Guia de configuração para profissionais ocupados que desejam começar rapidamente à medida que o próximo projeto começa (Normalmente leva de 15 a 20 minutos)
Este guia é para o campeão do Planyard—normalmente um gestor ou líder de projeto—que deseja configurar rapidamente um fluxo de trabalho padronizado e eliminar folhas de cálculo. Siga estes oito passos para configurar a sua conta e começar a gerir o controlo de custos em tempo real.
1. Inicie sessão na sua conta
Se não tiver uma, comece o seu teste gratuito de 14 dias aqui.
2. Preencha o perfil da sua empresa
O nome da sua empresa, código de registo e logótipo aparecerão em todos os documentos (POs, aplicações, etc.).
- Clique em Empresa → Configurações
- Preencha os campos
3. Convide a sua equipa
Adicione gestores de projeto, QSs, engenheiros de obra, pessoal financeiro ou até mesmo o cliente para que ele possa acompanhar o projeto em tempo real.
- Clique em Empresa → Gestão de Utilizadores
- Clique em Adicionar Novo Utilizador
- Insira o email deles, escolha as permissões e clique em Criar
O Planyard enviará por email os detalhes de acesso à conta e guias de configuração rápida.
4. Decida a visibilidade do projeto
Defina se os utilizadores podem aceder aos dados de custo de itens de projeto uns dos outros. A visibilidade compartilhada melhora a estimativa e o benchmarking de mercado.
- Selecione o direito do utilizador: Ver projetos, seja Todos ou Próprios & Compartilhados
“Compartilhar esta informação permite que os membros da equipa verifiquem rapidamente os custos dos itens do orçamento nos projetos dos colegas para estimativa de custos ou para entender melhor os preços de mercado ao negociar com subcontratados. É especialmente útil se usar os mesmos códigos de custo para todos os projetos, permitindo que os utilizadores imprimam com um clique as divisões de custos dos itens em todos os projetos do portfólio—ativos e históricos.”
5. Carregue o seu primeiro projeto
Vá para Projetos → Criar Projeto.
Pode carregar a folha de cálculo do orçamento inicial do projeto usando guias de vídeo curtos. Pode usar qualquer nome de item de orçamento e códigos de custo, preenchendo-os adequadamente no ficheiro de importação:
- Projeto simples: vídeo de 2 minutos para carregar a folha de cálculo do orçamento ou descarregue um modelo de exemplo
- Projeto complexo com subcategorias de orçamento de vários níveis: vídeo de 3 minutos para carregar a folha de cálculo do orçamento ou descarregue um modelo de exemplo
- Ou converta uma proposta vencedora diretamente no módulo de Vendas num projeto ativo
Recomendamos que um gestor carregue todos os projetos iniciais para garantir consistência. Pode então atribuir o proprietário do projeto em Configurações do Projeto para que todos os projetos sejam preparados de forma semelhante.
6. Bloqueie as estimativas de orçamento para responsabilidade
Impeça QSs e PMs de editar estimativas originais para que possa sempre retroceder:
“Restringir edições às estimativas de orçamento aumenta a responsabilidade e permite retroceder o que foi estimado vs. o que realmente aconteceu.”
- Vá para Empresa → Gestão de Utilizadores
- Defina a permissão “Editar Estimativas e Orçamentos Alvo” para Não
7. Ligue as faturas de subcontratados/fornecedores à medida que as recebe
Melhor forma de ligar faturas a pagar:
- Importação automática do seu email AP (recomendado)
- Complemento do Outlook: Como descarregar & tutorial
- Complemento do Gmail do Planyard: Descarregar & tutorial
- Aplicação Planyard: iPhone & Android
8. Automatize o processamento de faturas para contabilidade
Evite a entrada manual integrando com o seu software de contabilidade:
- Conecte-se ao Xero, QuickBooks, Sage ou MYOB
- Ou deixe o Planyard encaminhar automaticamente as faturas aprovadas para o email do seu contabilista
9. Funções de apoio para os seus projetos
Pode compartilhar o acesso ao seu projeto Planyard com partes interessadas, como o cliente (apenas visualização), engenheiros de obra e encarregados (para registar ordens de alteração, emitir ordens de compra, etc.).
Para fazer isso:
Projeto → Configurações → Compartilhar projeto → Selecione o membro da equipa e atribua os direitos de utilizador apropriados.
10. Modelo de Termos de Ordem de Compra Personalizado (Recomendado)
Esta configuração permite definir um modelo de termos de ordem de compra que a sua equipa pode personalizar antes de enviar POs para fornecedores. É útil para lembrar os fornecedores sobre:
- Termos de pagamento
- Onde enviar a fatura
- Incluir o número da Ordem de Compra como referência
Isso garante que todas as ordens de compra da sua empresa sigam um formato consistente e profissional.
Vá para:
Empresa → Configurações → Termos de Ordem de Compra Personalizados
11. Enviar emails para fornecedores a partir do seu endereço de email de trabalho (Recomendado)
Esta configuração permite que o Planyard envie emails usando o domínio de email de trabalho da sua empresa. É especialmente útil ao enviar ordens de compra, RFQs e aplicações de pagamento para subcontratados ou fornecedores—ajudando a evitar filtros de spam e melhorando a confiança.
Vá para:
Empresa → Configurações → Identidades de Email
Basta copiar os detalhes de configuração e enviá-los para o seu suporte de TI. Eles só precisam fazer uma pequena atualização no seu fornecedor de serviços de email.
Configuração avançada (opcional) – support@planyard.com
- Fluxos de aprovação de faturas
- Fluxos de aprovação de PO
- Comparações de propostas de subcontratados