İnşaat maliyet kontrolü nedir?

Bir proje müdürüne işinin nasıl gittiğini sorun, genellikle kendinden emin bir cevap alırsınız.

Bittiğinde ne kadara mal olacağını sorun, cevap yavaşlar.

İnşaat maliyet kontrolünün ortadan kaldırması gereken şey işte o duraksamadır. Bir rapor daha üreterek değil, rakamları gerçeğe yeterince yakın tutarak; öyle ki biri sorduğunda cevap zaten orada olsun.

İnşaat maliyet kontrolü ne demek

İnşaat maliyet kontrolü, iş hâlâ sürerken bir projenin parasının nereye gittiğini izleme uygulamasıdır; böylece ekip sorunları sonradan belgelemek yerine onlara müdahale edebilir.

Üç rakam üzerine kuruludur: planladığınız bütçe, siparişler ve taşeron sözleşmeleriyle harcamayı zaten taahhüt ettiğiniz maliyetler ve onaylı faturalar olarak fiilen gelen maliyetler. Bir araya geldiklerinde güncellenmiş bir maliyet durumu ve beklenen bir marj verirler. Asıl mesele bu ikisidir. Geri kalan her şey onların hizmetindeki muhasebedir.

"In summary, the most important thing for the company was to have an overview and control over costs, and to be able to immediately see where a cost has been entered and verify if everything is correct."

Daha fazla bilgi edinin

Taavi Konga Head of Budgeting and Procurement / Head of Planyard Implementation  ·  Bonava  ·  Estonia

Maliyet kontrolünün çoğu aslında maliyet raporlamasıdır

Rahatsız edici kısım şurada. Bu sektörde maliyet kontrolü denen şeyin büyük bölümü, daha havalı bir unvan taşıyan maliyet raporlamasıdır.

Raporlama size bir işin ne kadara mal olduğunu söyler. Kontrol size ne kadara mal olacağını, cevabı hâlâ değiştirebileceğiniz kadar erken söyler. Kapsadığı dönemden üç hafta sonra gelen aylık bir maliyet raporu mükemmel bir rapordur ve kontrol olarak neredeyse işe yaramaz.

Ayırıcı çizgi taahhüt edilen maliyettir. Yalnızca faturaları izleyen bir ekip raporlama yapar. Sipariş edilmiş ama henüz faturalanmamış olanı izleyen bir ekip kontrol yapar, çünkü bu, hâlâ bir şey yapılabilecekken var olan tek rakam sürümüdür.

Bütçe, taahhüt edilen maliyet ve gerçekleşen maliyet

Bu üçü konuşmada gevşek, yazılımda kesin kullanılır ve kafa karışıklığının çoğu tam orada başlar.

• Bütçe, projenin maliyetinin planlandığı tutardır, maliyet kodlarına göre ayrılmıştır.
• Taahhüt edilen maliyet, satın alma siparişleri, taşeron sözleşmeleri ve onaylı iş değişiklikleri yoluyla harcamayı zaten kabul ettiğiniz tutardır. Sipariş imzalandığı andan itibaren vardır.
• Gerçekleşen maliyet, faturalanmış ve onaylanmış olandır. Kendisini doğuran taahhütten her zaman sonra gelir.

İkinci ile üçüncü arasındaki boşluk, projelerin kaybedildiği yerdir. Çoğu ekip gerçekleşen maliyetini kuruşuna kadar söyleyebilir ve taahhüt edilen maliyetini bir öğleden sonra araştırmadan söyleyemez.

Çalışılmış bir örnek: tek bir maliyet kodu

£120,000 bütçeli bir kazı paketi düşünün. Dört ay sonra tablo şöyle görünüyor.

Taahhüt edilen maliyet £96,000 artı £11,500, yani o bütçenin £107,500’ü çoktan bağlanmış. Kalan bağlanmamış bütçe £12,500.

Şimdi aynı paketi yalnızca faturalar üzerinden okuyun. £120,000’e karşı £64,000 harcandığını görür ve oynayacak £56,000 kaldığı sonucuna varırsınız. Kalmadı. Gerçek pay £12,500 ve her boyutta bir iş değişikliği daha kodu sınırın üstüne taşır.

Tek bir maliyet kodunda £12,500 gerçek paya karşılık £56,000 görünürde pay. Bunu kırk kodla çarpın ve projelerin sessizce nasıl raydan çıktığının nedenini elde edersiniz. Rakamlar örnektir, ama bu kalıbı her ticari ekip tanır.

Ay sonu döngüsü asıl nerede ters gider

Teori maliyetlerin sürekli izlendiğini söyler. Pratik, ayın son haftasındaki bir koşuşturmadır.

Taşeron hakedişleri hakediş tarihi civarında gelir. Metrajcı bunları değerlendirir, şantiye şefi sahada gerçekte ne yapıldığını doğrular, finans gelmeyen faturaların peşine düşer ve biri maliyet raporunu dört kaynaktan yeniden kurar. Rapor onaylandığında şantiye iki üç hafta ilerlemiş olur.

Üç kişi o rapora bakar ve farklı sorular sorar. Şantiye şefi hangi paketlerin saptığını bilmek ister. Metrajcı hakedişle maliyet durumunun uyuşup uyuşmadığını bilmek ister. Yönetici tek bir rakam ister: hâlâ fiyatladığımız marjı kazanıyor muyuz?

Sözleşme de bunu biçimlendirir. İş değişiklikleri ve tazmin edilebilir olaylar JCT ve NEC altında farklı ilerler ve bir maliyetin ne zaman taahhüt haline geldiği de onlarla değişir. Sizin dünyanız buysa, maliyet kontrolünde JCT’ye karşı NEC ve JCT 2024 değişikliklerinin maliyet kontrolü için anlamı hakkında ayrıca yazdık.

Müteahhitler bugün maliyet kontrolünü nasıl yürütüyor

Çoğu müteahhit zaten maliyet kontrolü yapıyor. Sadece bunu keşif sayfalarına, bütçe tablolarına, sipariş kayıtlarına, fatura klasörlerine ve birbiriyle uyuşmak üzere hiç tasarlanmamış muhasebe raporlarına dağılmış halde yapıyor.

Kurgu firmaya göre değişir. Küçük müteahhitler, taşeronlar ve konut geliştiricileri biraz farklı şeylere ihtiyaç duyar; muhasebesini Xero’da tutan ekipler ise sıklıkla Xero üzerine ayrı bir maliyet kontrol katmanı ekler.

Sorun nadiren emektir. Sorun, emeğin tabloyu bir araya getirmeye gitmesi, ona göre harekete geçmeye gitmemesidir. Brown & Bancroft, her projenin canlı görünümüne geçmeden önce maliyet-hakediş mutabakatlarını Excel’de tutuyor ve maliyetleri e-postayla takip ediyordu. DPTQS aynı duvara metraj tarafından çarptı ve ayda yaklaşık 150 faturayı elle maliyet kodlarına dağıtıyordu.

Bunun pratik hâlini istiyorsanız, inşaat maliyet kontrolünü nasıl kolaylaştıracağınıza dair adım adım bir rehberimiz var.

Tablo tabanlı maliyet kontrolü neden çöker

Tablolar kötü araçlar oldukları için başarısız olmaz. Onlara söylemediğiniz hiçbir şeyi bilemedikleri için başarısız olurlar.

Şantiyede bir sipariş verilir ve bütçe tablosu kıpırdamaz. Bir iş değişikliği telefonda anlaşılır ve bir sonraki incelemeye kadar kimse yazmaz. Bir formül bir satır erken biter ve £20,000 hiç ses çıkarmadan toplamdan çıkar. Bunların her biri küçüktür. Birlikte, on beşinde baktığınız rakamın birinde doğru olan rakam olmamasının nedenidir.

Kırılma noktası genellikle proje sayısı değil kişi sayısıdır. Tüm resmi aklında tutan bir kişi bir tabloyu dürüst tutabilir. Ona dokunan dört kişi tutamaz ve o noktada dosya, herkesin güvendiği şey olmaktan çıkıp herkesin etrafından dikkatle dolaştığı şeye dönüşmüştür. Tanıdık geliyorsa maliyet kontrolü için tablo alternatifimize bakın.

"The contractor would typically send over an email containing a zip file with about 150 invoices every single month. Trying to manually allocate each of those to the correct invoice in Excel, and then further allocate them to specific cost codes within the building to get a reasonable assessment of our spending by category, was an incredibly time-consuming and frustrating process."

Daha fazla bilgi edinin

Paul Treweek Quantity Surveyor & Estimator  ·  DPTQS Ltd  ·  Cornwall, United Kingdom

İyi inşaat maliyet kontrolü neye benzer

İyi maliyet kontrolü güvenilecek kadar basit, harekete geçilecek kadar ayrıntılıdır. Ölçüt şudur: yöneticinin sorusuna bir gün hazırlık ayırmadan cevap verebiliyor musunuz?

İnşaat maliyet kontrol süreci, adım adım

Bir ekip hangi araçları kullanırsa kullansın, işleyen bir süreç aynı altı adımdan geçer.

1. Bütçeyi keşiften kurun. Kabul edilen keşfi maliyet kodlarına bölün, böylece gelecekteki her sipariş ve faturanın ineceği bir satır olsun.
2. Siparişleri bütçe satırlarına karşı verin. Bir satın alma siparişi veya taşeron sözleşmesi verildiği anda, o kodda taahhüt edilen maliyete dönüşür. Çoğu tablo süreci bu adımı atlar.
3. İş değişikliklerini anlaşıldıkları anda kaydedin. Bir iş değişikliği hem taahhüdü hem beklenen nihai maliyeti değiştirir, bu yüzden ay sonunda değil onaylandığında kaydedilmelidir.
4. Faturaları siparişe karşı onaylayın. Faturalar geldikçe ve onaylandıkça taahhüt edilen maliyet gerçekleşen maliyete dönüşür. Önceden öngörülmemiş hiçbir şey ortaya çıkmamalıdır.
5. Güncellenmiş durumu inceleyin. Her kod için bütçe, taahhüt ve gerçekleşeni karşılaştırın, bunlardan çıkan beklenen nihai maliyeti ve beklenen marjı okuyun.
6. Sapan kodlarda harekete geçin. Maliyet kontrolü ancak bu adımda karşılığını verir. İlk beşi, hâlâ zaman varken bunu mümkün kılmak için vardır.

Bir ile dört arasındaki adımlar veri toplamadır. Beş ve altı kontroldür. Zorlanan ekipler genellikle her şeyi ilk dörde harcar ve son ikiye ne zamanla ne de istekle varır.

Planyard inşaat maliyet kontrolüne nasıl yardımcı olur

Planyard bütçeleri, siparişleri, iş değişikliklerini ve faturaları tek bir akışta birleştirir; böylece maliyet durumu her ay sonunda yeniden kurulmak yerine proje ilerledikçe güncellenir. Maliyet riski, faturası ödendiğinde değil sipariş verildiğinde görünür olur ve şantiye şefleri, metrajcılar ve finans üç mutabakatlı sürüm yerine aynı canlı rakamları okur.

Tüm özellik seti inşaat maliyet yönetim yazılımı sayfamızda. Karringtons geçişten hemen sonra bu düzeyde kontrole kavuştu.

"It’s ultimately a full costing solution fór construction businesses. It’s not just a part of this. It gives them the ability to control the full cost."

Paul Howarth Experienced FD/Consultant  ·  Live Management Accounts