Automatiza la recolección de solicitudes de pago de subcontratistas.

Envío de la plantilla de solicitud de pago de subcontratistas

Los gestores de proyectos o ingenieros de obra pueden solicitar rápidamente la solicitud de pago para cualquier orden de subcontrato abierta en Planyard. Selecciona las órdenes de subcontratista correspondientes y haz clic en “Enviar plantilla de solicitud de pago.” Planyard envía automáticamente la plantilla de solicitud de pago al subcontratista por correo electrónico.

Además, puedes permitir que los subcontratistas emitan las solicitudes de pago en cualquier momento a través del enlace de envío de solicitudes de pago, que puedes incluir en tu sitio web o en el acuerdo legal del subcontratista.

Fácil envío de solicitudes de pago para los subcontratistas

El subcontratista recibe un correo electrónico personal sencillo del gestor de proyectos para enviar la solicitud de pago con un gran botón azul que dice, “Enviar la solicitud de pago.”

La plantilla de solicitud de pago se abre automáticamente en la pantalla del navegador con un clic en el botón. Los subcontratistas no necesitan crear cuentas ni iniciar sesión en ningún lugar; no necesitan capacitación para enviar la solicitud de pago.

El formulario web de solicitud de pago proporciona una vista en tiempo real del desglose del valor del pedido de subcontrato, incluyendo el monto previamente comprometido y el monto restante en el contrato.

Los subcontratistas pueden fácilmente enviar el progreso del mes junto con las nuevas órdenes de cambio y variaciones y deducir fácilmente el prepago.

Planyard no permite que los subcontratistas sobrepasen los ítems contratados, evitando así sobrecargos.

Proceso de revisión de solicitudes de pago sin hojas de cálculo para el equipo del proyecto

Planyard muestra una simple notificación roja en el menú del proyecto indicando que se ha enviado una nueva solicitud de pago de subcontratista para revisión.

El gestor de proyectos puede ver inmediatamente las órdenes de cambio y variaciones enviadas por el subcontratista con un clic. Puedes rechazarlas o vincularlas con el ítem del presupuesto, actualizando automáticamente los costos comprometidos del ítem correspondiente en la vista del presupuesto del proyecto.

Abre la solicitud de pago, revisa el progreso del mes actual y “Aprueba” o “Rechaza y cambia” la solicitud de pago del subcontratista.

Puedes usar el flujo de trabajo de aprobación interna para solicitar que los ingenieros de obra, el equipo de finanzas o tu cliente revisen y aprueben la solicitud de pago del subcontratista.

Una vez que todo es correcto, hacemos clic en “Aprobar” y enviamos un mensaje de confirmación automático al subcontratista. Todo el proceso, incluyendo la actualización del presupuesto y el rendimiento financiero del pedido del subcontratista y la gestión de las variaciones y órdenes de cambio, es sin hojas de cálculo ni entrada de datos duplicados.

Informe automático de solicitud de pago

El subcontratista recibió otro correo electrónico sencillo confirmando que el progreso del mes fue aprobado. Planyard calculó automáticamente y creó el informe de solicitud de pago en PDF adjunto con cálculos automáticos.

El informe en PDF de la solicitud de pago indica el valor total actual de la solicitud de pago, el monto de la retención registrada, el monto del prepago liquidado y el monto que necesita ser facturado.

Hay otro botón azul en los correos electrónicos donde el subcontratista puede cargar la factura de compra para que se vincule automáticamente a la solicitud de pago correcta y al pedido del subcontratista, y tengamos menos clasificación manual de facturas. También puedes vincular manualmente la solicitud de pago al pedido para el subcontratista correcto.

Procesamiento de la factura de compra para la solicitud de pago

Una vez que el equipo del proyecto inicia sesión en Planyard, ve una simple notificación roja en la parte superior de la pestaña de Costos indicando una nueva factura de compra esperando revisión.

Un clic para abrir la factura, y verás inmediatamente la factura en el lado derecho de la pantalla del navegador y la programación de valores y totales de la solicitud de pago enviada en el lado izquierdo.

Es fácil verificar que el total de la factura coincida con los totales de la solicitud de pago. Una vez que todo es correcto, simplemente presiona aprobar.

Proceso de facturación y actualización de presupuesto de subcontratistas sin entrada de datos

Una vez que el gestor de proyectos aprueba la factura, Planyard la procesa a través de la integración en sistemas contables como QuickBooks, Xero, Sage, MYOB, o correo electrónico, lo que significa que no hay trabajo repetitivo de entrada de datos para el equipo de contabilidad.

Además, Planyard actualiza automáticamente el presupuesto del proyecto y el pedido del subcontratista y permite el seguimiento de su rendimiento financiero, resumen de pagos, todas las variaciones y órdenes de cambio, cuánto retención está registrada y liberada, y si el prepago está liquidado en tiempo real. El pedido del subcontratista está interconectado con la solicitud de oferta y todas las facturas que hemos aprobado para el pedido de subcontrato. Así, varias transacciones ocurren automáticamente, ahorrando tiempo al equipo del proyecto de informes manuales repetitivos.

Podemos estar seguros de que nos mantenemos dentro del presupuesto, los subcontratistas no pueden sobrecargarnos, es un proceso completamente digital, y hemos ahorrado bastante tiempo.