Guide d’installation pour les professionnels occupés qui souhaitent démarrer rapidement dès le début de leur prochain projet (Prend généralement 15 à 20 minutes)
Ce guide est destiné au champion de Planyard—généralement un gestionnaire ou un chef de projet—qui souhaite rapidement mettre en place un flux de travail standardisé et éliminer les feuilles de calcul. Suivez ces huit étapes pour configurer votre compte et commencer à gérer les coûts en temps réel.
1. Connectez-vous à votre compte
Si vous n’en avez pas, commencez votre essai gratuit de 14 jours ici.
2. Remplissez le profil de votre entreprise
Le nom de votre entreprise, le code d’enregistrement et le logo apparaîtront sur tous les documents (bons de commande, demandes, etc.).
- Cliquez sur Entreprise → Paramètres
- Remplissez les champs
3. Invitez votre équipe
Ajoutez des chefs de projet, économistes de la construction, ingénieurs de chantier, personnel financier, ou même le client pour lui permettre de suivre le projet en temps réel.
- Cliquez sur Entreprise → Gestion des utilisateurs
- Cliquez sur Ajouter un nouvel utilisateur
- Entrez leur email, choisissez les permissions, et cliquez sur Créer
Planyard leur enverra par email les détails d’accès au compte et des guides de configuration rapide.
4. Décidez de la visibilité du projet
Définissez si les utilisateurs peuvent accéder aux données de coût des éléments de projet des autres. La visibilité partagée améliore l’estimation et l’analyse comparative du marché.
- Sélectionnez le droit de l’utilisateur : Voir les projets, soit Tout le monde ou Propre & Partagé
« Partager ces informations permet aux membres de l’équipe de vérifier rapidement les coûts des éléments budgétaires dans les projets de collègues pour l’estimation des coûts ou pour mieux comprendre les prix du marché lors de la négociation avec les sous-traitants. C’est particulièrement utile si vous utilisez les mêmes codes de coût pour tous les projets, permettant aux utilisateurs d’imprimer en un clic les détails des coûts des éléments à travers tous les projets du portefeuille—actifs et historiques. »
5. Téléchargez votre premier projet
Allez dans Projets → Créer un projet.
Vous pouvez télécharger la feuille de calcul du budget de départ du projet en utilisant des guides vidéo courts. Vous pouvez utiliser n’importe quel nom d’élément budgétaire et code de coût, remplissez-les en conséquence sur le fichier d’importation :
- Projet simple : vidéo de 2 minutes pour télécharger la feuille de calcul du budget ou téléchargez un modèle d’exemple
- Projet complexe avec sous-catégories budgétaires à plusieurs niveaux : vidéo de 3 minutes pour télécharger la feuille de calcul du budget ou téléchargez un modèle d’exemple
- Ou convertissez un devis gagnant directement dans le module Ventes en un projet en direct
Nous recommandons qu’un seul gestionnaire télécharge tous les projets initiaux pour assurer la cohérence. Vous pouvez ensuite attribuer le propriétaire du projet dans Paramètres du projet afin que tous les projets soient préparés de manière similaire.
6. Verrouillez les estimations budgétaires pour la responsabilité
Empêchez les économistes de la construction et les chefs de projet de modifier les estimations originales afin que vous puissiez toujours revenir en arrière :
« Restreindre les modifications des estimations budgétaires augmente la responsabilité et permet de revenir en arrière sur ce qui a été estimé par rapport à ce qui s’est réellement passé. »
- Allez dans Entreprise → Gestion des utilisateurs
- Définissez l’autorisation « Modifier les estimations et les budgets cibles » sur Non
7. Liez les factures des sous-traitants/fournisseurs à mesure que vous les recevez
Meilleure façon de lier les factures des comptes fournisseurs :
- Importation automatique depuis votre email AP (recommandé)
- Module complémentaire Outlook : Comment télécharger & tutoriel
- Module complémentaire Gmail Planyard : Télécharger & tutoriel
- Application Planyard : iPhone & Android
8. Automatisez le traitement des factures vers la comptabilité
Évitez la saisie manuelle en intégrant avec votre logiciel de comptabilité :
- Connectez-vous à Xero, QuickBooks, Sage, ou MYOB
- Ou laissez Planyard transférer automatiquement les factures approuvées à l’email de votre comptable
9. Rôles de soutien pour vos projets
Vous pouvez partager l’accès à votre projet Planyard avec des parties prenantes telles que le client (en lecture seule), les ingénieurs de chantier et les chefs d’équipe (pour enregistrer les ordres de changement, émettre des bons de commande, etc.).
Pour ce faire :
Projet → Paramètres → Partager le projet → Sélectionnez le membre de l’équipe et attribuez les droits d’utilisateur appropriés.
10. Modèle de conditions de bon de commande personnalisé (Recommandé)
Cette configuration vous permet de définir un modèle de conditions de bon de commande que votre équipe peut personnaliser avant d’envoyer des bons de commande aux fournisseurs. C’est utile pour rappeler aux fournisseurs :
- Les conditions de paiement
- Où envoyer la facture
- Inclure le numéro de bon de commande comme référence
Cela garantit que tous les bons de commande de votre entreprise suivent un format cohérent et professionnel.
Allez dans :
Entreprise → Paramètres → Conditions de bon de commande personnalisées
11. Envoyer des emails aux fournisseurs depuis votre adresse email professionnelle (Recommandé)
Cette configuration permet à Planyard d’envoyer des emails en utilisant le domaine email professionnel de votre entreprise. C’est particulièrement utile lors de l’envoi de bons de commande, de demandes de devis et de demandes de paiement aux sous-traitants ou fournisseurs—aidant à éviter les filtres anti-spam et à améliorer la confiance.
Allez dans :
Entreprise → Paramètres → Identités email
Copiez simplement les détails de configuration et envoyez-les à votre support informatique. Ils n’ont besoin que de faire une petite mise à jour dans votre fournisseur de service email.
Configuration avancée (optionnelle) – support@planyard.com
- Flux de travail d’approbation des factures
- Flux de travail d’approbation des bons de commande
- Comparaisons d’offres de sous-traitants