Planyard Ultimate – 11-vaiheinen aloitusopas

Sisällysluettelo
1. Kirjaudu tilillesi
2. Täytä yrityksesi profiili
3. Kutsu tiimisi
4. Päätä projektin näkyvyys
5. Lataa ensimmäinen projektisi
6. Lukitse budjettiarviot vastuullisuuden takaamiseksi
7. Linkitä alihankkijan/toimittajan laskut niiden vastaanottamisen yhteydessä
8. Automaattinen laskujen käsittely kirjanpitoon
9. Tukiroolit projekteillesi
10. Mukautettu ostotilausten ehtojen malli (suositeltu)
11. Sähköpostien lähettäminen toimittajille työpaikan sähköpostiosoitteesta (suositeltu)
Edistynyt asennus (valinnainen) – support@planyard.com

Aloitusopas kiireisille ammattilaisille, jotka haluavat nopeasti päästä alkuun seuraavan projektinsa alkaessa (Kestää yleensä 15–20 minuuttia)
Tämä opas on tarkoitettu Planyard-mestarille—tyypillisesti johtajalle tai projektipäällikölle—joka haluaa nopeasti luoda standardoidun työnkulun ja poistaa taulukkolaskentataulukot käytöstä. Noudata näitä kahdeksaa vaihetta tilisi asettamiseksi ja reaaliaikaisen kustannusten hallinnan aloittamiseksi.

1. Kirjaudu tilillesi

Jos sinulla ei ole tiliä, aloita 14 päivän ilmainen kokeilu tästä.

2. Täytä yrityksesi profiili

Yrityksesi nimi, rekisteröintikoodi ja logo näkyvät kaikissa asiakirjoissa (tilaukset, hakemukset jne.).

3. Kutsu tiimisi

Lisää projektipäälliköt, kustannuslaskijat, työmaainsinöörit, taloushenkilöstö tai jopa asiakas, jotta hän voi seurata projektia reaaliajassa.

  • Napsauta Yritys → Käyttäjien hallinta
  • Napsauta Lisää uusi käyttäjä
  • Syötä heidän sähköpostinsa, valitse käyttöoikeudet ja napsauta Luo
    Planyard lähettää heille sähköpostitse tilin käyttöoikeustiedot ja pikaoppaat.

4. Päätä projektin näkyvyys

Määritä, voivatko käyttäjät käyttää toistensa projektikustannustietoja. Jaettu näkyvyys parantaa arviointia ja markkinavertailua.

  • Valitse käyttäjäoikeus: Näytä projektit, joko Kaikkien tai Omat & Jaetut

“Tämän tiedon jakaminen antaa tiimin jäsenille mahdollisuuden nopeasti tarkistaa budjettikohteiden kustannukset kollegoiden projekteissa kustannusarviointia varten tai ymmärtää markkinahintoja paremmin alihankkijoiden kanssa neuvoteltaessa. Se on erityisen hyödyllistä, jos käytät samoja kustannuskoodeja kaikissa projekteissa, jolloin käyttäjät voivat yhdellä napsautuksella tulostaa kohteiden kustannuserittelyt kaikista projektisalkun projekteista—aktiivisista ja historiallisista.”

5. Lataa ensimmäinen projektisi

Siirry kohtaan Projektit → Luo projekti.
Voit ladata aloitusprojektin budjettitaulukon lyhyiden video-oppaiden avulla. Voit käyttää mitä tahansa budjettikohteiden nimiä ja kustannuskoodeja, täytä ne vastaavasti tuontitiedostoon:

Suosittelemme, että yksi johtaja lataa kaikki alkuperäiset projektit johdonmukaisuuden varmistamiseksi. Voit sitten määrittää projektin omistajan Projektiasetuksissa, jotta kaikki projektit valmistellaan samalla tavalla.

6. Lukitse budjettiarviot vastuullisuuden takaamiseksi

Estä kustannuslaskijoita ja projektipäälliköitä muokkaamasta alkuperäisiä arvioita, jotta voit aina palata taaksepäin:

“Budjettiarvioiden muokkausten rajoittaminen lisää vastuullisuutta ja mahdollistaa sen, että voidaan palata takaisin siihen, mitä arvioitiin vs. mitä todella tapahtui.”

7. Linkitä alihankkijan/toimittajan laskut niiden vastaanottamisen yhteydessä

Paras tapa linkittää ostovelkalaskut:

8. Automaattinen laskujen käsittely kirjanpitoon

Vältä manuaalista syöttämistä integroimalla se kirjanpito-ohjelmistoosi:

9. Tukiroolit projekteillesi

Voit jakaa pääsyn Planyard-projektiisi sidosryhmille, kuten asiakkaalle (vain katselu), työmaainsinööreille ja työnjohtajille (muutostöiden rekisteröinti, ostotilausten tekeminen jne.).

Voit tehdä tämän:
Projekti → Asetukset → Jaa projekti → Valitse tiimin jäsen ja määritä sopivat käyttöoikeudet.

10. Mukautettu ostotilausten ehtojen malli (suositeltu)

Tämä asetus antaa sinun määritellä ostotilausten ehtojen mallin, jota tiimisi voi mukauttaa ennen tilausten lähettämistä toimittajille. Se on hyödyllinen muistuttamaan toimittajia:

  • Maksuehdot
  • Minne lähettää lasku
  • Ostotilauksen numeron sisällyttäminen viitteeksi

Tämä varmistaa, että kaikki yrityksesi ostotilaukset noudattavat johdonmukaista ja ammattimaista muotoa.

Siirry kohtaan:
Yritys → Asetukset → Mukautetut ostotilausten ehdot

11. Sähköpostien lähettäminen toimittajille työpaikan sähköpostiosoitteesta (suositeltu)

Tämä asetus mahdollistaa Planyardin lähettämään sähköposteja yrityksesi työpaikan sähköpostidomainista. Se on erityisen hyödyllinen ostotilauksia, tarjouspyyntöjä ja maksuhakemuksia lähetettäessä alihankkijoille tai toimittajille—auttaa välttämään roskapostisuodattimia ja parantaa luottamusta.

Siirry kohtaan:
Yritys → Asetukset → Sähköpostitunnukset

Kopioi vain määritystiedot ja lähetä ne IT-tuelle. Heidän tarvitsee vain tehdä pieni päivitys sähköpostipalveluntarjoajallesi.

Edistynyt asennus (valinnainen) – support@planyard.com

  • Laskujen hyväksymisprosessit
  • Ostotilausten hyväksymisprosessit
  • Alihankkijoiden tarjousvertailut