Intégration de la gestion des coûts de projet avec Xero

Xero est efficace pour la comptabilité, mais pas pour la gestion de projet. Planyard comble cette lacune en automatisant le suivi des coûts, éliminant les feuilles de calcul et vous offrant une visibilité en temps réel sur vos finances de projet.

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Le problème - pourquoi Xero seul ne suffit pas pour la gestion des coûts de projet

Xero n’a pas été conçu pour le suivi détaillé des coûts de projet. Saisir manuellement les bons de commande, factures et dépenses dans des feuilles de calcul entraîne une perte de temps, des doublons et des erreurs.

« Pour comprendre la situation financière d’un seul projet, je passais 2 à 3 jours à exporter des données de Xero et à les faire correspondre dans des feuilles de calcul, pour finalement ne pas être sûr de l’exactitude des chiffres. »
— Jason Escobar, Chef de projet, The Keane Group

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Xero fournit une vue d’ensemble des finances mais manque de suivi des coûts au niveau des projets. Lorsque les rapports sont compilés, il est souvent trop tard pour réagir aux dépassements de budget.

« Sans suivi des coûts en temps réel, il est facile de confondre activité et rentabilité. Nous avions besoin d’un système qui nous indique quels projets étaient réellement rentables avant qu’il ne soit trop tard. »
— Sam Jarman, Directeur, Rosetta Contracting

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Le système de bons de commande de Xero n’est pas conçu pour le fonctionnement des entreprises de construction. Suivre les engagements des sous-traitants, les demandes de paiement et les risques de surfacturation est presque impossible sans un outil spécialisé.

« Avant Planyard, nous comptions sur Excel pour le suivi des paiements des sous-traitants. C’était chronophage et sujet aux erreurs—les risques de surfacturation étaient un problème constant. »
— Claire Hill, Économiste de la construction, Brown & Bancroft

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La solution - Planyard + Xero

Contrairement à d'autres logiciels de construction qui synchronisent les données avec Xero - entraînant des confusions - Planyard garantit que toute la gestion des coûts de projet se fait en un seul endroit. Seules les factures approuvées sont envoyées à Xero avec tous les détails comptables nécessaires, évitant ainsi à l'équipe financière de deviner où les coûts doivent être affectés.

Les coûts de projet restent dans Planyard, la comptabilité reste dans Xero

Planyard est conçu pour les équipes de projet, tandis que Xero est destiné à la comptabilité. Les coûts, budgets et engagements sont gérés dans Planyard, et seules les factures pré-approuvées et correctement catégorisées sont envoyées à Xero.

Pas de doublons de données

Seuls les coûts approuvés et finalisés atteignent Xero

Pas de décalages budgétaires

Les finances des projets sont contrôlées dans un seul système et par les chefs de projet

Pas de discussions inutiles

Un processus clair à sens unique assure la clarté entre les équipes de projet et la comptabilité

Une seule source de vérité

Les équipes de projet suivent les coûts dans Planyard, les comptables finalisent les livres dans Xero

Connect your budget line-items with your Xero accounts

Plus de devinettes pour les comptables

Au lieu d’envoyer des factures brutes à Xero et de forcer les comptables à déterminer manuellement les coûts de projet, Planyard garantit que chaque facture est pré-traitée avant d’atteindre Xero.

Plan comptable

Chaque facture dans Xero a déjà les affectations du plan comptable effectuées

Détails du fournisseur liés

Comme les informations sont déjà là avec le contexte, cela facilite la vérification

Contexte lié au projet

Chaque facture est accompagnée du projet, du code de coût et du chef de projet responsable

Document de la facture originale

La facture originale et un rapport Planyard sont envoyés à Xero pour une transparence totale

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Planyard project budget overview with committed costs and job phase profitability

Éliminez la réconciliation des feuilles de calcul

De nombreuses équipes de construction extraient encore des rapports de Xero et les font correspondre manuellement aux projets. Planyard élimine cela en gardant les coûts de projet à jour et précis pour que vous sachiez toujours où vous en êtes.

Suivi des coûts en temps réel

Sans attendre les rapports des équipes de projet ou les factures de la comptabilité

Réalités automatiques

Tous les coûts sont approuvés dans Planyard - les réalités sont automatiquement rapportées

Pas d'ajustements mensuels

Pas besoin d'ajustements mensuels des feuilles de calcul puisque le système le fait pour vous

Prévenir les erreurs humaines

Les coûts sont liés aux projets à la source et saisis une seule fois

Prévenez la surfacturation et détectez les écarts de coûts tôt

Planyard aide à prévenir les erreurs de surfacturation et garantit que tous les coûts de projet sont validés avant que les paiements ne soient effectués.

Factures des sous-traitants

Les factures sont comparées aux bons de commande et aux sous-contrats avant approbation

Prévention de la surfacturation

Planyard signale les factures dépassant les valeurs convenues

Suivre les engagements en attente

Vous voyez toujours les montants engagés pour éviter les surprises budgétaires

Alertes automatiques

Si les coûts dépassent les budgets prévus ou révisés, vous serez averti par le système

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Product picture from Planyard financial managment software visualising contract overview and ongoing payment application.

Automatisez les paiements des sous-traitants et fournisseurs

Gérer manuellement les demandes de paiement des sous-traitants et les factures des fournisseurs peut entraîner des retards et des erreurs. Planyard simplifie le processus avec un suivi et des approbations automatisés.

Rapports soumis par les sous-traitants

Pas d'emails ou de papiers en aller-retour - ils peuvent simplement soumettre le travail effectué ce mois-ci

Factures pré-vérifiées

Les factures sont comparées aux contrats et vérifiées avant d'atteindre Xero

Retenues automatiques

Les montants de retenue sont calculés automatiquement et réduisent les risques d'erreurs

Traitement plus rapide

Les factures ne vont que dans un sens et ne se perdent pas - évitant les frais pour retards

Product picture from Planyard construction job costing software visualising project portfolio overview.

Rapports financiers en temps réel sans tracas

La plupart des équipes de construction s’appuient sur des rapports financiers manuels qui sont obsolètes au moment où ils sont compilés. Avec Planyard, les rapports financiers sont en direct et à jour.

Visibilité instantanée

Sur les coûts de tout projet en cours ou en phase de garantie

Suivi automatique des écarts

Vous pouvez voir le budget par rapport aux réalités à tout moment et réagir aux problèmes de trésorerie si nécessaire

Aperçus à l'échelle du portefeuille

Vous pouvez voir l'état financier de l'ensemble de votre portefeuille sur un tableau de bord

Plus de rapports

Plus d'exportations manuelles à faire - les données sont toujours précises dans Planyard

Gardez la gestion des coûts de projet intelligente. Gardez les prix simples.

Planyard garde la gestion des coûts de projet en un seul endroit, garantissant que les équipes de projet gèrent les budgets tandis que les comptables reçoivent des factures propres et pré-approuvées dans Xero.

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  • Synchronisez les factures avec Xero et QuickBooks
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Lisez les témoignages de nos clients

Découvrez comment Planyard aide des entreprises comme la vôtre à réussir - lisez leurs histoires dans notre blog.

"Planyard's integration with Xero has streamlined our project financials, providing clear insights and saving us valuable time. It's easy to use and keeps all commitments organized for seamless financial tracking."

En savoir plus
Sharon Brown, Financial Controller, Dublin, Ireland

"Planyard saves us 3-4 days per project by simplifying financial tracking and cutting out double data entry. It’s user-friendly and lets us focus on our main tasks."

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Jason Escobar, Project Manager, Oxenfrod, Australia

"Planyard is basically a live CVR and saves time by making Excel unnecessary. Once a project’s set up, I can rely on Planyard to stay organized without spreadsheets."

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Claire Hill, Quantity Surveyor, Bolton, UK

"If there’s some problem with the budget, it just tells you what you need to fix and you’ll be fine. It really just kind of thinks a step ahead for you."

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Jordan Cohen, Project Director & Partner, Florida, US