Guía de configuración para profesionales ocupados que desean comenzar rápidamente al iniciar su próximo proyecto (Generalmente toma de 15 a 20 minutos)
Esta guía es para el campeón de Planyard, típicamente un gerente o líder de proyecto, que desea configurar rápidamente un flujo de trabajo estandarizado y eliminar las hojas de cálculo. Siga estos ocho pasos para configurar su cuenta y comenzar a gestionar el control de costos en tiempo real.
1. Inicie sesión en su cuenta
Si no tiene una, comience su prueba gratuita de 14 días aquí.
2. Complete el perfil de su empresa
El nombre de su empresa, el código de registro y el logotipo aparecerán en todos los documentos (órdenes de compra, aplicaciones, etc.).
- Haga clic en Empresa → Configuración
- Complete los campos
3. Invite a su equipo
Agregue gerentes de proyecto, QSs, ingenieros de sitio, personal de finanzas o incluso al cliente para permitirle seguir el proyecto en tiempo real.
- Haga clic en Empresa → Gestión de Usuarios
- Haga clic en Agregar Nuevo Usuario
- Ingrese su correo electrónico, elija permisos y haga clic en Crear
Planyard les enviará un correo electrónico con los detalles de acceso a la cuenta y guías de configuración rápida.
4. Decida la visibilidad del proyecto
Establezca si los usuarios pueden acceder a los datos de costos de los ítems del proyecto de otros. La visibilidad compartida mejora la estimación y la evaluación comparativa del mercado.
- Seleccione el derecho de usuario: Ver proyectos, ya sea Todos o Propios y Compartidos
“Compartir esta información permite a los miembros del equipo verificar rápidamente los costos de los ítems del presupuesto en los proyectos de los colegas para estimar costos o comprender mejor los precios del mercado al negociar con subcontratistas. Es especialmente útil si utiliza los mismos códigos de costo para todos los proyectos, permitiendo a los usuarios imprimir con un clic los desgloses de costos de ítems en todos los proyectos del portafolio, activos e históricos.”
5. Suba su primer proyecto
Vaya a Proyectos → Crear Proyecto.
Puede subir la hoja de cálculo del presupuesto inicial del proyecto utilizando guías en video cortas. Puede usar cualquier nombre de ítem de presupuesto y códigos de costo, complételos en el archivo de importación:
- Proyecto simple: Video de 2 minutos para subir la hoja de cálculo del presupuesto o descargue una plantilla de ejemplo
- Proyecto complejo con subcategorías de presupuesto de varios niveles: Video de 3 minutos para subir la hoja de cálculo del presupuesto o descargue una plantilla de ejemplo
- O convierta una cotización ganadora directamente en el módulo de Ventas en un proyecto en vivo
Recomendamos que un gerente suba todos los proyectos iniciales para asegurar la consistencia. Luego puede asignar el propietario del proyecto en Configuración del Proyecto para que todos los proyectos estén preparados de manera similar.
6. Bloquee las estimaciones de presupuesto para la responsabilidad
Evite que los QSs y PMs editen las estimaciones originales para que siempre pueda retroceder:
“Restringir las ediciones a las estimaciones de presupuesto aumenta la responsabilidad y permite retroceder lo que se estimó vs. lo que realmente sucedió.”
- Vaya a Empresa → Gestión de Usuarios
- Establezca el permiso «Editar Estimaciones y Presupuestos Objetivo» en No
7. Vincule las facturas de subcontratistas/proveedores a medida que las reciba
La mejor manera de vincular las facturas de cuentas por pagar:
- Importación automática desde su correo electrónico de cuentas por pagar (recomendado)
- Complemento de Outlook: Cómo descargar y tutorial
- Complemento de Gmail de Planyard: Descargar y tutorial
- Aplicación de Planyard: iPhone y Android
8. Automatice el procesamiento de facturas a contabilidad
Evite la entrada manual integrándolo con su software de contabilidad:
- Conéctese a Xero, QuickBooks, Sage o MYOB
- O deje que Planyard reenvíe automáticamente las facturas aprobadas al correo electrónico de su contador
9. Roles de apoyo para sus proyectos
Puede compartir el acceso a su proyecto de Planyard con partes interesadas como el cliente (solo vista), ingenieros de sitio y capataces (para registrar órdenes de cambio, generar órdenes de compra, etc.).
Para hacer esto:
Proyecto → Configuración → Compartir proyecto → Seleccione el miembro del equipo y asigne los derechos de usuario apropiados.
10. Plantilla de Términos de Orden de Compra Personalizada (Recomendado)
Esta configuración le permite definir una plantilla de términos de orden de compra que su equipo puede personalizar antes de enviar órdenes de compra a los proveedores. Es útil para recordar a los proveedores sobre:
- Términos de pago
- Dónde enviar la factura
- Incluir el número de Orden de Compra como referencia
Esto asegura que todas las órdenes de compra de su empresa sigan un formato consistente y profesional.
Vaya a:
Empresa → Configuración → Términos de Orden de Compra Personalizados
11. Envío de correos electrónicos a proveedores desde su dirección de correo electrónico de trabajo (Recomendado)
Esta configuración permite que Planyard envíe correos electrónicos utilizando el dominio de correo electrónico de trabajo de su empresa. Es especialmente útil al enviar órdenes de compra, solicitudes de cotización y aplicaciones de pago a subcontratistas o proveedores, ayudando a evitar filtros de spam y mejorando la confianza.
Vaya a:
Empresa → Configuración → Identidades de Correo Electrónico
Simplemente copie los detalles de configuración y envíelos a su soporte de TI. Solo necesitan hacer una pequeña actualización en su proveedor de servicios de correo electrónico.
Configuración avanzada (opcional) – support@planyard.com
- Flujos de trabajo de aprobación de facturas
- Flujos de trabajo de aprobación de órdenes de compra
- Comparaciones de ofertas de subcontratistas