Standardized project subcontractor orders to invoice process

Managing the subcontractor agreements in folders and using spreadsheets to track change orders and variations, budget commitments, and order payment summaries requires data entry duplication and hours to keep the data up to date. Planyard helps simplify the process and provides a real-time overview of the order and project financial performance.

Kostenlose 14-tägige Testversion mit vollem Funktionsumfang. Voller Zugriff. Keine Kreditkarte benötigt.

Subcontractor management software

Easy subcontractor orders registering for all the stakeholders

The Planyard interface makes registering a new subcontractor order easy for all project stakeholders. Once you sign the subcontractor agreement, you upload it to Planyard, where it’s placed with the subcontractor change orders, variations, payment summaries, retention booking, and invoicing.
Set up the whole team to register the purchase orders on Planyard, including the project managers, quantity surveyors, and site engineers.
Select the budget items to register the subcontractor quote or schedule of values. The subitems allow for the creation of a thorough payment application form.
Mark the retention and have it automatically calculated when processing payment applications and invoices.

Registering a new subcontractor order on Planyard
Senden Sie den Fortschrittsbericht des Subunternehmers zur internen Genehmigung an den Standortingenieur oder die Finanzabteilung

Genehmigen Sie Rechnungen und Fortschrittsberichte mit Zuversicht

Weisen Sie Fortschrittsberichte und Rechnungen zu, die von relevanten Stakeholdern geprüft werden, direkt nachdem sie von Subunternehmern an Planyard gesendet wurden.

Wenn ein Überprüfungsprozess gestartet wird, wird eine E-Mail mit Links zu Planyard an die Teilnehmer gesendet. Er sieht dann alle genehmigungspflichtigen Dokumente mit den Details.

Alle Dokumente können kommentiert werden – diese Notizen werden neben den Dateien gespeichert, was den gesamten Genehmigungsprozess vereinfacht.

Kein hin und her E-Mails mehr und nichts geht in der Kommunikation verloren.

Quick subcontractor change orders and variations registering

Let your project stakeholders, such as project managers, quantity surveyors, and site engineers, register the change orders and variations when they are right and when agreed upon with the subcontractor.
Add an adverse value change order to deduct penalties or as the subcontractor uses services on the site, such as electricity or construction waste removal.
Assign the change order to a budget item or client change order and track the subcontractor order’s total financial performance and committed costs in the budget.

Registering the subcontractor change order or variation
Processing the subcontractor order invoice

Easily process the invoices for the subcontractor order

To process the subcontractor invoice, the project manager selects the corresponding subcontractor order, checks the amounts previously committed and the remaining amount, and reviews whether what was ordered matches the amounts invoiced.
You can deduct the prepayment from the same view when approving the invoice. The Planyard automatically calculates the retention, so the project managers review whether the subcontractor invoice calculations are correct.
Once everything is correct, approve the invoice and let Planyard automatically update the budget and subcontractor order payment summary and retention, store the invoice under the costs tab, and automatically create a ready-to-process invoice in the accounting system, such as Xero, Quickbooks, MYOB, Sage, and more.

No more unexpected project late-stage invoices, messing up the margins

All your subcontractor orders are now on one list, which gives you a clear overview of the value of raised orders, how much is paid, and how much remains.

Once the project ends, check if the bills have been paid and orders have been closed.

Open subcontractor orders and how much is yet to be paid to the subcontractors
Open subcontractor orders and how much is yet to be paid to the subcontractors

Easy retention releasing process for warranty period projects

As Planyard automatically books the retention for the subcontractor orders, you’ll have a straightforward process for tracking and releasing the retention for the project subcontractor orders.

Automating the subcontractor payment applications helps save time

Planyard Ultimate feature set users can automate the subcontractor payment applications process. Once the subcontractor order and the subcontractor schedule of values are registered on Planyard, you can click send the payment application template via email to the subcontractors. The subcontractor receives a simple email with a big blue button, by which clicking the payment application form opens up in the web browser. The subbies can submit the current progress, change orders, and valuations.

The digital payment application process makes managing many subcosubcontractors‘ applications easy. The subcontractors do the data entry, and the project managers don’t waste time on manual spreadsheet tracking.

O

Requesting the subcontractor to submit the payment application

Unsere Kunden sagen über uns

Bonava-Logo
Hitachi ABB
Kaamos Group Logo

Intra Interieur

„Ich wollte den Tabellenkalkulationen entkommen, der manuellen Dateneingabe entkommen und nach Wegen suchen, um die Budgetzahlen im Blick zu behalten. In einem Entwicklungsunternehmen ist es eine Herausforderung, den Überblick zu behalten.

Also bin ich auf Planyard gestoßen, um die Budgetverwaltungsprozesse zu verbessern und mein eigenes Leben zu erleichtern.

Planyard macht das, und es nimmt Ihr Projektbudget und zeigt es Ihnen sehr klar auf dem Bildschirm an, damit Sie ein Live-Echtzeitbild davon haben, wo Ihr Projektbudget zu einem bestimmten Zeitpunkt steht.“

Ian Holford

Manager, Higgihaus-Entwicklungen

Bristol, Großbritannien

„Ich habe an Cloud-Buchhaltungstools wie Xero und Quickbooks gearbeitet, die ausgezeichnet sind, aber kein spezielles konstruktionsbasiertes Kostenkalkulationstool haben.

Bauunternehmen verlassen sich auf teure Mengengutachter und Projektmanager, die viele Daten in Pakete wie Excel eingeben, was sie davon abhält, sich auf wertschöpfende Aktivitäten zu konzentrieren und das Gewinnwachstum voranzutreiben.

Als ich auf Planyard stieß, war ich erleichtert, dass es endlich eine Lösung für dieses Problem gab. Angebote, Unterauftragsaufträge, Bestellungen, Rechnungen, Abschlagsrechnungen usw. werden in das System eingegeben und direkt mit dem Budget, den CVRs, den Unterauftragnehmern und den Lieferanten verknüpft. Das macht das Leben der Menschen viel einfacher. Die Daten sind zur Hand, sie sind automatisiert und sie halten alle von der veralteten Anforderung des Ausfüllens von Tabellenkalkulationen ab.“

Paul Howarth

ACMA & CGMA , Direktor, Live Management Accounts Ltd

Manchester, Großbritannien

„Ich würde sagen, dass Planyard eine großartige Möglichkeit ist, Ihre Jobkosten einfach und bequem an einem Ort zu verfolgen. Es verfolgt alle Dokumente und die Nummern an einem Ort.

Wenn es ein Problem mit dem Budget gibt, sagt es Ihnen nur, was Sie beheben müssen, und es wird Ihnen gut gehen. Es denkt wirklich nur einen Schritt voraus für dich.“

Jordan Cohen

Partner, TITN-Entwicklung

Florida, USA

“Mit Planyard sparen wir jeden Monat vier Arbeitstage pro Projektleiter. Der größte Effizienzschub kam durch die Beseitigung doppelter Dateneingaben.“

Marek Korbelainen

Leiter Bau, Kaamos-Gruppe

Tallinn, Estland

“Wir wollten vor Abschluss eines Projekts wissen, ob wir einen Gewinn erzielen werden oder nicht. Planyard hat uns das ermöglicht. Jetzt können wir genau sehen, welche Arbeitsplätze rentabel sind und welche nicht, so dass wir unterwegs Änderungen vornehmen können.”

Tomy Saaron

Mitglied des Verwaltungsrats, Hausers

Tallinn, Estland

Verwenden Sie immer noch Excel für die Budgetverwaltung?
Es gibt einen besseren Weg.

Tabellenkalkulationen sind nicht der beste Weg, um die Jobkosten zu verwalten
  • Es ist zu einfach, Fehler zu machen;
  • Sie können nicht hinter die Zahlen sehen;
  • Es ist schwierig, die Einhaltung zu standardisieren und sicherzustellen;
  • Es gibt keinen Echtzeitüberblick über Rentabilitätsprognosen;
  • Es bedeutet Doppelarbeit für PMs und Buchhalter.
Planyard spart Zeit und Nerven

Verfolgen Sie Ihr Budget in Echtzeit und ergreifen Sie sofort Maßnahmen, wenn Fehler auftreten. Jobkosten sind organisiert und vollständig durchsuchbar und zugänglich für Prognosen, Projektmanagement und mehr.