Standardized project subcontractor orders to invoice process

Managing the subcontractor agreements in folders and using spreadsheets to track change orders and variations, budget commitments, and order payment summaries requires data entry duplication and hours to keep the data up to date. Planyard helps simplify the process and provides a real-time overview of the order and project financial performance.

Gratis proefversie van 14 dagen met volledige functionaliteit. Volledige toegang. Geen kredietkaart nodig.

Subcontractor management software

Easy subcontractor orders registering for all the stakeholders

The Planyard interface makes registering a new subcontractor order easy for all project stakeholders. Once you sign the subcontractor agreement, you upload it to Planyard, where it’s placed with the subcontractor change orders, variations, payment summaries, retention booking, and invoicing.
Set up the whole team to register the purchase orders on Planyard, including the project managers, quantity surveyors, and site engineers.
Select the budget items to register the subcontractor quote or schedule of values. The subitems allow for the creation of a thorough payment application form.
Mark the retention and have it automatically calculated when processing payment applications and invoices.

Registering a new subcontractor order on Planyard
Stuur het voortgangsrapport van de onderaannemer voor interne goedkeuring naar de site-engineer of financiën

Keur facturen en voortgangsrapporten met vertrouwen goed

Wijs voortgangsrapporten en facturen toe die door de relevante belanghebbenden moeten worden beoordeeld, direct nadat ze door onderaannemers naar Planyard zijn verzonden.

Wanneer een beoordelingsproces wordt gestart, wordt er een e-mail met links naar Planyard naar de deelnemers gestuurd. Ze krijgen dan alle documenten te zien die goedkeuring nodig hebben, samen met de details.

Alle documenten kunnen worden becommentarieerd – deze notities worden naast de bestanden opgeslagen, wat het hele goedkeuringsproces vereenvoudigt.

Geen heen en weer e-mails meer en er gaat niets verloren in de communicatie.

Quick subcontractor change orders and variations registering

Let your project stakeholders, such as project managers, quantity surveyors, and site engineers, register the change orders and variations when they are right and when agreed upon with the subcontractor.
Add an adverse value change order to deduct penalties or as the subcontractor uses services on the site, such as electricity or construction waste removal.
Assign the change order to a budget item or client change order and track the subcontractor order’s total financial performance and committed costs in the budget.

Registering the subcontractor change order or variation
Processing the subcontractor order invoice

Easily process the invoices for the subcontractor order

To process the subcontractor invoice, the project manager selects the corresponding subcontractor order, checks the amounts previously committed and the remaining amount, and reviews whether what was ordered matches the amounts invoiced.
You can deduct the prepayment from the same view when approving the invoice. The Planyard automatically calculates the retention, so the project managers review whether the subcontractor invoice calculations are correct.
Once everything is correct, approve the invoice and let Planyard automatically update the budget and subcontractor order payment summary and retention, store the invoice under the costs tab, and automatically create a ready-to-process invoice in the accounting system, such as Xero, Quickbooks, MYOB, Sage, and more.

No more unexpected project late-stage invoices, messing up the margins

All your subcontractor orders are now on one list, which gives you a clear overview of the value of raised orders, how much is paid, and how much remains.

Once the project ends, check if the bills have been paid and orders have been closed.

Open subcontractor orders and how much is yet to be paid to the subcontractors
Open subcontractor orders and how much is yet to be paid to the subcontractors

Easy retention releasing process for warranty period projects

As Planyard automatically books the retention for the subcontractor orders, you’ll have a straightforward process for tracking and releasing the retention for the project subcontractor orders.

Automating the subcontractor payment applications helps save time

Planyard Ultimate feature set users can automate the subcontractor payment applications process. Once the subcontractor order and the subcontractor schedule of values are registered on Planyard, you can click send the payment application template via email to the subcontractors. The subcontractor receives a simple email with a big blue button, by which clicking the payment application form opens up in the web browser. The subbies can submit the current progress, change orders, and valuations.

The digital payment application process makes managing many subcosubcontractors’ applications easy. The subcontractors do the data entry, and the project managers don’t waste time on manual spreadsheet tracking.

O

Requesting the subcontractor to submit the payment application

Dit is wat onze klanten over ons zeggen

Bonava-logo
Hitachi ABB
Logo van Kaamos Group

Intra Interieur

“Ik wilde ontsnappen aan de spreadsheets, ontsnappen aan de handmatige gegevensinvoer en zoeken naar manieren om op de hoogte te blijven van de budgetcijfers. Binnen een ontwikkelingsbedrijf is het een uitdaging om je cijfers bij te houden.

Zo kwam ik bij Planyard terecht in een zoektocht om de budgetbeheerprocessen te verbeteren en mijn eigen leven gemakkelijker te maken.

Planyard doet dat, en het neemt je projectbudget en zet het heel duidelijk voor je op het scherm, zodat je een live realtime beeld hebt van waar je projectbudget zich op een bepaald moment bevindt.”

Ian Holford

Manager, Higgihaus-ontwikkelingen

Bristol, VK

“Ik heb gewerkt aan cloud-accountingtools zoals Xero en Quickbooks, die uitstekend zijn, maar ze hebben geen specifieke op constructie gebaseerde kostentool.

Bouwbedrijven vertrouwen op dure kwantiteitsmeters en projectmanagers om veel gegevens in te voeren op pakketten zoals Excel, waardoor ze zich niet meer kunnen concentreren op activiteiten met toegevoegde waarde en de winstgroei stimuleren.

Toen ik Planyard tegenkwam, was ik opgelucht dat er eindelijk een oplossing voor dit probleem was. Offertes, uitbestedingsorders, inkooporders, facturen, voortgangsnota’s etc worden in het systeem gezet en direct gekoppeld aan het budget, CVR’s, onderaannemers en de leveranciers. Dit maakt het leven van mensen een stuk makkelijker. Gegevens zijn binnen handbereik, het is geautomatiseerd en het haalt iedereen weg van de verouderde eis om spreadsheets in te vullen.”

Paul Howarth

ACMA & CGMA , directeur, Live Management Accounts Ltd

Manchester, VK

“Ik zou zeggen dat Planyard een geweldige manier is om eenvoudig en gemakkelijk uw jobkosten op één plek bij te houden. Het houdt alle documenten en de nummers op één plek bij.

Als er een probleem is met het budget, vertelt het u gewoon wat u moet oplossen en komt alles goed. Het denkt eigenlijk gewoon een stap vooruit voor je.”

Jordan Cohen

Partner, TITN Development

Florida, VS

‘Met Planyard besparen we elke maand vier werkdagen per projectmanager. De grootste winst qua efficiëntie kwam door het wegwerken van dubbele gegevensinvoer.’

Marek Korbelainen

hoofd bouw, Kaamos Groep

Tallinn, Estland

‘Voordat een project was voltooid, wilden we weten of we winst zouden maken of niet. Planyard heeft ons daartoe in staat gesteld. We kunnen precies zien welke banen rendabel zijn en welke niet, zodat we onderweg kunnen bijsturen.’

Tomy Saaron

Bestuurslid, Hausers

Tallinn, Estland

Gebruikt u Excel nog steeds voor budgetbeheer?
Er is een betere manier.

Spreadsheets zijn niet de beste manier om taakkosten te beheren
  • Het is te gemakkelijk om fouten te maken;
  • Je kunt niet achter de cijfers kijken;
  • Het is moeilijk om te standaardiseren en naleving te garanderen;
  • Er is geen realtime overzicht van winstgevendheidsprognoses;
  • Het betekent dubbel werk voor PM’s en accountants.
Planyard bespaart tijd en zenuwen

Volg uw budget in realtime en onderneem direct actie bij fouten. Taakkosten zijn georganiseerd en volledig doorzoekbaar en toegankelijk voor prognoses, projectbeheer en meer.