Standardized project subcontractor orders to invoice process

Managing the subcontractor agreements in folders and using spreadsheets to track change orders and variations, budget commitments, and order payment summaries requires data entry duplication and hours to keep the data up to date. Planyard helps simplify the process and provides a real-time overview of the order and project financial performance.

Prueba gratuita de 14 días con todas las funciones. Acceso completo. No se requiere tarjeta de crédito.

Subcontractor management software

Easy subcontractor orders registering for all the stakeholders

The Planyard interface makes registering a new subcontractor order easy for all project stakeholders. Once you sign the subcontractor agreement, you upload it to Planyard, where it’s placed with the subcontractor change orders, variations, payment summaries, retention booking, and invoicing.
Set up the whole team to register the purchase orders on Planyard, including the project managers, quantity surveyors, and site engineers.
Select the budget items to register the subcontractor quote or schedule of values. The subitems allow for the creation of a thorough payment application form.
Mark the retention and have it automatically calculated when processing payment applications and invoices.

Registering a new subcontractor order on Planyard
Envíe el informe de progreso del subcontratista para su aprobación interna al ingeniero del sitio o al departamento de finanzas.

Apruebe facturas e informes de progreso con confianza

Asigne informes de progreso y facturas para que las revisen las partes interesadas relevantes inmediatamente después de que los subcontratistas las envíen a Planyard.

Cuando se inicia un proceso de revisión, se envía a los participantes un correo electrónico con enlaces a Planyard. Luego verán todos los documentos que necesitan aprobación junto con los detalles.

Se pueden comentar todos los documentos: estas notas se almacenan junto a los archivos, lo que simplifica todo el proceso de aprobación.

No más correos electrónicos de ida y vuelta y nada se pierde en la comunicación.

Quick subcontractor change orders and variations registering

Let your project stakeholders, such as project managers, quantity surveyors, and site engineers, register the change orders and variations when they are right and when agreed upon with the subcontractor.
Add an adverse value change order to deduct penalties or as the subcontractor uses services on the site, such as electricity or construction waste removal.
Assign the change order to a budget item or client change order and track the subcontractor order’s total financial performance and committed costs in the budget.

Registering the subcontractor change order or variation
Processing the subcontractor order invoice

Easily process the invoices for the subcontractor order

To process the subcontractor invoice, the project manager selects the corresponding subcontractor order, checks the amounts previously committed and the remaining amount, and reviews whether what was ordered matches the amounts invoiced.
You can deduct the prepayment from the same view when approving the invoice. The Planyard automatically calculates the retention, so the project managers review whether the subcontractor invoice calculations are correct.
Once everything is correct, approve the invoice and let Planyard automatically update the budget and subcontractor order payment summary and retention, store the invoice under the costs tab, and automatically create a ready-to-process invoice in the accounting system, such as Xero, Quickbooks, MYOB, Sage, and more.

No more unexpected project late-stage invoices, messing up the margins

All your subcontractor orders are now on one list, which gives you a clear overview of the value of raised orders, how much is paid, and how much remains.

Once the project ends, check if the bills have been paid and orders have been closed.

Open subcontractor orders and how much is yet to be paid to the subcontractors
Open subcontractor orders and how much is yet to be paid to the subcontractors

Easy retention releasing process for warranty period projects

As Planyard automatically books the retention for the subcontractor orders, you’ll have a straightforward process for tracking and releasing the retention for the project subcontractor orders.

Automating the subcontractor payment applications helps save time

Planyard Ultimate feature set users can automate the subcontractor payment applications process. Once the subcontractor order and the subcontractor schedule of values are registered on Planyard, you can click send the payment application template via email to the subcontractors. The subcontractor receives a simple email with a big blue button, by which clicking the payment application form opens up in the web browser. The subbies can submit the current progress, change orders, and valuations.

The digital payment application process makes managing many subcosubcontractors’ applications easy. The subcontractors do the data entry, and the project managers don’t waste time on manual spreadsheet tracking.

O

Requesting the subcontractor to submit the payment application

Qué dicen de nosotros nuestros clientes

Logotipo de Bonava
Hitachi ABB
Logotipo de Kaamos Group

Intra Interieur

«Quería escapar de las hojas de cálculo, escapar de la entrada manual de datos y buscar formas de mantenerme al tanto de las cifras presupuestarias. Es un desafío para una empresa de desarrollo mantenerse al tanto de sus números.

Así que me encontré con Planyard en una búsqueda para mejorar los procesos de gestión del presupuesto y hacer mi propia vida más fácil.

Planyard hace eso, y toma el presupuesto de su proyecto y lo muestra muy claramente en la pantalla para que tenga una imagen en tiempo real de dónde está el presupuesto de su proyecto en un momento dado «.

Ian Holford

Gerente, Desarrollos Higgihaus

Brístol, Reino Unido

«He estado trabajando en herramientas de contabilidad en la nube como Xero y Quickbooks, que son excelentes, pero no tienen una herramienta específica de cálculo de costos basada en la construcción.

Las empresas de construcción confían en los costosos topógrafos y gerentes de proyectos para ingresar una gran cantidad de datos en paquetes como Excel, lo que les impide centrarse en actividades de valor agregado e impulsar el crecimiento de las ganancias.

Cuando me encontré con Planyard, me sentí aliviado de que finalmente hubiera una solución a este problema. Las cotizaciones, los pedidos de subcontratos, los pedidos de compra, las facturas, las facturas de progreso, etc. se colocan en el sistema y se vinculan directamente con el presupuesto, los CVR, los subcontratistas y los proveedores. Esto está facilitando mucho la vida de las personas. Los datos están a la mano, están automatizados y alejan a todos del requisito obsoleto de completar hojas de cálculo «.

Paul Howarth

ACMA & CGMA , Director, Live Management Accounts Ltd

Mánchester, Reino Unido

«Diría que Planyard es una excelente manera de realizar un seguimiento fácil y conveniente de los costos de su trabajo en un solo lugar. Realiza un seguimiento de todos los documentos y los números en un solo lugar.

Si hay algún problema con el presupuesto, simplemente te dice lo que necesitas arreglar y estarás bien. Realmente solo piensa un paso adelante para ti».

jordan cohen

Socio, TITN Desarrollo

florida, estados unidos

“Nos ahorramos cuatro días laborables todos los meses por director de proyecto gracias a Planyard. El mayor aumento de eficiencia provino de deshacerse de la entrada suplicada de datos.”

Marek Korbelainen

Jefe de Construcción, Grupo Kaamos

Tallin, Estonia

“Queríamos saber si íbamos a obtener ganancias o no antes de que terminara un proyecto. Planyard nos ha permitido hacer eso. Podemos ver exactamente qué trabajos son rentables y cuáles no para, de esta manera, poder hacer cambios sobre la marcha”

Tomy Saaron

Miembro del consejo, Hausers

Tallin, Estonia

¿Sigues usando Excel para la gestión de presupuestos?
Hay una forma mejor.

Las hojas de cálculo no son la mejor manera de administrar los costos del trabajo
  • Es demasiado fácil cometer errores;
  • No se puede ver detrás de los números;
  • Es difícil estandarizar y garantizar el cumplimiento;
  • No hay una descripción general en tiempo real de las previsiones de rentabilidad;
  • Significa trabajo duplicado para PM y contables.
Planyard ahorra tiempo y nervios

Siga su presupuesto en tiempo real y actúe de inmediato cuando se produzcan errores. Costos de trabajo están organizados y se pueden buscar y acceder a ellos para la previsión, la gestión de proyectos y más.