Standardized project subcontractor orders to invoice process

Managing the subcontractor agreements in folders and using spreadsheets to track change orders and variations, budget commitments, and order payment summaries requires data entry duplication and hours to keep the data up to date. Planyard helps simplify the process and provides a real-time overview of the order and project financial performance.

Gratis 14-dagars testperiod med alla funktioner. Full tillgång. Inget kreditkort krävs.

Subcontractor management software

Easy subcontractor orders registering for all the stakeholders

The Planyard interface makes registering a new subcontractor order easy for all project stakeholders. Once you sign the subcontractor agreement, you upload it to Planyard, where it’s placed with the subcontractor change orders, variations, payment summaries, retention booking, and invoicing.
Set up the whole team to register the purchase orders on Planyard, including the project managers, quantity surveyors, and site engineers.
Select the budget items to register the subcontractor quote or schedule of values. The subitems allow for the creation of a thorough payment application form.
Mark the retention and have it automatically calculated when processing payment applications and invoices.

Registering a new subcontractor order on Planyard
Skicka underleverantörens framstegsrapport för internt godkännande till platsingenjör eller ekonomi

Godkänn fakturor och framstegsrapporter med förtroende

Tilldela framstegsrapporter och fakturor som ska granskas av relevanta intressenter direkt efter att de skickats till Planyard av underleverantörer.

När en granskningsprocess startas skickas ett e-postmeddelande med länkar till Planyard till deltagarna. De kommer då att se alla dokument som behöver godkännas tillsammans med detaljerna.

Alla dokument kan kommenteras – dessa anteckningar lagras bredvid filerna förenklar hela godkännandeprocessen.

Inget mer fram och tillbaka e-postmeddelanden och ingenting går vilse i kommunikationen.

Quick subcontractor change orders and variations registering

Let your project stakeholders, such as project managers, quantity surveyors, and site engineers, register the change orders and variations when they are right and when agreed upon with the subcontractor.
Add an adverse value change order to deduct penalties or as the subcontractor uses services on the site, such as electricity or construction waste removal.
Assign the change order to a budget item or client change order and track the subcontractor order’s total financial performance and committed costs in the budget.

Registering the subcontractor change order or variation
Processing the subcontractor order invoice

Easily process the invoices for the subcontractor order

To process the subcontractor invoice, the project manager selects the corresponding subcontractor order, checks the amounts previously committed and the remaining amount, and reviews whether what was ordered matches the amounts invoiced.
You can deduct the prepayment from the same view when approving the invoice. The Planyard automatically calculates the retention, so the project managers review whether the subcontractor invoice calculations are correct.
Once everything is correct, approve the invoice and let Planyard automatically update the budget and subcontractor order payment summary and retention, store the invoice under the costs tab, and automatically create a ready-to-process invoice in the accounting system, such as Xero, Quickbooks, MYOB, Sage, and more.

No more unexpected project late-stage invoices, messing up the margins

All your subcontractor orders are now on one list, which gives you a clear overview of the value of raised orders, how much is paid, and how much remains.

Once the project ends, check if the bills have been paid and orders have been closed.

Open subcontractor orders and how much is yet to be paid to the subcontractors
Open subcontractor orders and how much is yet to be paid to the subcontractors

Easy retention releasing process for warranty period projects

As Planyard automatically books the retention for the subcontractor orders, you’ll have a straightforward process for tracking and releasing the retention for the project subcontractor orders.

Automating the subcontractor payment applications helps save time

Planyard Ultimate feature set users can automate the subcontractor payment applications process. Once the subcontractor order and the subcontractor schedule of values are registered on Planyard, you can click send the payment application template via email to the subcontractors. The subcontractor receives a simple email with a big blue button, by which clicking the payment application form opens up in the web browser. The subbies can submit the current progress, change orders, and valuations.

The digital payment application process makes managing many subcosubcontractors’ applications easy. The subcontractors do the data entry, and the project managers don’t waste time on manual spreadsheet tracking.

O

Requesting the subcontractor to submit the payment application

Vad våra kunder säger om oss

Bonava-logotyp
Hitachi ABB
Kaamos Group-logotyp

Intra Interieur

”Jag ville slippa kalkylarken, undvika den manuella datainmatningen och leta efter sätt att hålla koll på budgetnumren. Det är utmanande inom ett utvecklingsföretag att hålla koll på dina siffror.

Så jag stötte på Planyard i en sökning efter att förbättra budgethanteringsprocesserna och för att göra mitt eget liv enklare.

Planyard gör det, och det tar din projektbudget och sätter den mycket tydligt på skärmen för dig så att du har en realtidsbild av var din projektbudget befinner sig vid varje given tidpunkt. ”

Ian Holford

Chef, Higgihaus Developments

Bristol, Storbritannien

”Jag har arbetat med molnredovisningsverktyg som Xero och Quickbooks som är utmärkta, men de har inte ett specifikt konstruktionsbaserat kostnadsverktyg.

Byggföretag förlitar sig på dyra mätmätare och projektledare för att göra mycket datainmatning på paket som Excel, vilket tar dem ifrån att fokusera på mervärdesaktiviteter och driva vinsttillväxten.

När jag stötte på Planyard var jag lättad över att det äntligen fanns en lösning på detta problem. Citat, underleverantörsbeställningar, inköpsorder, fakturor, förskottsräkningar etc. läggs på systemet och det är direkt kopplat till budgeten, CVR, underleverantörer och leverantörer. Detta gör människors liv mycket enklare. Data finns till hands, det är automatiserat och det tar alla bort från det föråldrade kravet att fylla i kalkylblad. ”

Paul Howarth

ACMA & CGMA , direktör, Live Management Accounts Ltd

Manchester, Storbritannien

”Jag skulle säga att Planyard är ett utmärkt sätt att enkelt och bekvämt spåra dina jobbkostnader på ett ställe. Den håller reda på alla dokument och siffror på ett ställe.

Om det finns något problem med budgeten talar den bara om för dig vad du behöver åtgärda och du kommer att bli bra. Den tänker egentligen bara ett steg före för dig.”

Jordan Cohen

Partner, TITN Development

Florida, USA

“Vi sparar fyra arbetsdagar varje månad per projektledare med Planyard. Den störstaeffektiviseringen har kommit från att slippa dubbla informationsinmatningar.”

Marek Korbelainen

Byggchef, Kaamos Group

Tallinn, Estland

“Vi ville veta innan ett projekt var färdigt huruvida vi skulle göra vinst eller ej. Tack vare Planyard har vi kunnat göra det. Vi kan se exakt vilka jobb som är lönsamma och vilka som inte är det, så att vi kan göra ändringar längs vägen.”

Tomy Saaron

Styrelseledamot, Hausers

Tallinn, Estland

Använder du fortfarande Excel för budgethantering?
Det finns ett bättre sätt.

Kalkylark är inte det bästa sättet att hantera jobbkostnader
  • Det är för lätt att göra misstag;
  • Du kan inte se bakom siffrorna;
  • Det är svårt att standardisera och säkerställa efterlevnad;
  • Det finns ingen realtidsöversikt över lönsamhetsprognoser;
  • Det betyder dubbelarbete för PM och revisorer.
Planyard sparar tid och nerver

Följ din budget i realtid och vidta omedelbara åtgärder när fel uppstår. Jobbkostnader är organiserade och fullständigt sökbara och tillgängliga för prognoser, projektledning och mer.