Küsi projektijuhilt, kuidas tal objektil läheb, ja saad tavaliselt enesekindla vastuse.
Küsi, mis see valmides maksma läheb, ja vastus tuleb aeglasemalt.
Just selle pausi peaks ehituse kulukontroll kaotama. Mitte veel ühe aruande tootmisega, vaid hoides numbrid tegelikkusele piisavalt lähedal, et vastus oleks juba olemas, kui keegi küsib.
Mida ehituse kulukontroll tähendab
Ehituse kulukontroll on tava jälgida, kuhu projekti raha läheb, kuni töö veel käib, et meeskond saaks probleemidega tegeleda, mitte neid tagantjärele dokumenteerida.
See tugineb kolmele numbrile: eelarve, mille plaanisid, kulud, mille kulutamiseks oled juba tellimuste ja alltöövõtulepingutega kohustuse võtnud, ja kulud, mis on tegelikult saabunud kinnitatud arvetena. Koos annavad need korrigeeritud kuluseisu ja oodatava marginaali. Just need kaks on mõte. Kõik muu on raamatupidamine nende teenistuses.
"In summary, the most important thing for the company was to have an overview and control over costs, and to be able to immediately see where a cost has been entered and verify if everything is correct."
Loe edasi: Bonava
Suurem osa kulukontrollist on tegelikult kuluaruandlus
Siin tuleb ebamugav osa. Suur osa sellest, mida selles valdkonnas kulukontrolliks nimetatakse, on kuluaruandlus uhkema nimetusega.
Aruandlus ütleb, mida objekt on maksnud. Kontroll ütleb, mida see maksma hakkab, piisavalt vara, et saaksid vastust veel muuta. Igakuine kuluaruanne, mis saabub kolm nädalat pärast kaetud perioodi, on suurepärane aruanne ja kontrollina peaaegu kasutu.
Eraldusjoon on seotud kulu. Meeskond, kes jälgib ainult arveid, aruandleb. Meeskond, kes jälgib tellitut, kuid veel arveldamata, teostab kontrolli, sest see on ainus numbri versioon, mis eksisteerib, kuni sellega saab veel midagi ette võtta.
Eelarve, seotud kulu ja tegelik kulu
Neid kolme kasutatakse vestluses lõdvalt ja tarkvaras täpselt, ning just sealt algab suurem osa segadusest.
- Eelarve on see, mida projekt pidi maksma, jaotatuna kulukoodideks.
- Seotud kulu on see, mille kulutamiseks oled juba kohustuse võtnud ostutellimuste, alltöövõtulepingute ja kinnitatud muudatustööde kaudu. See eksisteerib hetkest, mil tellimus allkirjastatakse.
- Tegelik kulu on see, mis on arveldatud ja kinnitatud. See saabub alati hiljem kui kohustus, mis selle tekitas.
Lõhe teise ja kolmanda vahel on koht, kus projektid kaotsi lähevad. Enamik meeskondi oskab öelda oma tegeliku kulu sendi täpsusega ega oskaks öelda oma seotud kulu ilma pooleteise tunni otsimiseta.
Arvutusnäide: üks kulukood
Võta pinnasetööd eelarvega 120 000 €. Neli kuud hiljem näeb pilt välja selline.
| Rida | Summa | Mida see ütleb |
|---|---|---|
| Eelarve | 120 000 € | Mida need tööd pidid maksma |
| Alltöövõtuleping sõlmitud | 96 000 € | Seotud lepingu allkirjastamise päeval |
| Kinnitatud muudatustööd | 11 500 € | Seotud sedamööda, kuidas kokku lepiti |
| Seni kinnitatud arved | 64 000 € | Tegelik kulu tänaseks |
Seotud kulu on 96 000 € pluss 11 500 €, seega 107 500 € sellest eelarvest on juba kinni. Järelejäänud sidumata eelarve on 12 500 €.
Loe nüüd samu töid ainult arvete kaudu. Näed 64 000 € kulutatuna 120 000 € suurusest eelarvest ja järeldad, et 56 000 € on veel mängida. Ei ole. Tegelik varu on 12 500 € ja veel üks mis tahes suurusega muudatustöö viib koodi üle.
56 000 € näilist varu 12 500 € tegeliku varu vastu, ühel ainsal kulukoodil. Korruta see neljakümne koodiga ja sul on põhjus, miks projektid vaikselt viltu lähevad. Numbrid on näitlikud, kuid mustri tunneb ära iga eelarvestusmeeskond.
Kus kuutsükkel tegelikult viltu läheb
Teooria ütleb, et kulusid jälgitakse pidevalt. Praktika on kiirustamine kuu viimasel nädalal.
Alltöövõtjate maksetaotlused saabuvad arvelduskuupäeva paiku. Eelarvestaja vaatab need üle, projektijuht kinnitab, mis objektil tegelikult tehti, finants ajab taga saabumata arveid, ja keegi paneb kuluaruande neljast allikast uuesti kokku. Selleks ajaks, kui aruanne on kinnitatud, on objekt kaks-kolm nädalat edasi liikunud.
Kolm inimest vaatavad seda aruannet ja küsivad erinevaid küsimusi. Projektijuht tahab teada, millised tööd triivivad. Eelarvestaja tahab teada, kas arveldus ja kuluseis klapivad. Juht tahab ühte numbrit: kas teenime ikka selle marginaali, mille hinnastasime?
Ka lepingutüüp määrab, millal kulu seotuks muutub. Muudatustööd ja hüvitatavad sündmused liiguvad erinevate lepingutingimuste all erinevalt.
Kuidas ehitusettevõtted kulukontrolli täna korraldavad
Enamik ehitusettevõtteid teeb kulukontrolli juba praegu. Nad lihtsalt teevad seda laiali kalkulatsioonilehtedel, eelarvetabelites, tellimuste logides, arvekaustades ja raamatupidamisaruannetes, mida polnud kunagi mõeldud omavahel klappima.
Ülesehitus sõltub ettevõttest. Väikesed ehitusettevõtted, alltöövõtjad ja elamuehitajad vajavad igaüks veidi erinevat, ja meeskonnad, kes peavad raamatupidamist Xeros, lisavad sageli eraldi kulukontrolli kihi Xero peale.
Probleem on harva pingutus. Probleem on, et pingutus läheb pildi kokkupanemisele, mitte selle põhjal tegutsemisele. Brown & Bancroft tegi kulu- ja tuluvõrdlusi Excelis ning jälgis kulusid e-posti teel, enne kui liikus iga projekti jooksvale vaatele. DPTQS põrkas samale seinale eelarvestuse poolelt, jaotades umbes 150 arvet kuus käsitsi kulukoodidele.
Kui soovid sellest praktilist versiooni, on meil samm-sammuline juhend selle kohta, kuidas teha ehituse kulukontroll lihtsaks.
Vaata, milline jooksev kulukontroll tegelikult välja näeb
Vaata läbi eelarved, seotud kulud ja arved päris projektil. Tabeleid pole vaja uuesti üles ehitada.
Miks tabelipõhine kulukontroll laguneb
Tabelid ei kuku läbi sellepärast, et need oleksid halvad tööriistad. Nad kukuvad läbi, sest nad ei saa teada midagi, mida sa neile pole öelnud.
Objektil sõlmitakse tellimus ja eelarvetabel ei liigu. Muudatustöö lepitakse kokku telefonis ja keegi ei pane seda kirja enne järgmist ülevaadet. Valem lõpeb ühe rea võrra liiga vara ja 20 000 € lahkub summast hääletult. Iga neist on väike. Koos on nad põhjus, miks number, mida vaatad viieteistkümnendal, ei ole see number, mis kehtis esimesel.
Murdepunkt on tavaliselt inimeste arv, mitte projektide arv. Üks inimene, kes hoiab kogu pilti peas, suudab tabelit ausana hoida. Neli inimest, kes seda puutuvad, ei suuda, ja selleks ajaks on failist saanud see, mille ümber kõik ettevaatlikult käivad, mitte see, mida kõik usaldavad. Kui see on tuttav, vaata meie tabelite alternatiivi kulukontrolliks.
"The contractor would typically send over an email containing a zip file with about 150 invoices every single month. Trying to manually allocate each of those to the correct invoice in Excel, and then further allocate them to specific cost codes within the building to get a reasonable assessment of our spending by category, was an incredibly time-consuming and frustrating process."
Loe edasi: DPTQS Ltd
Milline näeb välja hea ehituse kulukontroll
Hea kulukontroll on piisavalt lihtne, et seda usaldada, ja piisavalt detailne, et selle põhjal tegutseda. Test on see, kas oskad vastata juhi küsimusele ilma päeva ettevalmistuseks broneerimata.
| Aspekt | Tabelipõhine kulukontroll | Kulukontrolli tarkvara |
|---|---|---|
| Kulude uuendamine | ❌ Käsitsi uuendamine pärast iga arvet, tellimust või muudatust | ✅ Kulud uuenevad, kui tellimusi, arveid ja muudatusi menetletakse |
| Seotud kulud | ❌ Raske selgelt näha enne arvete saabumist | ✅ Nähtavad kohe, kui ostutellimused ja alltöövõtulepingud on sõlmitud |
| Versioonihaldus | ❌ Mitu faili ja versiooni, lihtne ülevaade kaotada | ✅ Üks jooksev projektivaade kogu meeskonnale |
| Vearisk | ❌ Valemid ja lingid võivad märkamatult katkeda | ✅ Struktureeritud protsessid vähendavad käsitsi sisestust ja vigu |
| Ajakulu | ❌ Tunde või päevi kuus pildi uuesti kokkupanemiseks | ✅ Kiiremad ülevaated jooksvate töölaudade ja seotud kuluandmetega |
Ehituse kulukontrolli protsess samm-sammult
Ükskõik milliseid tööriistu meeskond kasutab, toimiv protsess läbib samad kuus sammu.
- Koosta eelarve kalkulatsioonist. Jaota vastuvõetud kalkulatsioon kulukoodide kaupa, et igal tulevasel tellimusel ja arvel oleks rida, kuhu langeda.
- Sõlmi tellimused eelarveridade vastu. Hetkel, mil ostutellimus või alltöövõtuleping sõlmitakse, saab sellest sellel koodil seotud kulu. Selle sammu jätavad enamik tabelipõhiseid protsesse vahele.
- Kajasta muudatustööd kohe kokkuleppimisel. Muudatustöö muudab nii kohustust kui oodatavat lõppkulu, seega tuleb see kinnitamisel kirja panna, mitte kuu lõpus.
- Kinnita arved tellimuse vastu. Kui arved saabuvad ja kinnitatakse, muutub seotud kulu tegelikuks kuluks. Midagi ei tohiks ilmuda, mida polnud juba ette näha.
- Vaata üle korrigeeritud seis. Võrdle iga koodi puhul eelarvet, seotut ja tegelikku ning loe neist tulenev oodatav lõppkulu ja oodatav marginaal.
- Tegutse koodidega, mis triivivad. Kulukontroll tasub end ära alles selles sammus. Esimesed viis on olemas selleks, et see oleks võimalik, kuni aega veel on.
Sammud üks kuni neli on andmete kogumine. Viies ja kuues on kontroll. Meeskonnad, kes hädas on, kulutavad tavaliselt kõik neljale esimesele ja jõuavad kahe viimaseni ilma aja ja isuta.
Kuidas Planyard aitab ehituse kulukontrolliga
Planyard seob eelarved, tellimused, muudatustööd ja arved ühte süsteemi, nii et kuluseis uueneb projekti liikudes, mitte ei ehitata iga kuu lõpus uuesti üles. Kulurisk tuleb nähtavale tellimuse sõlmimisel, mitte selle arve laekumisel, ja projektijuhid, eelarvestajad ja finants loevad samu jooksvaid numbreid kolme kokkuviidud versiooni asemel.
Kogu funktsionaalsus on meie ehituse kuluhalduse tarkvara lehel. Karringtons sai selle kontrollitaseme peaaegu kohe pärast üleminekut.
"It’s ultimately a full costing solution fór construction businesses. It’s not just a part of this. It gives them the ability to control the full cost."
Vaata jooksvat kulukontrolli Planyardis
Eelarved, seotud kulud ja arved ühes jooksvas vaates, mida sinu projektijuhid, eelarvestajad ja finantsmeeskond loevad ühtemoodi. 14-päevane tasuta prooviperiood, krediitkaarti pole vaja.
Go to site for