Demandez à un conducteur de travaux comment se porte son chantier et vous aurez en général une réponse assurée.
Demandez ce qu’il aura coûté une fois terminé, et la réponse tarde.
C’est cette hésitation que le contrôle des coûts de construction doit supprimer. Non pas en produisant un rapport de plus, mais en gardant les chiffres assez proches de la réalité pour que la réponse soit déjà là quand on la demande.
Ce que signifie le contrôle des coûts de construction
Le contrôle des coûts de construction consiste à suivre où va l’argent d’un projet pendant que les travaux avancent, pour que l’équipe puisse agir sur les problèmes au lieu de les documenter après coup.
Tout repose sur trois chiffres : le budget que vous avez prévu, les coûts que vous vous êtes déjà engagé à payer via commandes et contrats, et les coûts réellement arrivés sous forme de factures approuvées. Ensemble, ils donnent une position de coût révisée et une marge attendue. Ce sont ces deux-là qui comptent. Tout le reste n’est que comptabilité à leur service.
"In summary, the most important thing for the company was to have an overview and control over costs, and to be able to immediately see where a cost has been entered and verify if everything is correct."
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La plupart du contrôle des coûts est en réalité du reporting
Voici la partie inconfortable. Une bonne part de ce qu’on appelle contrôle des coûts dans ce secteur est du reporting de coûts avec un meilleur intitulé.
Le reporting vous dit ce qu’un chantier a coûté. Le contrôle vous dit ce qu’il va coûter, assez tôt pour que vous puissiez encore changer la réponse. Un rapport de coûts mensuel qui arrive trois semaines après la période couverte est un excellent rapport et un contrôle presque inutile.
La ligne de partage, c’est le coût engagé. Une équipe qui ne suit que les factures fait du reporting. Une équipe qui suit ce qui est commandé mais pas encore facturé fait du contrôle, parce que c’est la seule version du chiffre qui existe tant qu’on peut encore agir.
Budget, coût engagé et coût réel
Ces trois termes s’emploient vaguement à l’oral et précisément dans un logiciel, et c’est là que commence l’essentiel de la confusion.
- Le budget est ce que le projet devait coûter, décomposé par postes de coût.
- Le coût engagé est ce que vous vous êtes déjà engagé à dépenser via bons de commande, contrats de sous-traitance et avenants approuvés. Il existe dès la signature de la commande.
- Le coût réel est ce qui a été facturé et approuvé. Il arrive toujours après l’engagement qui l’a créé.
L’écart entre le deuxième et le troisième est l’endroit où les projets se perdent. La plupart des équipes peuvent vous donner leur coût réel au centime près et seraient incapables de donner leur coût engagé sans un après-midi de recherche.
Un exemple chiffré : un poste de coût
Prenez un lot de terrassement avec un budget de £120,000. Quatre mois plus tard, voici la situation.
| Ligne | Montant | Ce que cela vous dit |
|---|---|---|
| Budget | £120,000 | Ce que le lot devait coûter |
| Contrat de sous-traitance signé | £96,000 | Engagé le jour de la signature |
| Avenants approuvés | £11,500 | Engagés au fur et à mesure des accords |
| Factures approuvées à ce jour | £64,000 | Coût réel à ce jour |
Le coût engagé est de £96,000 plus £11,500, soit £107,500 de ce budget déjà réservés. Le budget non engagé restant est de £12,500.
Lisez maintenant le même lot à travers les seules factures. Vous voyez £64,000 dépensés sur £120,000 et concluez qu’il reste £56,000 de disponible. C’est faux. La marge réelle est de £12,500, et un avenant de plus, quelle que soit sa taille, fait passer le poste au-dessus.
£56,000 de marge de manœuvre apparente contre £12,500 de marge réelle, sur un seul poste de coût. Multipliez cela par quarante postes et vous tenez la raison pour laquelle les projets déraillent en silence. Les chiffres sont illustratifs, mais la forme est celle que reconnaît toute équipe commerciale.
Où le cycle de fin de mois dérape vraiment
La théorie dit que les coûts sont suivis en continu. La pratique, c’est une course dans la dernière semaine du mois.
Les situations des sous-traitants arrivent autour de la date d’attachement. L’économiste les évalue, le conducteur de travaux confirme ce qui a réellement été fait sur le chantier, la finance relance les factures manquantes, et quelqu’un reconstruit le rapport de coûts à partir de quatre sources. Le temps que le rapport soit validé, le chantier a avancé de deux ou trois semaines.
Trois personnes regardent ce rapport et se posent des questions différentes. Le conducteur de travaux veut savoir quels lots dérivent. L’économiste veut savoir si l’attachement et la position de coût concordent. Le dirigeant veut un chiffre : faisons-nous toujours la marge que nous avons chiffrée ?
Le contrat façonne cela aussi. Les avenants et les événements indemnisables se traitent différemment sous JCT et NEC, et le moment où un coût devient engagé change avec eux. Si c’est votre univers, nous avons écrit séparément sur JCT contre NEC pour le contrôle des coûts et sur ce que les changements JCT 2024 impliquent pour le contrôle des coûts.
Comment les entreprises gèrent le contrôle des coûts aujourd’hui
La plupart des entreprises font déjà du contrôle des coûts. Elles le font simplement à travers des feuilles de chiffrage, des tableurs budgétaires, des registres de commandes, des dossiers de factures et des rapports comptables qui n’ont jamais été conçus pour concorder.
La configuration varie selon l’entreprise. Les petites entreprises, les sous-traitants et les promoteurs ont chacun des besoins un peu différents, et les équipes qui tiennent leurs comptes dans Xero ajoutent souvent une couche de contrôle des coûts au-dessus de Xero.
Le problème est rarement l’effort. C’est que l’effort sert à assembler la situation plutôt qu’à agir dessus. Brown & Bancroft tenait ses rapprochements coûts-recettes sur Excel et suivait les coûts par e-mail avant de passer à une vue en direct de chaque projet. DPTQS a heurté le même mur côté économie de la construction, en affectant à la main environ 150 factures par mois à des postes de coût.
Si vous voulez la version pratique, nous avons un guide pas à pas sur comment simplifier le contrôle des coûts de construction.
Voir à quoi ressemble vraiment un contrôle des coûts en direct
Parcourez budgets, coûts engagés et factures sur un projet réel. Aucune reconstruction de tableur nécessaire.
Pourquoi le contrôle des coûts sur tableur s’effondre
Les tableurs n’échouent pas parce que ce sont de mauvais outils. Ils échouent parce qu’ils ne peuvent rien savoir que vous ne leur avez pas dit.
Une commande est émise sur le chantier et le tableur budgétaire ne bouge pas. Un avenant est convenu au téléphone et personne ne le note avant la revue suivante. Une formule s’arrête une ligne trop tôt et £20,000 quittent le total sans un bruit. Chacun de ces faits est mineur. Ensemble, ils expliquent pourquoi le chiffre que vous regardez le quinze n’est pas celui qui était vrai le premier.
Le point de rupture tient en général à l’effectif, pas au nombre de projets. Une personne qui garde toute la situation en tête peut tenir un tableur honnête. Quatre personnes qui y touchent ne le peuvent pas, et le fichier est alors devenu ce que tout le monde manipule avec précaution plutôt que ce à quoi tout le monde se fie. Si cela vous parle, découvrez notre alternative au tableur pour le contrôle des coûts.
"The contractor would typically send over an email containing a zip file with about 150 invoices every single month. Trying to manually allocate each of those to the correct invoice in Excel, and then further allocate them to specific cost codes within the building to get a reasonable assessment of our spending by category, was an incredibly time-consuming and frustrating process."
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À quoi ressemble un bon contrôle des coûts
Un bon contrôle des coûts est assez simple pour qu’on lui fasse confiance et assez détaillé pour qu’on agisse dessus. Le test : pouvez-vous répondre à la question du dirigeant sans bloquer une journée de préparation ?
| Aspect | Contrôle des coûts sur tableur | Logiciel de contrôle des coûts |
|---|---|---|
| Mise à jour des coûts | ❌ Mise à jour manuelle après chaque facture, commande ou modification | ✅ Les coûts se mettent à jour au fil des commandes, factures et modifications |
| Coûts engagés | ❌ Difficiles à voir clairement avant l’arrivée des factures | ✅ Visibles dès l’émission des commandes et des contrats |
| Gestion des versions | ❌ Plusieurs fichiers et versions, facile de s’y perdre | ✅ Une vue projet en direct partagée par l’équipe |
| Risque d’erreur | ❌ Les formules et les liens peuvent se casser sans que personne ne le remarque | ✅ Des flux structurés réduisent la saisie manuelle et les erreurs |
| Temps passé | ❌ Des heures ou des jours chaque mois pour reconstruire la situation | ✅ Des revues plus rapides grâce aux tableaux de bord et aux données connectées |
Le processus de contrôle des coûts de construction, étape par étape
Quels que soient les outils, un processus qui fonctionne passe par les six mêmes étapes.
- Construire le budget à partir du chiffrage. Décomposer le devis accepté par postes de coût, pour que chaque commande et chaque facture à venir ait une ligne où se rattacher.
- Émettre les commandes contre les lignes budgétaires. Dès qu’un bon de commande ou un contrat de sous-traitance est émis, il devient un coût engagé sur ce poste. C’est l’étape que la plupart des processus sur tableur sautent.
- Enregistrer les avenants dès leur accord. Un avenant modifie à la fois l’engagement et le coût final attendu : il doit être saisi à son approbation, pas en fin de mois.
- Approuver les factures contre la commande. À mesure que les factures arrivent et sont approuvées, le coût engagé se transforme en coût réel. Rien ne devrait surgir qui n’était pas déjà anticipé.
- Examiner la position révisée. Pour chaque poste, comparer budget, engagé et réel, puis lire le coût final attendu et la marge attendue qui en découlent.
- Agir sur les postes qui dérivent. Le contrôle des coûts ne paie qu’à cette étape. Les cinq premières existent pour la rendre possible tant qu’il reste du temps.
Les étapes un à quatre sont de la collecte de données. Cinq et six sont le contrôle. Les équipes en difficulté dépensent en général tout sur les quatre premières et arrivent aux deux dernières sans temps et sans envie.
Comment Planyard aide au contrôle des coûts de construction
Planyard relie budgets, commandes, avenants et factures dans un seul flux, de sorte que la position de coût se met à jour au rythme du chantier au lieu d’être reconstruite en fin de mois. Le risque de coût apparaît à l’émission d’une commande, pas au règlement de sa facture, et conducteurs de travaux, économistes et finance lisent les mêmes chiffres en direct au lieu de trois versions rapprochées.
L’ensemble des fonctionnalités se trouve sur notre page logiciel de gestion des coûts de construction. Karringtons a obtenu ce niveau de contrôle presque immédiatement après la bascule.
"It’s ultimately a full costing solution fór construction businesses. It’s not just a part of this. It gives them the ability to control the full cost."
Voir le contrôle des coûts en direct dans Planyard
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