Standardized project subcontractor orders to invoice process

Managing the subcontractor agreements in folders and using spreadsheets to track change orders and variations, budget commitments, and order payment summaries requires data entry duplication and hours to keep the data up to date. Planyard helps simplify the process and provides a real-time overview of the order and project financial performance.

Ilmainen 14 päivän monipuolinen kokeiluversio. Täysi pääsy. Luottokorttia ei vaadita.

Subcontractor management software

Easy subcontractor orders registering for all the stakeholders

The Planyard interface makes registering a new subcontractor order easy for all project stakeholders. Once you sign the subcontractor agreement, you upload it to Planyard, where it’s placed with the subcontractor change orders, variations, payment summaries, retention booking, and invoicing.
Set up the whole team to register the purchase orders on Planyard, including the project managers, quantity surveyors, and site engineers.
Select the budget items to register the subcontractor quote or schedule of values. The subitems allow for the creation of a thorough payment application form.
Mark the retention and have it automatically calculated when processing payment applications and invoices.

Registering a new subcontractor order on Planyard
Lähetä alihankkijan edistymisraportti sisäistä hyväksyntää varten työmaan insinöörille tai rahoitukselle

Hyväksy laskut ja edistymisraportit luottavaisin mielin

Määritä edistymisraportit ja laskut asianomaisten sidosryhmien tarkistettaviksi heti, kun alihankkijat ovat lähettäneet ne Planyardille.

Kun tarkistusprosessi on aloitettu, osallistujille lähetetään sähköposti, jossa on linkit Planyardiin. Sitten he näkevät kaikki asiakirjat, jotka tarvitsevat hyväksynnän, sekä yksityiskohdat.

Kaikkia asiakirjoja voidaan kommentoida – nämä muistiinpanot tallennetaan tiedostojen viereen, mikä yksinkertaistaa koko hyväksymisprosessia.

Ei enää edestakaisia sähköposteja eikä mikään eksy viestintään.

Quick subcontractor change orders and variations registering

Let your project stakeholders, such as project managers, quantity surveyors, and site engineers, register the change orders and variations when they are right and when agreed upon with the subcontractor.
Add an adverse value change order to deduct penalties or as the subcontractor uses services on the site, such as electricity or construction waste removal.
Assign the change order to a budget item or client change order and track the subcontractor order’s total financial performance and committed costs in the budget.

Registering the subcontractor change order or variation
Processing the subcontractor order invoice

Easily process the invoices for the subcontractor order

To process the subcontractor invoice, the project manager selects the corresponding subcontractor order, checks the amounts previously committed and the remaining amount, and reviews whether what was ordered matches the amounts invoiced.
You can deduct the prepayment from the same view when approving the invoice. The Planyard automatically calculates the retention, so the project managers review whether the subcontractor invoice calculations are correct.
Once everything is correct, approve the invoice and let Planyard automatically update the budget and subcontractor order payment summary and retention, store the invoice under the costs tab, and automatically create a ready-to-process invoice in the accounting system, such as Xero, Quickbooks, MYOB, Sage, and more.

No more unexpected project late-stage invoices, messing up the margins

All your subcontractor orders are now on one list, which gives you a clear overview of the value of raised orders, how much is paid, and how much remains.

Once the project ends, check if the bills have been paid and orders have been closed.

Open subcontractor orders and how much is yet to be paid to the subcontractors
Open subcontractor orders and how much is yet to be paid to the subcontractors

Easy retention releasing process for warranty period projects

As Planyard automatically books the retention for the subcontractor orders, you’ll have a straightforward process for tracking and releasing the retention for the project subcontractor orders.

Automating the subcontractor payment applications helps save time

Planyard Ultimate feature set users can automate the subcontractor payment applications process. Once the subcontractor order and the subcontractor schedule of values are registered on Planyard, you can click send the payment application template via email to the subcontractors. The subcontractor receives a simple email with a big blue button, by which clicking the payment application form opens up in the web browser. The subbies can submit the current progress, change orders, and valuations.

The digital payment application process makes managing many subcosubcontractors’ applications easy. The subcontractors do the data entry, and the project managers don’t waste time on manual spreadsheet tracking.

O

Requesting the subcontractor to submit the payment application

Tätä mieltä asiakkaamme ovat

Bonava-logo
Hitachi ABB
Kaamos-ryhmän logo

Sisäinen interieur

”Halusin paeta laskentataulukoita, välttää manuaalista tietojen syöttämistä ja etsiä tapoja pysyä budjettilukujen yläpuolella. Kehitysyrityksessä on haastavaa pysyä lukujesi yläpuolella.

Joten törmäsin Planyardiin etsiessäni budjetinhallintaprosesseja ja helpottaakseni omaa elämääni.

Planyard tekee sen, ja se vie projektisi budjetin ja näyttää sen hyvin selvästi näytölläsi, joten sinulla on reaaliaikainen reaaliaikainen kuva siitä, missä projektisi budjetti on jossain vaiheessa. ”

Ian Holford

Johtaja, Higgihaus -kehitys

Bristol, Iso-Britannia

”Olen työskennellyt pilvipalvelutyökalujen, kuten Xero ja Quickbooks, kanssa, jotka ovat erinomaisia, mutta niillä ei ole erityistä rakentamiseen perustuvaa kustannustyökalua.

Niinpä monet rakennusyritykset luottavat siihen, että määrämittaajat ja projektipäälliköt syöttävät paljon tietoja esimerkiksi Excel-paketteihin, mikä vie heidät pois keskittymästä lisäarvoa tuottaviin toimintoihin yrityksessä, jonka haluat maksaa kalliille ihmisille.

Kun törmäsin Planyardiin, olin helpottunut siitä, että tähän ongelmaan oli vihdoin ratkaisu. Tarjoukset, alihankintatilaukset, ostotilaukset, laskut, etenemislaskut jne. Laitetaan järjestelmään ja se linkitetään suoraan budjettiin, CVR: eihin, alihankkijoihin ja toimittajiin. Tämä helpottaa ihmisten elämää paljon. Tiedot ovat käsillä, ne ovat automatisoituja ja saavat kaikki pois vanhentuneesta laskentataulukoiden täyttämisvaatimuksesta. ”

Paul Howarth

ACMA & CGMA , johtaja, Live Management Accounts Ltd

Manchester, Iso-Britannia

”Sanoisin, että Planyard on loistava tapa seurata työkustannuksia helposti ja kätevästi yhdestä paikasta. Se pitää kirjaa kaikista asiakirjoista ja numeroista yhdessä paikassa.

Jos budjetissa on ongelmia, se vain kertoo, mitä sinun on korjattava, ja kaikki on kunnossa. Se todella vain ajattelee sinua askeleen eteenpäin.”

Jordan Cohen

Partner, TITN Development

Florida, Yhdysvallat

”Säästämme neljä työpäivää kuussa projektipäällikköä kohden Planyardlla. Eniten tehokkuutta paransi ylimääräisinä syötetyistä tiedoista eroon pääseminen.”

Marek Korbelainen

Rakennuspäällikkö, Kaamos-ryhmä

Tallinna, Viro

”Halusimme tietää ennen projektin valmistumista, jäämmekö voitolle vai emme. Planyardn avulla se onnistuu. Näemme tarkalleen, mitkä työt ovat kannattavia ja mitkä eivät, jolloin voimme tehdä muutoksia heti tarpeen mukaan.”

Tomy Saaron

hallituksen jäsen, Hausers

Tallinna, Viro

Käytätkö edelleen Exceliä budjetin hallintaan?
On parempi tapa.

Laskentataulukot eivät ole paras tapa hallita työpaikkakustannuksia
  • On liian helppoa tehdä virheitä;
  • Et voi nähdä numeroiden takana;
  • On vaikea standardoida ja varmistaa vaatimusten noudattaminen;
  • Kannattavuusennusteista ei ole reaaliaikaista yleiskatsausta.
  • Se tarkoittaa päällikköjen ja kirjanpitäjien päällekkäistä työtä.
Planyard säästää aikaa ja hermoja

Seuraa budjettiasi reaaliajassa ja toimi välittömästi virheiden sattuessa. Työkustannukset ovat organisoituja, täysin haettavissa ja käytettävissä ennusteita, projektinhallintaa ja muuta varten.