ما هو التحكم في تكاليف البناء؟

اسأل مدير مشروع كيف يسير مشروعه وستحصل عادةً على إجابة واثقة.

اسأل كم سيكلف عند انتهائه، وستتباطأ الإجابة.

تلك الوقفة هي ما ينبغي للتحكم في تكاليف البناء أن يزيله. لا بإصدار تقرير آخر، بل بإبقاء الأرقام قريبة من الواقع بما يكفي ليكون الجواب حاضراً حين يسأل أحدهم.

ماذا يعني التحكم في تكاليف البناء

التحكم في تكاليف البناء هو ممارسة تتبع أين يذهب مال المشروع بينما العمل لا يزال جارياً، ليتمكن الفريق من التصرف حيال المشكلات بدل توثيقها لاحقاً.

يقوم الأمر على ثلاثة أرقام: الميزانية التي خططتها، والتكاليف التي التزمت بها فعلاً عبر الأوامر وعقود الباطن، والتكاليف التي وصلت بالفعل كفواتير معتمدة. ومجتمعة تعطي وضع تكلفة محدَّثاً وهامشاً متوقعاً. وهذان هما المقصود. وكل ما عداهما محاسبة في خدمتهما.

"In summary, the most important thing for the company was to have an overview and control over costs, and to be able to immediately see where a cost has been entered and verify if everything is correct."

اقرأ المزيد

Taavi Konga Head of Budgeting and Procurement / Head of Planyard Implementation  ·  Bonava  ·  Estonia

معظم التحكم في التكاليف هو في الحقيقة إعداد تقارير

وهنا الجزء غير المريح. كثير مما يُسمى تحكماً في التكاليف في هذا القطاع هو في الحقيقة إعداد تقارير تكاليف بمسمى أجمل.

التقارير تخبرك بما كلّفه المشروع. التحكم يخبرك بما سيكلّفه، مبكراً بما يكفي لتغيير الإجابة. تقرير تكاليف شهري يصل بعد ثلاثة أسابيع من الفترة التي يغطيها هو تقرير ممتاز وعديم الفائدة تقريباً كأداة تحكم.

الخط الفاصل هو التكلفة الملتزم بها. الفريق الذي يتتبع الفواتير فقط يقدّم تقارير. والفريق الذي يتتبع ما طُلب ولم يُفوتر بعد يمارس تحكماً، لأن تلك هي النسخة الوحيدة من الرقم الموجودة بينما لا يزال بالإمكان فعل شيء.

الميزانية والتكلفة الملتزم بها والتكلفة الفعلية

تُستخدم هذه الثلاثة بتساهل في الحديث وبدقة في البرمجيات، ومن هناك يبدأ معظم الالتباس.

• الميزانية هي ما كان مخططاً أن يكلفه المشروع، مفصّلاً على أكواد التكلفة.
• التكلفة الملتزم بها هي ما وافقت على إنفاقه فعلاً عبر أوامر الشراء وعقود الباطن والأعمال الإضافية المعتمدة. وهي قائمة منذ لحظة توقيع الأمر.
• التكلفة الفعلية هي ما تم إصدار فاتورة به واعتماده. وهي تصل دائماً بعد الالتزام الذي أنشأها.

الفجوة بين الثاني والثالث هي المكان الذي تضيع فيه المشاريع. معظم الفرق تستطيع إخبارك بتكلفتها الفعلية حتى القرش ولن تستطيع إخبارك بتكلفتها الملتزم بها دون بحث بعد ظهيرة كاملة.

مثال محسوب: كود تكلفة واحد

خذ حزمة أعمال ترابية بميزانية £120,000. بعد أربعة أشهر تبدو الصورة هكذا.

التكلفة الملتزم بها £96,000 زائد £11,500، أي أن £107,500 من تلك الميزانية محجوزة بالفعل. والمتبقي غير الملتزم به £12,500.

اقرأ الآن الحزمة نفسها من خلال الفواتير وحدها. ترى £64,000 مصروفة من £120,000 فتستنتج أن هناك £56,000 متاحة. ليست كذلك. الهامش الحقيقي £12,500، وعمل إضافي واحد بأي حجم يدفع الكود فوق الحد.

£56,000 من الهامش الظاهري مقابل £12,500 من الهامش الحقيقي، على كود تكلفة واحد. اضرب ذلك في أربعين كوداً وستحصل على سبب انحراف المشاريع بصمت. الأرقام توضيحية، لكن هذا النمط يعرفه كل فريق تجاري.

أين تنحرف دورة نهاية الشهر فعلياً

تقول النظرية إن التكاليف تُتتبع باستمرار. أما الواقع فهو سباق في الأسبوع الأخير من الشهر.

تصل مستخلصات مقاولي الباطن حول تاريخ التقييم. يقيّمها مساح الكميات، ويؤكد مدير المشروع ما نُفذ فعلاً في الموقع، وتلاحق المالية الفواتير التي لم تصل، ثم يعيد أحدهم بناء تقرير التكاليف من أربعة مصادر. وحين يُعتمد التقرير يكون الموقع قد تقدم أسبوعين أو ثلاثة.

ثلاثة أشخاص ينظرون إلى ذلك التقرير ويسألون أسئلة مختلفة. مدير المشروع يريد معرفة أي الحزم تنحرف. مساح الكميات يريد معرفة هل يتفق التقييم مع وضع التكلفة. والمدير يريد رقماً واحداً: هل ما زلنا نحقق الهامش الذي سعّرناه؟

يشكّل العقد هذا أيضاً. تسير الأعمال الإضافية وأحداث التعويض بشكل مختلف تحت JCT وNEC، ومعها تتغير لحظة تحوّل التكلفة إلى التزام. إن كان هذا عالمك، فقد كتبنا منفصلاً عن JCT مقابل NEC في التحكم بالتكاليف وعن ما تعنيه تغييرات JCT 2024 للتحكم في التكاليف.

كيف يدير المقاولون التحكم في التكاليف اليوم

معظم المقاولين يمارسون التحكم في التكاليف بالفعل. لكنهم يفعلون ذلك موزعاً على أوراق التقدير وجداول الميزانية وسجلات الأوامر ومجلدات الفواتير وتقارير المحاسبة التي لم تُصمم أصلاً لتتفق فيما بينها.

يختلف الإعداد باختلاف الشركة. يحتاج المقاولون الصغار ومقاولو الباطن ومطوّرو الإسكان كل منهم إلى شيء مختلف قليلاً، والفرق التي تمسك حساباتها في Xero تضيف غالباً طبقة تحكم في التكاليف فوق Xero.

نادراً ما تكون المشكلة في الجهد. المشكلة أن الجهد يذهب إلى تجميع الصورة بدل التصرف بناءً عليها. كانت Brown & Bancroft تدير مطابقات التكلفة والإيراد على Excel وتتبع التكاليف عبر البريد قبل أن تنتقل إلى عرض حي لكل مشروع. واصطدمت DPTQS بالجدار نفسه من جهة المساحة الكمية، إذ كانت توزع نحو 150 فاتورة شهرياً يدوياً على أكواد التكلفة.

إن أردت النسخة العملية من هذا، لدينا دليل خطوة بخطوة حول كيف تجعل التحكم في تكاليف البناء سهلاً.

لماذا ينهار التحكم في التكاليف المعتمد على الجداول

لا تفشل الجداول لأنها أدوات سيئة. تفشل لأنها لا تستطيع معرفة أي شيء لم تخبرها به.

يصدر أمر في الموقع ولا يتحرك جدول الميزانية. يُتفق على عمل إضافي في مكالمة ولا يدوّنه أحد حتى المراجعة التالية. تتوقف معادلة قبل سطر واحد فتخرج £20,000 من الإجمالي بلا صوت. كل واحدة منها صغيرة. ومجتمعة هي السبب في أن الرقم الذي تنظر إليه في الخامس عشر ليس الرقم الذي كان صحيحاً في الأول.

نقطة الانكسار عادةً عدد الأشخاص لا عدد المشاريع. شخص واحد يحمل الصورة كاملة يستطيع إبقاء الجدول صادقاً. أربعة أشخاص يعبثون به لا يستطيعون، وعندها يصبح الملف الشيء الذي يحذر منه الجميع لا الشيء الذي يثق به الجميع. إن بدا هذا مألوفاً، فاطّلع على بديل الجداول للتحكم في التكاليف.

"The contractor would typically send over an email containing a zip file with about 150 invoices every single month. Trying to manually allocate each of those to the correct invoice in Excel, and then further allocate them to specific cost codes within the building to get a reasonable assessment of our spending by category, was an incredibly time-consuming and frustrating process."

اقرأ المزيد

Paul Treweek Quantity Surveyor & Estimator  ·  DPTQS Ltd  ·  Cornwall, United Kingdom

كيف يبدو التحكم الجيد في تكاليف البناء

التحكم الجيد في التكاليف بسيط بما يكفي للثقة به ومفصّل بما يكفي للتصرف بناءً عليه. والاختبار هو: هل تستطيع الإجابة عن سؤال المدير دون حجز يوم للتحضير؟

عملية التحكم في تكاليف البناء خطوة بخطوة

أياً كانت الأدوات التي يستخدمها الفريق، فإن أي عملية ناجحة تمر بالخطوات الست نفسها.

1. ابنِ الميزانية من التقدير. فصّل التقدير المعتمد على أكواد التكلفة، ليكون لكل أمر وفاتورة مستقبلية سطر ينزل عليه.
2. أصدِر الأوامر مقابل بنود الميزانية. لحظة إصدار أمر شراء أو عقد باطن يصبح تكلفة ملتزماً بها على ذلك الكود. وهذه هي الخطوة التي تتخطاها معظم عمليات الجداول.
3. سجّل الأعمال الإضافية فور الاتفاق عليها. يغيّر العمل الإضافي كلاً من الالتزام والتكلفة النهائية المتوقعة، لذا يجب تسجيله عند اعتماده لا في نهاية الشهر.
4. اعتمد الفواتير مقابل الأمر. مع وصول الفواتير واعتمادها تتحول التكلفة الملتزم بها إلى تكلفة فعلية. ولا ينبغي أن يظهر شيء لم يكن متوقعاً أصلاً.
5. راجع الوضع المحدَّث. لكل كود، قارن الميزانية والملتزم به والفعلي، ثم اقرأ التكلفة النهائية المتوقعة والهامش المتوقع الناتجين عنها.
6. تصرّف مع الأكواد المنحرفة. لا يؤتي التحكم في التكاليف ثماره إلا في هذه الخطوة. والخمس الأولى موجودة لتجعل هذه ممكنة بينما لا يزال هناك وقت.

الخطوات من واحد إلى أربعة هي جمع بيانات. والخامسة والسادسة هما التحكم. والفرق المتعثرة تنفق كل شيء على الأربع الأولى وتصل إلى الأخيرتين بلا وقت وبلا رغبة.

كيف يساعد بلانيارد في التحكم بتكاليف البناء

يربط بلانيارد الميزانيات والأوامر والأعمال الإضافية والفواتير في مسار عمل واحد، فيتحدث وضع التكلفة مع تقدم المشروع بدل إعادة بنائه في نهاية كل شهر. تظهر مخاطر التكلفة عند إصدار الأمر لا عند تسوية فاتورته، ويقرأ مديرو المشاريع ومساحو الكميات والمالية الأرقام الحية نفسها بدل ثلاث نسخ مطابَقة.

مجموعة المزايا الكاملة على صفحة برنامج إدارة تكاليف البناء لدينا. حصلت Karringtons على ذلك المستوى من التحكم فور الانتقال تقريباً.

"It’s ultimately a full costing solution fór construction businesses. It’s not just a part of this. It gives them the ability to control the full cost."

Paul Howarth Experienced FD/Consultant  ·  Live Management Accounts