Installationsguide för upptagna yrkesverksamma som vill snabbt komma igång när deras nästa projekt börjar (Tar vanligtvis 15–20 minuter)
Denna guide är för Planyard-mästaren—vanligtvis en chef eller projektledare—som vill snabbt sätta upp ett standardiserat arbetsflöde och eliminera kalkylblad. Följ dessa åtta steg för att ställa in ditt konto och börja köra kostnadskontroll i realtid.
1. Logga in på ditt konto
Om du inte har ett, starta din 14-dagars gratis provperiod här.
2. Fyll i din företagsprofil
Ditt företagsnamn, registreringskod och logotyp kommer att visas på alla dokument (inköpsorder, ansökningar, etc.).
- Klicka på Företag → Inställningar
- Fyll i fälten
3. Bjud in ditt team
Lägg till projektledare, mätningstekniker, platsingenjörer, ekonomipersonal eller till och med kunden för att låta dem följa projektet i realtid.
- Klicka på Företag → Användarhantering
- Klicka på Lägg till ny användare
- Ange deras e-post, välj behörigheter och klicka på Skapa
Planyard kommer att skicka dem kontouppgifterna och snabba installationsguider.
4. Bestäm projektets synlighet
Ange om användare kan komma åt varandras projektkostnadsdata. Delad synlighet förbättrar uppskattningar och marknadsjämförelser.
- Välj användarrättighet: Visa projekt, antingen Allas eller Eget & Delat
“Att dela denna information gör det möjligt för teammedlemmar att snabbt kontrollera budgetpostkostnader i kollegors projekt för kostnadsuppskattning eller för att bättre förstå marknadspriser när de förhandlar med underentreprenörer. Det är särskilt användbart om du använder samma kostnadskoder för alla projekt, vilket gör det möjligt för användarna att med ett klick skriva ut kostnadsuppdelningar för alla portföljprojekt—aktiva och historiska.”
5. Ladda upp ditt första projekt
Gå till Projekt → Skapa projekt.
Du kan ladda upp startprojektets budgetkalkylblad med hjälp av korta videoguider. Du kan använda vilka budgetpostnamn och kostnadskoder som helst, fyll i dem därefter i importfilen:
- Enkelt projekt: 2-minuters video för att ladda upp budgetkalkylbladet eller ladda ner en exempelmall
- Komplext projekt med flernivå budgetunderkategorier: 3-minuters video för att ladda upp budgetkalkylbladet eller ladda ner en exempelmall
- Eller konvertera en vinnande offert direkt i försäljningsmodulen till ett liveprojekt
Vi rekommenderar att en chef laddar upp alla initiala projekt för att säkerställa konsekvens. Du kan sedan tilldela projektägaren i Projektinställningar så att alla projekt förbereds på liknande sätt.
6. Lås budgetuppskattningar för ansvarsskyldighet
Förhindra att mätningstekniker och projektledare redigerar ursprungliga uppskattningar så att du alltid kan spåra tillbaka:
“Att begränsa redigeringar av budgetuppskattningar ökar ansvarsskyldigheten och möjliggör spårning av vad som uppskattades jämfört med vad som faktiskt hände.”
- Gå till Företag → Användarhantering
- Ange ”Redigera uppskattningar och målbudgetar” behörighet till Nej
7. Länka underleverantörs-/leverantörsfakturor när du får dem
Bästa sättet att länka leverantörsfakturor:
- Autoimportera från din AP-e-post (rekommenderas)
- Outlook-tillägg: Hur man laddar ner & handledning
- Planyard Gmail-tillägg: Ladda ner & handledning
- Planyard-applikation: iPhone & Android
8. Automatisera fakturahantering till bokföring
Undvik manuell inmatning genom att integrera med din bokföringsprogramvara:
- Anslut till Xero, QuickBooks, Sage, eller MYOB
- Eller låt Planyard automatiskt vidarebefordra godkända fakturor till din revisors e-post
9. Stödjande roller för dina projekt
Du kan dela åtkomst till ditt Planyard-projekt med intressenter som kunden (endast visning), platsingenjörer och arbetsledare (för att registrera ändringsorder, skapa inköpsorder, etc.).
För att göra detta:
Projekt → Inställningar → Dela projekt → Välj teammedlem och tilldela lämpliga användarrättigheter.
10. Anpassad mall för inköpsorder (Rekommenderas)
Denna konfiguration låter dig definiera en inköpsordermall som ditt team kan anpassa innan de skickar inköpsorder till leverantörer. Det är användbart för att påminna leverantörer om:
- Betalningsvillkor
- Var fakturan ska skickas
- Inkludera inköpsordernummer som referens
Detta säkerställer att alla inköpsorder från ditt företag följer ett konsekvent och professionellt format.
Gå till:
Företag → Inställningar → Anpassade inköpsordervillkor
11. Skicka e-post till leverantörer från din arbets-e-postadress (Rekommenderas)
Denna inställning gör det möjligt för Planyard att skicka e-post med ditt företags arbets-e-postdomän. Det är särskilt användbart när du skickar inköpsorder, RFQ:er och betalningsansökningar till underleverantörer eller leverantörer—hjälper till att undvika skräppostfilter och öka förtroendet.
Gå till:
Företag → Inställningar → E-postidentiteter
Kopiera bara konfigurationsdetaljerna och skicka dem till din IT-support. De behöver bara göra en liten uppdatering i din e-postleverantör.
Avancerad inställning (valfritt) – support@planyard.com
- Faktura godkännande arbetsflöden
- Inköpsorder godkännande arbetsflöden
- Jämförelser av underleverantörsbud