Einrichtungsanleitung für vielbeschäftigte Fachleute, die schnell starten möchten, sobald ihr nächstes Projekt beginnt (Dauert in der Regel 15–20 Minuten)
Diese Anleitung richtet sich an den Planyard-Champion – typischerweise ein Manager oder Projektleiter –, der schnell einen standardisierten Workflow einrichten und Tabellenkalkulationen eliminieren möchte. Folgen Sie diesen acht Schritten, um Ihr Konto einzurichten und die Echtzeit-Kostenkontrolle zu starten.
1. Melden Sie sich in Ihrem Konto an
Wenn Sie noch kein Konto haben, starten Sie hier Ihre 14-tägige kostenlose Testversion.
2. Füllen Sie Ihr Unternehmensprofil aus
Ihr Firmenname, Ihre Registrierungsnummer und Ihr Logo werden auf allen Dokumenten (Bestellungen, Anträgen usw.) angezeigt.
- Klicken Sie auf Unternehmen → Einstellungen
- Füllen Sie die Felder aus
3. Laden Sie Ihr Team ein
Fügen Sie Projektleiter, Bauleiter, Bauingenieure, Finanzmitarbeiter oder sogar den Kunden hinzu, damit er das Projekt in Echtzeit verfolgen kann.
- Klicken Sie auf Unternehmen → Benutzerverwaltung
- Klicken Sie auf Neuen Benutzer hinzufügen
- Geben Sie deren E-Mail-Adresse ein, wählen Sie Berechtigungen aus und klicken Sie auf Erstellen
Planyard sendet ihnen die Kontozugangsdaten und Schnellstartanleitungen per E-Mail.
4. Projektzugriff festlegen
Legen Sie fest, ob Benutzer auf die Kostendaten der Projektposten anderer zugreifen können. Gemeinsame Sichtbarkeit verbessert die Schätzung und das Markt-Benchmarking.
- Wählen Sie das Benutzerrecht: Projekte anzeigen, entweder Alle oder Eigene & Geteilte
„Das Teilen dieser Informationen ermöglicht es Teammitgliedern, schnell die Kosten von Budgetposten in den Projekten von Kollegen zu überprüfen, um Kosten zu schätzen oder die Marktpreise besser zu verstehen, wenn sie mit Subunternehmern verhandeln. Besonders nützlich ist es, wenn Sie für alle Projekte dieselben Kostenstellen verwenden, sodass die Benutzer mit einem Klick Kostenaufschlüsselungen über alle Portfolio-Projekte hinweg – aktiv und historisch – ausdrucken können.“
5. Laden Sie Ihr erstes Projekt hoch
Gehen Sie zu Projekte → Projekt erstellen.
Sie können das Startprojekt-Budget-Spreadsheet mit kurzen Videoanleitungen hochladen. Sie können beliebige Namen für Budgetposten und Kostenstellen verwenden und diese entsprechend in der Importdatei ausfüllen:
- Einfaches Projekt: 2-minütiges Video zum Hochladen des Budget-Spreadsheet oder laden Sie eine Beispielvorlage herunter
- Komplexes Projekt mit mehrstufigen Budget-Unterkategorien: 3-minütiges Video zum Hochladen des Budget-Spreadsheet oder laden Sie eine Beispielvorlage herunter
- Oder wandeln Sie ein gewonnenes Angebot direkt im Verkaufsmodul in ein Live-Projekt um
Wir empfehlen, dass ein Manager alle Anfangsprojekte hochlädt, um Konsistenz zu gewährleisten. Sie können dann den Projektverantwortlichen in den Projekteinstellungen zuweisen, sodass alle Projekte ähnlich vorbereitet sind.
6. Budgetschätzungen für Verantwortlichkeit sperren
Verhindern Sie, dass Bauleiter und Projektleiter die ursprünglichen Schätzungen bearbeiten, damit Sie immer zurückverfolgen können:
„Das Einschränken von Bearbeitungen an Budgetschätzungen erhöht die Verantwortlichkeit und ermöglicht das Zurückverfolgen dessen, was geschätzt wurde im Vergleich zu dem, was tatsächlich passiert ist.“
- Gehen Sie zu Unternehmen → Benutzerverwaltung
- Setzen Sie die Berechtigung „Schätzungen und Zielbudgets bearbeiten“ auf Nein
7. Verknüpfen Sie Subunternehmer-/Lieferantenrechnungen, sobald Sie sie erhalten
Beste Methode zur Verknüpfung von Kreditorenrechnungen:
- Automatischer Import aus Ihrer AP-E-Mail (empfohlen)
- Outlook-Add-In: Wie man es herunterlädt & Tutorial
- Planyard Gmail-Add-on: Herunterladen & Tutorial
- Planyard-Anwendung: iPhone & Android
8. Automatisieren Sie die Rechnungsverarbeitung in die Buchhaltung
Vermeiden Sie manuelle Eingaben, indem Sie es mit Ihrer Buchhaltungssoftware integrieren:
- Verbinden Sie sich mit Xero, QuickBooks, Sage oder MYOB
- Oder lassen Sie Planyard genehmigte Rechnungen automatisch an die E-Mail-Adresse Ihres Buchhalters weiterleiten
9. Unterstützende Rollen für Ihre Projekte
Sie können den Zugriff auf Ihr Planyard-Projekt mit Interessengruppen wie dem Kunden (nur Ansicht), Bauingenieuren und Vorarbeitern teilen (um Änderungsaufträge zu registrieren, Bestellungen aufzugeben usw.).
Um dies zu tun:
Projekt → Einstellungen → Projekt teilen → Wählen Sie das Teammitglied aus und weisen Sie die entsprechenden Benutzerrechte zu.
10. Benutzerdefinierte Bestellbedingungen Vorlage (Empfohlen)
Diese Konfiguration ermöglicht es Ihnen, eine Vorlage für Bestellbedingungen zu definieren, die Ihr Team vor dem Versenden von Bestellungen an Lieferanten anpassen kann. Es ist hilfreich, um Lieferanten an Folgendes zu erinnern:
- Zahlungsbedingungen
- Wohin die Rechnung gesendet werden soll
- Die Bestellnummer als Referenz anzugeben
Dies stellt sicher, dass alle Bestellungen Ihres Unternehmens einem konsistenten und professionellen Format folgen.
Gehen Sie zu:
Unternehmen → Einstellungen → Benutzerdefinierte Bestellbedingungen
11. E-Mails an Lieferanten von Ihrer Arbeits-E-Mail-Adresse senden (Empfohlen)
Diese Einrichtung ermöglicht es Planyard, E-Mails mit der Arbeits-E-Mail-Domain Ihres Unternehmens zu senden. Dies ist besonders nützlich beim Versenden von Bestellungen, Anfragen und Zahlungsanträgen an Subunternehmer oder Lieferanten – hilft, Spam-Filter zu vermeiden und das Vertrauen zu erhöhen.
Gehen Sie zu:
Unternehmen → Einstellungen → E-Mail-Identitäten
Kopieren Sie einfach die Konfigurationsdetails und senden Sie sie an Ihren IT-Support. Sie müssen nur eine kleine Aktualisierung bei Ihrem E-Mail-Dienstanbieter vornehmen.
Erweiterte Einrichtung (optional) – support@planyard.com
- Rechnungsfreigabe-Workflows
- Bestellfreigabe-Workflows
- Subunternehmer-Angebotsvergleiche