Oppstartsguide for travle fagfolk som vil komme raskt i gang når deres neste prosjekt starter (Tar vanligvis 15–20 minutter)
Denne guiden er for Planyard-ansvarlige—vanligvis en leder eller prosjektleder—som ønsker å raskt sette opp en standardisert arbeidsflyt og eliminere regneark. Følg disse åtte trinnene for å sette opp kontoen din og begynne å kjøre sanntids kostnadskontroll.
1. Logg inn på kontoen din
Hvis du ikke har en, start din 14-dagers gratis prøveperiode her.
2. Fyll ut firmaprofilen din
Firmanavn, registreringskode og logo vil vises på alle dokumenter (innkjøpsordrer, søknader, etc.).
- Klikk Firma → Innstillinger
- Fyll ut feltene
3. Inviter teamet ditt
Legg til prosjektledere, mengdeberegnere, anleggsingeniører, økonomipersonell eller til og med klienten for å la dem spore prosjektet i sanntid.
- Klikk Firma → Brukeradministrasjon
- Klikk Legg til ny bruker
- Skriv inn deres e-post, velg tillatelser, og klikk Opprett
Planyard vil sende dem kontotilgangsdetaljer og raske oppstartsguider via e-post.
4. Bestem prosjektets synlighet
Angi om brukere kan få tilgang til hverandres prosjektkostnadsdata. Delt synlighet forbedrer estimering og markedsbenchmarking.
- Velg brukertillatelse: Se prosjekter, enten Alles eller Egne & delte
“Å dele denne informasjonen lar teammedlemmer raskt sjekke budsjettkostnader i kollegers prosjekter for kostnadsestimering eller for å forstå markedspriser bedre når de forhandler med underleverandører. Det er spesielt nyttig hvis du bruker de samme kostnadskodene for alle prosjektene, slik at brukerne kan skrive ut kostnadsoversikter med ett klikk på tvers av alle porteføljeprosjekter—aktive og historiske.”
5. Last opp ditt første prosjekt
Gå til Prosjekter → Opprett prosjekt.
Du kan laste opp startprosjektets budsjettregneark ved hjelp av korte videoguides. Du kan bruke hvilke som helst budsjettpostnavn og kostnadskoder, fyll dem ut tilsvarende i importfilen:
- Enkelt prosjekt: 2-minutters video for opplasting av budsjettregnearket eller last ned en eksempelfil
- Komplekst prosjekt med flernivå budsjettunderkategorier: 3-minutters video for opplasting av budsjettregnearket eller last ned en eksempelfil
- Eller konverter et vinnende tilbud direkte i Salgsmodulen til et levende prosjekt
Vi anbefaler at én leder laster opp alle innledende prosjekter for å sikre konsistens. Du kan deretter tildele prosjektansvarlig i Prosjektinnstillinger slik at alle prosjekter er forberedt på samme måte.
6. Lås budsjettestimater for ansvarlighet
Forhindre at mengdeberegnere og prosjektledere redigerer originale estimater slik at du alltid kan spore tilbake:
“Å begrense redigeringer av budsjettestimater øker ansvarligheten og lar deg spore hva som ble estimert vs. hva som faktisk skjedde.”
- Gå til Firma → Brukeradministrasjon
- Sett «Rediger estimater og målbudsjetter» tillatelse til Nei
7. Koble underleverandør-/leverandørfakturaer når du mottar dem
Beste måte å koble leverandørfakturaer på:
- Auto-importer fra din AP-e-post (anbefalt)
- Outlook-tillegg: Hvordan laste ned & veiledning
- Planyard Gmail-tillegg: Last ned & veiledning
- Planyard-applikasjon: iPhone & Android
8. Automatiser fakturabehandling til regnskap
Unngå manuell inntasting ved å integrere med regnskapsprogramvaren din:
- Koble til Xero, QuickBooks, Sage, eller MYOB
- Eller la Planyard automatisk videresende godkjente fakturaer til regnskapsførerens e-post
9. Støtteroller for prosjektene dine
Du kan dele tilgang til ditt Planyard-prosjekt med interessenter som klienten (kun visning), anleggsingeniører og formenn (for å registrere endringsordrer, opprette innkjøpsordrer, etc.).
For å gjøre dette:
Prosjekt → Innstillinger → Del prosjekt → Velg teammedlemmet og tildel passende brukertillatelser.
10. Tilpasset innkjøpsordrevilkårsmal (Anbefalt)
Denne konfigurasjonen lar deg definere en innkjøpsordrevilkårsmal som teamet ditt kan tilpasse før de sender innkjøpsordrer til leverandører. Det er nyttig for å minne leverandører om:
- Betalingsbetingelser
- Hvor fakturaen skal sendes
- Inkludere innkjøpsordrenummeret som referanse
Dette sikrer at alle innkjøpsordrer fra firmaet ditt følger et konsekvent og profesjonelt format.
Gå til:
Firma → Innstillinger → Tilpassede innkjøpsordrevilkår
11. Sende e-poster til leverandører fra din arbeids e-postadresse (Anbefalt)
Denne oppsettet lar Planyard sende e-poster ved å bruke firmaets arbeids e-postdomene. Det er spesielt nyttig når du sender innkjøpsordrer, forespørsler om tilbud og betalingssøknader til underleverandører eller leverandører—hjelper med å unngå spamfiltre og forbedrer tillit.
Gå til:
Firma → Innstillinger → E-postidentiteter
Bare kopier konfigurasjonsdetaljene og send dem til IT-støtten din. De trenger bare å gjøre en liten oppdatering i e-posttjenesteleverandøren din.
Avansert oppsett (valgfritt) – support@planyard.com
- Faktura godkjenningsarbeidsflyter
- Innkjøpsordre godkjenningsarbeidsflyter
- Sammenligninger av underleverandørtilbud