतिबद्ध लागत और वास्तविक लागत

ये तीनों बातचीत में ढीले-ढाले और सॉफ़्टवेयर में सटीक इस्तेमाल होते हैं, और अधिकांश भ्रम वहीं से शुरू होता है।

• बजट वह है जो परियोजना पर खर्च होने की योजना थी, लागत कोड के अनुसार बाँटी गई।
• प्रतिबद्ध लागत वह है जो आप खरीद आदेश, उपठेका आदेश और स्वीकृत परिवर्तनों के ज़रिए खर्च करने के लिए पहले ही सहमत हो चुके हैं। यह आदेश पर हस्ताक्षर होते ही मौजूद होती है।
• वास्तविक लागत वह है जिसका चालान बनकर स्वीकृत हो चुका है। यह हमेशा उस प्रतिबद्धता के बाद आती है जिसने इसे जन्म दिया।

दूसरे और तीसरे के बीच का अंतर वही जगह है जहाँ परियोजनाएँ हाथ से निकलती हैं। अधिकांश टीमें अपनी वास्तविक लागत पाई-पाई बता सकती हैं और अपनी प्रतिबद्ध लागत एक दोपहर खोजे बिना नहीं बता पातीं।

एक उदाहरण: एक लागत कोड

£120,000 बजट वाला एक भूमि-कार्य पैकेज लीजिए। चार महीने बाद तस्वीर ऐसी दिखती है।

प्रतिबद्ध लागत £96,000 और £11,500 है, यानी उस बजट का £107,500 पहले ही बँध चुका है। बची हुई अप्रतिबद्ध बजट £12,500 है।

अब उसी पैकेज को केवल चालानों से पढ़ें। आप £120,000 में से £64,000 खर्च देखते हैं और नतीजा निकालते हैं कि £56,000 बचे हैं। नहीं बचे। असली गुंजाइश £12,500 है, और किसी भी आकार का एक और परिवर्तन उस कोड को सीमा से बाहर कर देता है।

एक ही लागत कोड पर £12,500 की असली गुंजाइश के मुकाबले £56,000 की दिखावटी गुंजाइश। इसे चालीस कोड से गुणा करें और आपके पास वह कारण है जिससे परियोजनाएँ चुपचाप बिगड़ती हैं। आँकड़े उदाहरण भर हैं, पर यह ढाँचा हर वाणिज्यिक टीम पहचानती है।

महीने के अंत का चक्र असल में कहाँ बिगड़ता है

सिद्धांत कहता है कि लागत लगातार ट्रैक होती है। व्यवहार महीने के आख़िरी हफ़्ते की भागदौड़ है।

उपठेकेदारों के चालू बिल मूल्यांकन तिथि के आसपास आते हैं। मात्रा सर्वेक्षक उनका आकलन करता है, परियोजना प्रबंधक पुष्टि करता है कि साइट पर वास्तव में क्या हुआ, वित्त उन चालानों के पीछे भागता है जो नहीं आए, और कोई चार स्रोतों से लागत रिपोर्ट दोबारा बनाता है। जब तक रिपोर्ट स्वीकृत होती है, साइट दो-तीन हफ़्ते आगे बढ़ चुकी होती है।

तीन लोग उस रिपोर्ट को देखते हैं और अलग-अलग सवाल पूछते हैं। परियोजना प्रबंधक जानना चाहता है कि कौन से पैकेज भटक रहे हैं। मात्रा सर्वेक्षक जानना चाहता है कि मूल्यांकन और लागत स्थिति मेल खाते हैं या नहीं। निदेशक एक आँकड़ा चाहता है: क्या हम अब भी वह मार्जिन कमा रहे हैं जो हमने तय किया था?

अनुबंध भी इसे आकार देता है। परिवर्तन और क्षतिपूर्ति योग्य घटनाएँ JCT और NEC के अंतर्गत अलग तरह से चलती हैं, और उनके साथ यह भी बदलता है कि लागत कब प्रतिबद्ध होती है। यदि यही आपकी दुनिया है, तो हमने अलग से लागत नियंत्रण में JCT बनाम NEC और JCT 2024 के बदलावों का लागत नियंत्रण पर अर्थ पर लिखा है।

ठेकेदार आज लागत नियंत्रण कैसे संभालते हैं

अधिकांश ठेकेदार पहले से ही लागत नियंत्रण कर रहे हैं। बस वे इसे अनुमान शीट, बजट स्प्रेडशीट, आदेश लॉग, चालान फ़ोल्डर और उन लेखा रिपोर्टों में बिखरा कर करते हैं जिन्हें कभी आपस में मेल खाने के लिए बनाया ही नहीं गया था।

व्यवस्था कारोबार के अनुसार बदलती है। छोटे ठेकेदारों, उपठेकेदारों और आवास निर्माताओं को थोड़ा अलग चाहिए होता है, और जो टीमें Xero में हिसाब रखती हैं वे अक्सर Xero के ऊपर एक अलग लागत नियंत्रण परत जोड़ती हैं।

समस्या शायद ही कभी मेहनत की होती है। समस्या यह है कि मेहनत तस्वीर जोड़ने में जाती है, उस पर कार्रवाई करने में नहीं। Brown & Bancroft हर परियोजना के लाइव दृश्य पर जाने से पहले Excel आधारित लागत-आय मिलान और ईमेल से लागत ट्रैकिंग चलाती थी। DPTQS मात्रा सर्वेक्षण की ओर से उसी दीवार से टकराई, हर महीने लगभग 150 चालान हाथ से लागत कोड पर बाँटते हुए।

यदि आप इसका व्यावहारिक रूप चाहते हैं, तो हमारे पास निर्माण लागत नियंत्रण को आसान कैसे बनाएँ पर चरण-दर-चरण गाइड है।

स्प्रेडशीट आधारित लागत नियंत्रण क्यों बिखर जाता है

स्प्रेडशीट इसलिए विफल नहीं होतीं कि वे बुरे औज़ार हैं। वे इसलिए विफल होती हैं कि वे वह कुछ नहीं जान सकतीं जो आपने उन्हें बताया ही नहीं।

साइट पर आदेश जारी होता है और बजट शीट हिलती नहीं। कॉल पर परिवर्तन तय होता है और अगली समीक्षा तक कोई उसे लिखता नहीं। एक सूत्र एक पंक्ति पहले रुक जाता है और £20,000 बिना आवाज़ किए कुल से निकल जाते हैं। इनमें से हर एक छोटा है। मिलकर यही कारण हैं कि पंद्रह तारीख को आप जो आँकड़ा देख रहे हैं वह पहली तारीख को सही रहा आँकड़ा नहीं है।

टूटने का बिंदु आमतौर पर लोगों की संख्या होती है, परियोजनाओं की नहीं। पूरी तस्वीर अपने पास रखने वाला एक व्यक्ति स्प्रेडशीट को ईमानदार रख सकता है। उसे छूने वाले चार लोग नहीं रख सकते, और तब तक फ़ाइल वह चीज़ बन चुकी होती है जिससे सब सावधानी बरतते हैं, न कि वह जिस पर सब भरोसा करते हैं। यदि यह जाना-पहचाना लगे, तो हमारा लागत नियंत्रण के लिए स्प्रेडशीट विकल्प देखें।

"The contractor would typically send over an email containing a zip file with about 150 invoices every single month. Trying to manually allocate each of those to the correct invoice in Excel, and then further allocate them to specific cost codes within the building to get a reasonable assessment of our spending by category, was an incredibly time-consuming and frustrating process."

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Paul Treweek Quantity Surveyor & Estimator  ·  DPTQS Ltd  ·  Cornwall, United Kingdom

अच्छा निर्माण लागत नियंत्रण कैसा दिखता है

अच्छा लागत नियंत्रण इतना सरल होता है कि उस पर भरोसा हो और इतना विस्तृत कि उस पर कार्रवाई हो। कसौटी यह है कि क्या आप निदेशक के सवाल का जवाब एक दिन की तैयारी के बिना दे सकते हैं।

निर्माण लागत नियंत्रण की प्रक्रिया, चरण दर चरण

टीम चाहे कोई भी औज़ार इस्तेमाल करे, काम करने वाली प्रक्रिया उन्हीं छह चरणों से गुज़रती है।

1. अनुमान से बजट बनाएँ। स्वीकृत अनुमान को लागत कोड के अनुसार बाँटें, ताकि हर आगामी आदेश और चालान के लिए एक पंक्ति हो जहाँ वह दर्ज हो।
2. बजट पंक्तियों के विरुद्ध आदेश जारी करें। जिस क्षण खरीद आदेश या उपठेका जारी होता है, वह उस कोड पर प्रतिबद्ध लागत बन जाता है। यही वह चरण है जिसे अधिकांश स्प्रेडशीट प्रक्रियाएँ छोड़ देती हैं।
3. परिवर्तन तय होते ही दर्ज करें। परिवर्तन प्रतिबद्धता और अपेक्षित अंतिम लागत दोनों बदलता है, इसलिए इसे महीने के अंत में नहीं, स्वीकृति के समय दर्ज करना चाहिए।
4. आदेश के विरुद्ध चालान स्वीकृत करें। जैसे-जैसे चालान आते और स्वीकृत होते हैं, प्रतिबद्ध लागत वास्तविक लागत में बदल जाती है। ऐसा कुछ नहीं आना चाहिए जिसका पहले से अनुमान न हो।
5. संशोधित स्थिति की समीक्षा करें। हर कोड के लिए बजट, प्रतिबद्ध और वास्तविक की तुलना करें, फिर उनसे निकलने वाली अपेक्षित अंतिम लागत और अपेक्षित मार्जिन पढ़ें।
6. भटक रहे कोड पर कार्रवाई करें। लागत नियंत्रण का फल इसी चरण में मिलता है। पहले पाँच इसलिए हैं ताकि समय रहते यह संभव हो सके।

चरण एक से चार तक डेटा संग्रह हैं। पाँच और छह नियंत्रण हैं। संघर्ष करने वाली टीमें आमतौर पर सब कुछ पहले चार पर खर्च कर देती हैं और आख़िरी दो पर बिना समय और बिना मन के पहुँचती हैं।

Planyard निर्माण लागत नियंत्रण में कैसे मदद करता है

Planyard बजट, आदेश, परिवर्तन और चालान को एक कार्यप्रवाह में जोड़ता है, ताकि लागत स्थिति हर महीने के अंत में दोबारा बनने के बजाय परियोजना के साथ अपडेट होती रहे। लागत जोखिम तब दिखता है जब आदेश जारी होता है, तब नहीं जब उसका चालान निपटता है, और परियोजना प्रबंधक, मात्रा सर्वेक्षक और वित्त तीन मिलान किए संस्करणों के बजाय एक ही लाइव आँकड़े पढ़ते हैं।

पूरी सुविधा सूची हमारे निर्माण लागत प्रबंधन सॉफ़्टवेयर पृष्ठ पर है। Karringtons को बदलाव के लगभग तुरंत बाद उस स्तर का नियंत्रण मिल गया।

"It’s ultimately a full costing solution fór construction businesses. It’s not just a part of this. It gives them the ability to control the full cost."

Paul Howarth Experienced FD/Consultant  ·  Live Management Accounts