دليل الإعداد للمحترفين المشغولين الذين يرغبون في البدء بسرعة مع بداية مشروعهم التالي (عادةً ما يستغرق 15-20 دقيقة)
هذا الدليل مخصص لبطلي Planyard – عادةً ما يكون مديرًا أو قائد مشروع – الذي يرغب في إعداد سير عمل موحد بسرعة والقضاء على جداول البيانات. اتبع هذه الخطوات الثمانية لإعداد حسابك وبدء تشغيل التحكم في التكلفة في الوقت الفعلي.
1. تسجيل الدخول إلى حسابك
إذا لم يكن لديك حساب، ابدأ تجربتك المجانية لمدة 14 يومًا هنا.
2. املأ ملف تعريف شركتك
سيظهر اسم شركتك ورمز التسجيل والشعار على جميع المستندات (أوامر الشراء، التطبيقات، إلخ.).
- انقر على الشركة → الإعدادات
- املأ الحقول
3. دعوة فريقك
أضف مديري المشاريع، ومساحي الكميات، ومهندسي الموقع، وموظفي المالية، أو حتى العميل للسماح له بتتبع المشروع في الوقت الفعلي.
- انقر على الشركة → إدارة المستخدمين
- انقر على إضافة مستخدم جديد
- أدخل بريدهم الإلكتروني، اختر الأذونات، وانقر على إنشاء
سيقوم Planyard بإرسال تفاصيل الوصول إلى الحساب وأدلة الإعداد السريع لهم عبر البريد الإلكتروني.
4. تحديد رؤية المشروع
حدد ما إذا كان يمكن للمستخدمين الوصول إلى بيانات تكلفة عناصر المشروع لبعضهم البعض. تحسين الرؤية المشتركة التقدير ومعايير السوق.
- اختر حق المستخدم: عرض المشاريع، إما الجميع أو الخاصة والمشتركة
“مشاركة هذه المعلومات تتيح لأعضاء الفريق التحقق بسرعة من تكاليف عناصر الميزانية في مشاريع الزملاء لأغراض التقدير أو لفهم أفضل لأسعار السوق عند التفاوض مع المقاولين الفرعيين. يكون ذلك مفيدًا بشكل خاص إذا كنت تستخدم نفس رموز التكلفة لجميع المشاريع، مما يسمح للمستخدمين بطباعة تفصيل تكاليف العناصر بنقرة واحدة عبر جميع مشاريع المحفظة – النشطة والتاريخية.”
5. تحميل مشروعك الأول
انتقل إلى المشاريع → إنشاء مشروع.
يمكنك تحميل جدول ميزانية المشروع الابتدائي باستخدام أدلة الفيديو القصيرة. يمكنك استخدام أي أسماء عناصر ميزانية ورموز تكلفة، واملأها وفقًا لذلك في ملف الاستيراد:
- مشروع بسيط: فيديو لمدة دقيقتين لتحميل جدول الميزانية أو تنزيل نموذج عينة
- مشروع معقد مع فئات فرعية متعددة المستويات للميزانية: فيديو لمدة 3 دقائق لتحميل جدول الميزانية أو تنزيل نموذج عينة
- أو تحويل عرض السعر الفائز مباشرة في وحدة المبيعات إلى مشروع حي
نوصي بأن يقوم مدير واحد بتحميل جميع المشاريع الأولية لضمان الاتساق. يمكنك بعد ذلك تعيين مالك المشروع في إعدادات المشروع بحيث يتم إعداد جميع المشاريع بشكل مشابه.
6. قفل تقديرات الميزانية للمساءلة
منع مساحي الكميات ومديري المشاريع من تعديل التقديرات الأصلية حتى تتمكن دائمًا من التراجع:
“تقييد التعديلات على تقديرات الميزانية يزيد من المساءلة ويسمح بالتراجع عما تم تقديره مقابل ما حدث بالفعل.”
- انتقل إلى الشركة → إدارة المستخدمين
- اضبط إذن “تحرير التقديرات والميزانيات المستهدفة” على لا
7. ربط فواتير المقاولين/البائعين عند استلامها
أفضل طريقة لربط فواتير الحسابات الدائنة:
- الاستيراد التلقائي من بريدك الإلكتروني للحسابات الدائنة (موصى به)
- إضافة Outlook: كيفية التنزيل & دليل
- إضافة Planyard لـ Gmail: تنزيل & دليل
- تطبيق Planyard: iPhone & Android
8. أتمتة معالجة الفواتير إلى المحاسبة
تجنب الإدخال اليدوي عن طريق دمجه مع برنامج المحاسبة الخاص بك:
- اتصل بـ Xero، QuickBooks، Sage، أو MYOB
- أو دع Planyard يقوم تلقائيًا بإعادة توجيه الفواتير المعتمدة إلى بريد المحاسب الإلكتروني
9. الأدوار الداعمة لمشاريعك
يمكنك مشاركة الوصول إلى مشروع Planyard الخاص بك مع أصحاب المصلحة مثل العميل (عرض فقط)، مهندسي الموقع، والمراقبين (لتسجيل أوامر التغيير، رفع أوامر الشراء، إلخ.).
للقيام بذلك:
المشروع → الإعدادات → مشاركة المشروع → اختر عضو الفريق وقم بتعيين الحقوق المناسبة للمستخدم.
10. قالب شروط أوامر الشراء المخصص (موصى به)
يتيح لك هذا التكوين تحديد قالب شروط أوامر الشراء الذي يمكن لفريقك تخصيصه قبل إرسال أوامر الشراء إلى البائعين. إنه مفيد لتذكير الموردين بـ:
- شروط الدفع
- أين ترسل الفاتورة
- تضمين رقم أمر الشراء كمرجع
يضمن ذلك أن جميع أوامر الشراء من شركتك تتبع تنسيقًا متسقًا واحترافيًا.
انتقل إلى:
الشركة → الإعدادات → شروط أوامر الشراء المخصصة
11. إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى البائعين من عنوان بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل (موصى به)
يتيح لك هذا الإعداد إرسال رسائل البريد الإلكتروني باستخدام نطاق البريد الإلكتروني الخاص بشركتك. يكون ذلك مفيدًا بشكل خاص عند إرسال أوامر الشراء، طلبات العروض، وتطبيقات الدفع إلى المقاولين الفرعيين أو البائعين – مما يساعد على تجنب فلاتر البريد العشوائي وتحسين الثقة.
انتقل إلى:
الشركة → الإعدادات → هويات البريد الإلكتروني
فقط انسخ تفاصيل التكوين وأرسلها إلى دعم تكنولوجيا المعلومات الخاص بك. يحتاجون فقط إلى إجراء تحديث صغير في مزود خدمة البريد الإلكتروني الخاص بك.
إعداد متقدم (اختياري) – support@planyard.com
- سير عمل الموافقة على الفواتير
- سير عمل الموافقة على أوامر الشراء
- مقارنات عروض الأسعار للمقاولين الفرعيين