Yoğun profesyoneller için hızlı başlangıç kılavuzu (Genellikle 15-20 dakika sürer)
Bu kılavuz, standart bir iş akışı kurmak ve elektronik tabloları ortadan kaldırmak isteyen Planyard şampiyonu—genellikle bir yönetici veya proje lideri—içindir. Hesabınızı kurmak ve gerçek zamanlı maliyet kontrolü yapmaya başlamak için bu sekiz adımı izleyin.
1. Hesabınıza giriş yapın
Henüz bir hesabınız yoksa, 14 günlük ücretsiz deneme sürümüne buradan başlayın.
2. Şirket profilinizi doldurun
Şirket adınız, kayıt kodunuz ve logonuz tüm belgelerde (siparişler, başvurular vb.) görünecektir.
- Şirket → Ayarlar seçeneğine tıklayın
- Alanları doldurun
3. Ekibinizi davet edin
Proje yöneticilerini, QS’leri, saha mühendislerini, finans personelini veya projeyi gerçek zamanlı izlemek isteyen müşteriyi ekleyin.
- Şirket → Kullanıcı Yönetimi seçeneğine tıklayın
- Yeni Kullanıcı Ekle seçeneğine tıklayın
- E-posta adreslerini girin, izinleri seçin ve Oluştur seçeneğine tıklayın
Planyard, hesap erişim bilgilerini ve hızlı kurulum kılavuzlarını e-posta ile gönderecektir.
4. Proje görünürlüğüne karar verin
Kullanıcıların birbirlerinin proje maliyet verilerine erişip erişemeyeceğini ayarlayın. Paylaşılan görünürlük, tahmin yapmayı ve piyasa karşılaştırmasını geliştirir.
- Kullanıcı hakkını seçin: Projeleri Görüntüle, ya Herkesin ya da Kendi & Paylaşılan
“Bu bilgiyi paylaşmak, ekip üyelerinin meslektaşlarının projelerindeki bütçe kalem maliyetlerini hızlıca kontrol etmelerine veya taşeronlarla pazarlık yaparken piyasa fiyatlarını daha iyi anlamalarına olanak tanır. Özellikle tüm projeler için aynı maliyet kodlarını kullanıyorsanız, kullanıcıların tüm portföy projeleri—aktif ve geçmiş—için tek tıklamayla kalem maliyet dökümleri yazdırmalarını sağlar.”
5. İlk projenizi yükleyin
Projeler → Proje Oluştur seçeneğine gidin.
Kısa video kılavuzları kullanarak başlangıç proje bütçe elektronik tablosunu yükleyebilirsiniz. Herhangi bir bütçe kalem adı ve maliyet kodu kullanabilirsiniz, bunları ithalat dosyasına uygun şekilde doldurun:
- Basit proje: Bütçe elektronik tablosunu yüklemek için 2 dakikalık video veya bir örnek şablon indirin
- Çok seviyeli bütçe alt kategorilerine sahip karmaşık proje: Bütçe elektronik tablosunu yüklemek için 3 dakikalık video veya bir örnek şablon indirin
- Veya Satış modülünde kazanan bir teklifi doğrudan canlı projeye dönüştürün
Tutarlılığı sağlamak için tüm başlangıç projelerini bir yöneticinin yüklemesini öneririz. Daha sonra tüm projelerin benzer şekilde hazırlanabilmesi için Proje Ayarları bölümünde proje sahibini atayabilirsiniz.
6. Hesap verebilirlik için bütçe tahminlerini kilitleyin
QS’lerin ve PM’lerin orijinal tahminleri düzenlemesini engelleyin, böylece her zaman geri izleme yapabilirsiniz:
“Bütçe tahminlerini düzenlemeyi kısıtlamak, hesap verebilirliği artırır ve tahmin edilen ile gerçekte olanı karşılaştırmanıza olanak tanır.”
- Şirket → Kullanıcı Yönetimi seçeneğine gidin
- “Tahminleri ve Hedef Bütçeleri Düzenle” iznini Hayır olarak ayarlayın
7. Alt yüklenici/satıcı faturalarını aldıkça bağlayın
Alacak hesapları faturalarını bağlamanın en iyi yolu:
- AP e-postanızdan otomatik içe aktarma (önerilir)
- Outlook Eklentisi: Nasıl indirilir & eğitim videosu
- Planyard Gmail Eklentisi: İndir & eğitim videosu
- Planyard uygulaması: iPhone & Android
8. Fatura işlemlerini muhasebeye otomatikleştirin
Muhasebe yazılımınızla entegre ederek manuel girişten kaçının:
- Xero, QuickBooks, Sage veya MYOB ile bağlanın
- Veya Planyard’ın onaylanmış faturaları otomatik olarak muhasebecinizin e-posta adresine iletmesine izin verin
9. Projeleriniz için destekleyici roller
Planyard projenize müşteri (sadece görüntüleme), saha mühendisleri ve formenler gibi paydaşlarla erişim paylaşabilirsiniz (değişiklik emirlerini kaydetmek, satın alma siparişleri oluşturmak vb.).
Bunu yapmak için:
Proje → Ayarlar → Projeyi paylaş → Ekip üyesini seçin ve uygun kullanıcı haklarını atayın.
10. Özel Satın Alma Siparişi Şartları Şablonu (Önerilir)
Bu yapılandırma, ekibinizin satıcılara PO göndermeden önce özelleştirebileceği bir satın alma siparişi şartları şablonu tanımlamanıza olanak tanır. Tedarikçilere hatırlatma yapmak için faydalıdır:
- Ödeme şartları
- Faturanın nereye gönderileceği
- Referans olarak Satın Alma Siparişi numarasının eklenmesi
Bu, şirketinizden gelen tüm satın alma siparişlerinin tutarlı ve profesyonel bir formatta olmasını sağlar.
Git:
Şirket → Ayarlar → Özel Satın Alma Siparişi Şartları
11. İş e-posta adresinizden satıcılara e-posta gönderme (Önerilir)
Bu yapılandırma, Planyard’ın şirketinizin iş e-posta alan adını kullanarak e-posta göndermesine olanak tanır. Satın alma siparişleri, RFQ’lar ve ödeme başvurularını taşeronlara veya satıcılara gönderirken özellikle faydalıdır—spam filtrelerinden kaçınmaya ve güveni artırmaya yardımcı olur.
Git:
Şirket → Ayarlar → E-posta Kimlikleri
Sadece yapılandırma detaylarını kopyalayın ve IT desteğinize gönderin. E-posta servis sağlayıcınızda küçük bir güncelleme yapmaları yeterlidir.
Gelişmiş kurulum (isteğe bağlı) – support@planyard.com
- Fatura onay iş akışları
- Sipariş onay iş akışları
- Alt yüklenici teklif karşılaştırmaları