Handleiding voor drukke professionals die snel willen beginnen zodra hun volgende project start (duurt meestal 15-20 minuten)
Deze handleiding is voor de Planyard-kampioen—meestal een manager of projectleider—die snel een gestandaardiseerde workflow wil opzetten en spreadsheets wil elimineren. Volg deze acht stappen om uw account in te stellen en te beginnen met realtime kostenbeheer.
1. Log in op uw account
Als u er geen heeft, start hier uw 14-daagse gratis proefperiode.
2. Vul uw bedrijfsprofiel in
Uw bedrijfsnaam, registratienummer en logo verschijnen op alle documenten (bestellingen, aanvragen, enz.).
- Klik op Bedrijf → Instellingen
- Vul de velden in
3. Nodig uw team uit
Voeg projectmanagers, QS’s, site-ingenieurs, financieel personeel of zelfs de klant toe om hem het project in realtime te laten volgen.
- Klik op Bedrijf → Gebruikersbeheer
- Klik op Nieuwe gebruiker toevoegen
- Voer hun e-mail in, kies machtigingen en klik op Aanmaken
Planyard stuurt hen de accounttoegangsgegevens en snelle installatiehandleidingen per e-mail.
4. Bepaal projectzichtbaarheid
Stel in of gebruikers elkaars projectkostengegevens kunnen bekijken. Gedeelde zichtbaarheid verbetert het schatten en marktreferenties.
- Selecteer het gebruikersrecht: Projecten bekijken, ofwel Iedereen’s of Eigen & Gedeeld
“Het delen van deze informatie stelt teamleden in staat om snel de kosten van budgetitems in projecten van collega’s te controleren voor kostenraming of om marktprijzen beter te begrijpen bij het onderhandelen met onderaannemers. Het is vooral nuttig als u dezelfde kostencodes voor alle projecten gebruikt, waardoor gebruikers met één klik kostenoverzichten van items kunnen afdrukken over alle portfolio-projecten—actief en historisch.”
5. Upload uw eerste project
Ga naar Projecten → Project aanmaken.
U kunt de startprojectbudgetspreadsheet uploaden met behulp van korte videogidsen. U kunt elke budgetitemnaam en kostencode gebruiken, vul ze dienovereenkomstig in op het importbestand:
- Eenvoudig project: 2-minuten video voor het uploaden van de budgetspreadsheet of download een voorbeeldsjabloon
- Complex project met meerlagige budgetsubcategorieën: 3-minuten video voor het uploaden van de budgetspreadsheet of download een voorbeeldsjabloon
- Of converteer een winnende offerte direct in de Verkoopmodule naar een live project
We raden aan dat één manager alle initiële projecten uploadt om consistentie te waarborgen. U kunt vervolgens de projectverantwoordelijke toewijzen in Projectinstellingen zodat alle projecten op dezelfde manier worden voorbereid.
6. Vergrendel budgetramingen voor verantwoordelijkheid
Voorkom dat QS’s en PM’s originele ramingen bewerken zodat u altijd kunt terugkijken:
“Het beperken van bewerkingen aan budgetramingen verhoogt de verantwoordelijkheid en maakt het mogelijk om terug te kijken naar wat er werd geraamd versus wat er daadwerkelijk gebeurde.”
- Ga naar Bedrijf → Gebruikersbeheer
- Stel de machtiging “Ramingen en Doelbudgetten Bewerken” in op Nee
7. Koppel onderaannemer/leverancier facturen zodra u ze ontvangt
Beste manier om inkoopfacturen te koppelen:
- Automatisch importeren vanuit uw AP e-mail (aanbevolen)
- Outlook Add-in: Hoe te downloaden & tutorial
- Planyard Gmail Add-on: Download & tutorial
- Planyard applicatie: iPhone & Android
8. Automatiseer factuurverwerking naar boekhouding
Vermijd handmatige invoer door te integreren met uw boekhoudsoftware:
- Verbind met Xero, QuickBooks, Sage, of MYOB
- Of laat Planyard goedgekeurde facturen automatisch doorsturen naar de e-mail van uw accountant
9. Ondersteunende rollen voor uw projecten
U kunt toegang tot uw Planyard-project delen met belanghebbenden zoals de klant (alleen-lezen), site-ingenieurs en voormannen (om wijzigingen te registreren, inkooporders te plaatsen, enz.).
Om dit te doen:
Project → Instellingen → Project delen → Selecteer het teamlid en wijs de juiste gebruikersrechten toe.
10. Aangepaste Inkooporder Voorwaarden Sjabloon (Aanbevolen)
Met deze configuratie kunt u een sjabloon voor inkoopordervoorwaarden definiëren die uw team kan aanpassen voordat ze bestellingen naar leveranciers sturen. Het is nuttig om leveranciers te herinneren aan:
- Betalingsvoorwaarden
- Waar de factuur naartoe te sturen
- Het opnemen van het inkoopordernummer als referentie
Dit zorgt ervoor dat alle inkooporders van uw bedrijf een consistent en professioneel formaat volgen.
Ga naar:
Bedrijf → Instellingen → Aangepaste Inkooporder Voorwaarden
11. E-mails naar leveranciers sturen vanaf uw werk e-mailadres (Aanbevolen)
Met deze instelling kan Planyard e-mails verzenden met het werkdomein van uw bedrijf. Het is vooral nuttig bij het verzenden van inkooporders, RFQ’s en betalingsaanvragen naar onderaannemers of leveranciers—helpt spamfilters te vermijden en verbetert het vertrouwen.
Ga naar:
Bedrijf → Instellingen → E-mailidentiteiten
Kopieer gewoon de configuratiedetails en stuur ze naar uw IT-ondersteuning. Ze hoeven slechts een kleine update te maken in uw e-mailserviceprovider.
Geavanceerde setup (optioneel) – support@planyard.com
- Factuurgoedkeuringsworkflows
- Inkoopordergoedkeuringsworkflows
- Vergelijkingen van onderaannemerbiedingen