Automate collecting the subcontractor payment applications.

Planyard streamlines the collecting and reviewing process of subcontractor payment applications, also known as progress claims or subcontractor valuations. Filling in the simple online payment application is easy for the subcontractors. It allows the project team to make work life easier by managing the process spreadsheets and data entry free.

Prueba gratuita de 14 días con todas las funciones. Acceso completo. No se requiere tarjeta de crédito.

Screenshot of Planyard’s construction budgeting software showing a detailed budget table with categories, target budgets, revised budgets, committed costs, and variances.

Send the payment application template to the subcontractor via email

Project managers or site engineers can quickly request the payment application for any open subcontract order on Planyard. Select the corresponding subcontractor orders and click “Send payment application template.” Planyard automatically emails the payment application template to the subcontractor.

In addition, you can let subcontractors issue the payment applications at any time via the payment application submission link, which you may enter on your website or the subcontractor’s legal agreement.

Easy payment application submission for the subcontractors

The subcontractor receives a simple personal email from the project manager to submit the payment application with a big blue button saying, «Submit the payment application.»

The payment application template opens automatically on the browser screen with a click on the button. The subcontractors do not need to create accounts or log in anywhere; they do not need to be trained to submit the payment application.

The payment application web form provides a real-time overview of the subcontract order schedule of values, how much is previously committed, and how much remains in the contract.

The subcontractors can easily submit the month’s progress along with the new change orders and variations and easily deduct the prepayment.

Planyard does not allow the subcontractors to overcommit the contracted items, thus preventing overbilling.

The subcontractor submitting the payment application email letter
Payment application reviewing by the project managers and site engineers

Spreadsheets free payment application review process for the project team

The Planyard displays a simple red notification on the project menu indicating that a new subcontractor payment application has been submitted for review.

The project manager can immediately see the subcontractor-submitted change orders and variations with a click. You can decline or link them with the budget item, automatically updating the corresponding item’s committed costs in the project budget view.

Open the payment application, review the current month’s progress, and «Approve» or «Reject and change» the subcontractor payment application.

You can use the internal approval workflow to request that the site engineers, finance team, or your client review and approve the subcontractor payment application.

Once everything is correct, we click «Approve» and send an automatic confirmation message to the subcontractor. The whole process, including updating the budget and subcontractor order financial performance and managing the variations and change orders, is spreadsheets and duplicate data entry free.

Automatic payment application report

The subcontractor received another simple email confirming the month’s progress was approved. Planyard automatically calculated and created the attached PDF payment application report with automatic calculations.

The payment application PDF report states the current payment application total value, how much retention is booked, how much prepayment is settled, and how much needs to be invoiced.

There is another blue button in the emails where the subcontractor can load the purchase invoice so it gets automatically linked to the correct payment application and the subcontractor order, and we have less manual invoice sorting. You can also manually link the payment application to the order for the right subcontractor.

Payment application pdf report sample
Processing the purchase invoice for the subcontractor payment application

Processing the purchase invoice for the payment application

Once the project team logs on to Planyard, they see a simple red notification on top of the Costs tab indicating a new purchase invoice waiting for review.

One-click to open the invoice, and you will immediately see the invoice on the right side of the browser screen and the submitted payment application schedule of values and totals on the left side.

It’s easy to double-check that the invoice total matches the payment application totals. Once everything is correct, just hit approve.

Data entry free subcontractor billing and budget updating process

Once the project manager approves the invoice, Planyard processes it through the integration into accounting systems such as QuickBooks, Xero, Sage, MYOB, or email, which means there is no repetitive data entry work for the accounting team.

In addition, Planyard automatically updates the project budget and the subcontractor order and allows tracking of their financial performance, payment summary, all variations and change orders, how much retention is booked and released, and whether the prepayment is settled in real-time. The subcontractor order is interlinked with the bid request and all the invoices we have approved for the subcontract order. So, several transactions happen automatically, saving the project team’s time from manual repetitive reporting.

We can be sure that we stay within the budget, the subcontractors can not overbill us, it’s a whole digital process, and we saved quite a bit of time.

Planyard automatically updates the project budget once the payment application is submitted

Qué dicen de nosotros nuestros clientes

Logotipo de Bonava
Hitachi ABB
Logotipo de Kaamos Group

Intra Interieur

«Quería escapar de las hojas de cálculo, escapar de la entrada manual de datos y buscar formas de mantenerme al tanto de las cifras presupuestarias. Es un desafío para una empresa de desarrollo mantenerse al tanto de sus números.

Así que me encontré con Planyard en una búsqueda para mejorar los procesos de gestión del presupuesto y hacer mi propia vida más fácil.

Planyard hace eso, y toma el presupuesto de su proyecto y lo muestra muy claramente en la pantalla para que tenga una imagen en tiempo real de dónde está el presupuesto de su proyecto en un momento dado «.

Ian Holford

Gerente, Desarrollos Higgihaus

Brístol, Reino Unido

«He estado trabajando en herramientas de contabilidad en la nube como Xero y Quickbooks, que son excelentes, pero no tienen una herramienta específica de cálculo de costos basada en la construcción.

Las empresas de construcción confían en los costosos topógrafos y gerentes de proyectos para ingresar una gran cantidad de datos en paquetes como Excel, lo que les impide centrarse en actividades de valor agregado e impulsar el crecimiento de las ganancias.

Cuando me encontré con Planyard, me sentí aliviado de que finalmente hubiera una solución a este problema. Las cotizaciones, los pedidos de subcontratos, los pedidos de compra, las facturas, las facturas de progreso, etc. se colocan en el sistema y se vinculan directamente con el presupuesto, los CVR, los subcontratistas y los proveedores. Esto está facilitando mucho la vida de las personas. Los datos están a la mano, están automatizados y alejan a todos del requisito obsoleto de completar hojas de cálculo «.

Paul Howarth

ACMA & CGMA , Director, Live Management Accounts Ltd

Mánchester, Reino Unido

«Diría que Planyard es una excelente manera de realizar un seguimiento fácil y conveniente de los costos de su trabajo en un solo lugar. Realiza un seguimiento de todos los documentos y los números en un solo lugar.

Si hay algún problema con el presupuesto, simplemente te dice lo que necesitas arreglar y estarás bien. Realmente solo piensa un paso adelante para ti».

jordan cohen

Socio, TITN Desarrollo

florida, estados unidos

“Nos ahorramos cuatro días laborables todos los meses por director de proyecto gracias a Planyard. El mayor aumento de eficiencia provino de deshacerse de la entrada suplicada de datos.”

Marek Korbelainen

Jefe de Construcción, Grupo Kaamos

Tallin, Estonia

“Queríamos saber si íbamos a obtener ganancias o no antes de que terminara un proyecto. Planyard nos ha permitido hacer eso. Podemos ver exactamente qué trabajos son rentables y cuáles no para, de esta manera, poder hacer cambios sobre la marcha”

Tomy Saaron

Miembro del consejo, Hausers

Tallin, Estonia

¿Sigues usando Excel para la gestión de presupuestos?
Hay una forma mejor.

Las hojas de cálculo no son la mejor manera de administrar los costos del trabajo
  • Es demasiado fácil cometer errores;
  • No se puede ver detrás de los números;
  • Es difícil estandarizar y garantizar el cumplimiento;
  • No hay una descripción general en tiempo real de las previsiones de rentabilidad;
  • Significa trabajo duplicado para PM y contables.
Planyard ahorra tiempo y nervios

Siga su presupuesto en tiempo real y actúe de inmediato cuando se produzcan errores. Costos de trabajo están organizados y se pueden buscar y acceder a ellos para la previsión, la gestión de proyectos y más.