Standardized project subcontractor orders to invoice process

Managing the subcontractor agreements in folders and using spreadsheets to track change orders and variations, budget commitments, and order payment summaries requires data entry duplication and hours to keep the data up to date. Planyard helps simplify the process and provides a real-time overview of the order and project financial performance.

Essai gratuit de 14 jours complet. Accès total. Pas de carte de crédit nécessaire.

Subcontractor management software

Easy subcontractor orders registering for all the stakeholders

The Planyard interface makes registering a new subcontractor order easy for all project stakeholders. Once you sign the subcontractor agreement, you upload it to Planyard, where it’s placed with the subcontractor change orders, variations, payment summaries, retention booking, and invoicing.
Set up the whole team to register the purchase orders on Planyard, including the project managers, quantity surveyors, and site engineers.
Select the budget items to register the subcontractor quote or schedule of values. The subitems allow for the creation of a thorough payment application form.
Mark the retention and have it automatically calculated when processing payment applications and invoices.

Registering a new subcontractor order on Planyard
Envoyer le rapport d'avancement du sous-traitant pour approbation interne à l'ingénieur du site ou aux finances

Approuvez les factures et les rapports d’avancement en toute confiance

Attribuez des rapports d’avancement et des factures à examiner par les parties prenantes concernées juste après leur envoi à Planyard par les sous-traitants.

Lorsqu’un processus de révision est lancé, un e-mail contenant des liens vers Planyard est envoyé aux participants. Ils verront alors tous les documents qui nécessitent une approbation ainsi que les détails.

Tous les documents peuvent être commentés – ces notes sont stockées à côté des fichiers, simplifiant ainsi l’ensemble du processus d’approbation.

Plus de va-et-vient d’e-mails et rien ne se perd dans la communication.

Quick subcontractor change orders and variations registering

Let your project stakeholders, such as project managers, quantity surveyors, and site engineers, register the change orders and variations when they are right and when agreed upon with the subcontractor.
Add an adverse value change order to deduct penalties or as the subcontractor uses services on the site, such as electricity or construction waste removal.
Assign the change order to a budget item or client change order and track the subcontractor order’s total financial performance and committed costs in the budget.

Registering the subcontractor change order or variation
Processing the subcontractor order invoice

Easily process the invoices for the subcontractor order

To process the subcontractor invoice, the project manager selects the corresponding subcontractor order, checks the amounts previously committed and the remaining amount, and reviews whether what was ordered matches the amounts invoiced.
You can deduct the prepayment from the same view when approving the invoice. The Planyard automatically calculates the retention, so the project managers review whether the subcontractor invoice calculations are correct.
Once everything is correct, approve the invoice and let Planyard automatically update the budget and subcontractor order payment summary and retention, store the invoice under the costs tab, and automatically create a ready-to-process invoice in the accounting system, such as Xero, Quickbooks, MYOB, Sage, and more.

No more unexpected project late-stage invoices, messing up the margins

All your subcontractor orders are now on one list, which gives you a clear overview of the value of raised orders, how much is paid, and how much remains.

Once the project ends, check if the bills have been paid and orders have been closed.

Open subcontractor orders and how much is yet to be paid to the subcontractors
Open subcontractor orders and how much is yet to be paid to the subcontractors

Easy retention releasing process for warranty period projects

As Planyard automatically books the retention for the subcontractor orders, you’ll have a straightforward process for tracking and releasing the retention for the project subcontractor orders.

Automating the subcontractor payment applications helps save time

Planyard Ultimate feature set users can automate the subcontractor payment applications process. Once the subcontractor order and the subcontractor schedule of values are registered on Planyard, you can click send the payment application template via email to the subcontractors. The subcontractor receives a simple email with a big blue button, by which clicking the payment application form opens up in the web browser. The subbies can submit the current progress, change orders, and valuations.

The digital payment application process makes managing many subcosubcontractors’ applications easy. The subcontractors do the data entry, and the project managers don’t waste time on manual spreadsheet tracking.

O

Requesting the subcontractor to submit the payment application

Ce que nos clients disent de nous

Logo de Bonava
Hitachi ABB
Logo du groupe Kaamos

Intra Interieur

« Je voulais échapper aux feuilles de calcul, échapper à la saisie manuelle des données et chercher des moyens de rester au courant des chiffres du budget. Il est difficile au sein d’une société de développement de garder le contrôle de vos chiffres.

Je suis donc tombé sur Planyard dans le but d’améliorer les processus de gestion budgétaire et de me faciliter la vie.

Planyard fait cela, et il prend le budget de votre projet et le met très clairement à l’écran pour vous afin que vous ayez une image en temps réel de l’endroit où se situe votre budget de projet à un moment donné. »

Ian Holford

Directeur, Développements Higgihaus

Bristol, Royaume-Uni

« J’ai travaillé sur des outils de comptabilité cloud comme Xero et Quickbooks qui sont excellents, mais ils n’ont pas d’outil spécifique de calcul des coûts basé sur la construction.

Les entreprises de construction s’appuient sur des métreurs et des chefs de projet coûteux pour saisir de nombreuses données sur des progiciels tels qu’Excel, ce qui les empêche de se concentrer sur les activités à valeur ajoutée et de stimuler la croissance des bénéfices.

Lorsque je suis tombé sur Planyard, j’ai été soulagé qu’il y ait enfin une solution à ce problème. Les devis, les commandes de sous-traitance, les bons de commande, les factures, les factures intermédiaires, etc. sont mis sur le système et sont directement liés au budget, aux CVR, aux sous-traitants et aux fournisseurs. Cela rend la vie des gens beaucoup plus facile. Les données sont à portée de main, elles sont automatisées et elles évitent à tout le monde de remplir des feuilles de calcul obsolètes. »

Paul Howarth

ACMA & CGMA , Directeur, Live Management Accounts Ltd

Manchester, Royaume-Uni

« Je dirais que Planyard est un excellent moyen de suivre facilement et commodément les coûts de votre travail en un seul endroit. Il garde une trace de tous les documents et les numéros en un seul endroit.

S’il y a un problème avec le budget, il vous indique simplement ce que vous devez réparer et tout ira bien. C’est vraiment juste un peu d’avance pour vous. »

Jordan Cohen

Partenaire, TITN Développement

Floride, États-Unis

« Grâce à Planyard, nous gagnons chaque mois quatre journées de travail par chef de projet. Nous débarrasser des données en double est ce qui a contribué le plus à améliorer notre efficacité. »

Marek Korbelainen

Chef de chantier, Groupe Kaamos

Tallinn, Estonie

« Nous voulions savoir avant la fin d’un projet si nous allions réaliser des profits ou non. Planyard a rendu cela possible. Nous pouvons voir avec précision les travaux qui sont rentables et ceux qui ne le sont pas, ce qui nous permet de faire des changements en cours de route. »

Tomy Saaron

Membre du conseil d’administration, Hausers

Tallinn, Estonie

Vous utilisez toujours Excel pour la gestion budgétaire ?
Il y a un meilleur moyen.

Les feuilles de calcul ne sont pas le meilleur moyen de gérer les coûts des travaux
  • C’est trop facile de faire des erreurs ;
  • Vous ne pouvez pas voir derrière les chiffres ;
  • Il est difficile de normaliser et d’assurer la conformité ;
  • Il n’y a pas d’aperçu en temps réel des prévisions de rentabilité ;
  • Cela signifie un travail en double pour les PM et les comptables.
Planyard économise du temps et des nerfs

Suivez votre budget en temps réel et agissez immédiatement en cas d’erreur. Coûts du travail sont organisés et entièrement consultables et accessibles pour les prévisions, la gestion de projet et plus encore.