Planyard Professional – 11-vaiheinen aloitusopas

Sisällysluettelo
1. Kirjaudu tilillesi
2. Täytä yritysprofiilisi
3. Kutsu tiimisi
4. Päätä projektin näkyvyydestä
5. Lataa ensimmäinen projektisi
6. Lukitse budjettiarviot vastuullisuuden takaamiseksi
7. Linkitä alihankkijan/toimittajan laskut niiden saapuessa
8. Automatisoi laskujen käsittely kirjanpitoon
9. Tukiroolit projekteillesi
10. Mukautettu ostotilausten ehtojen malli (Suositeltu)
11. Sähköpostien lähettäminen toimittajille työpaikan sähköpostiosoitteesta (Suositeltu)
Edistynyt asennus (valinnainen) – support@planyard.com

Aloitusopas kiireisille ammattilaisille, jotka haluavat nopeasti aloittaa seuraavan projektinsa (Kestää yleensä 15–20 minuuttia)
Tämä opas on tarkoitettu Planyard-mestarille—tyypillisesti johtajalle tai projektipäällikölle—joka haluaa nopeasti luoda standardoidun työnkulun ja poistaa taulukkolaskentojen tarpeen. Seuraa näitä kahdeksaa vaihetta tilisi asettamiseksi ja reaaliaikaisen kustannusten hallinnan aloittamiseksi.

1. Kirjaudu tilillesi

Jos sinulla ei ole tiliä, aloita 14 päivän ilmainen kokeilu tästä.

2. Täytä yritysprofiilisi

Yrityksesi nimi, rekisteröintikoodi ja logo näkyvät kaikissa asiakirjoissa (tilaukset, hakemukset jne.).

3. Kutsu tiimisi

Lisää projektipäälliköitä, kustannuslaskijoita, työmaainsinöörejä, taloushenkilöstöä tai jopa asiakas, jotta hän voi seurata projektia reaaliajassa.

  • Napsauta Yritys → Käyttäjien hallinta
  • Napsauta Lisää uusi käyttäjä
  • Syötä heidän sähköpostinsa, valitse käyttöoikeudet ja napsauta Luo
    Planyard lähettää heille sähköpostitse tilin käyttöoikeustiedot ja pikaoppaat.

4. Päätä projektin näkyvyydestä

Määritä, voivatko käyttäjät käyttää toistensa projektikustannustietoja. Jaettu näkyvyys parantaa arviointia ja markkinavertailua.

  • Valitse käyttäjäoikeus: Näytä projektit, joko Kaikkien tai Omat & Jaetut

“Tämän tiedon jakaminen mahdollistaa tiimin jäsenten nopeasti tarkistaa budjettikohteiden kustannukset kollegoiden projekteissa kustannusarviointia varten tai ymmärtää markkinahintoja paremmin alihankkijoiden kanssa neuvoteltaessa. Se on erityisen hyödyllistä, jos käytät samoja kustannuskoodeja kaikissa projekteissa, jolloin käyttäjät voivat yhdellä napsautuksella tulostaa kohteiden kustannuserittelyt kaikista portfolion projekteista—aktiivisista ja historiallisista.”

5. Lataa ensimmäinen projektisi

Siirry kohtaan Projektit → Luo projekti.
Voit ladata aloitusprojektin budjettitaulukon lyhyiden video-oppaiden avulla. Voit käyttää mitä tahansa budjettikohteiden nimiä ja kustannuskoodeja, täytä ne vastaavasti tuontitiedostoon:

Suosittelemme, että yksi johtaja lataa kaikki alkuperäiset projektit johdonmukaisuuden varmistamiseksi. Voit sitten määrittää projektin omistajan Projektin asetuksissa, jotta kaikki projektit valmistellaan samalla tavalla.

6. Lukitse budjettiarviot vastuullisuuden takaamiseksi

Estä kustannuslaskijoita ja projektipäälliköitä muokkaamasta alkuperäisiä arvioita, jotta voit aina palata taaksepäin:

“Arvioiden muokkaamisen rajoittaminen lisää vastuullisuutta ja mahdollistaa sen, että voidaan palata taaksepäin tarkistamaan, mitä arvioitiin vs. mitä todella tapahtui.”

7. Linkitä alihankkijan/toimittajan laskut niiden saapuessa

Paras tapa linkittää ostovelkalaskut:

8. Automatisoi laskujen käsittely kirjanpitoon

Vältä manuaalista syöttämistä integroimalla se kirjanpito-ohjelmistoosi:

9. Tukiroolit projekteillesi

Voit jakaa pääsyn Planyard-projektiisi sidosryhmille, kuten asiakkaalle (vain katselu), työmaainsinööreille ja työnjohtajille (rekisteröidäksesi muutostöitä, tehdäksesi tilauksia jne.).

Toimi näin:
Projekti → Asetukset → Jaa projekti → Valitse tiimin jäsen ja määritä sopivat käyttöoikeudet.

10. Mukautettu ostotilausten ehtojen malli (Suositeltu)

Tämä asetus antaa sinun määrittää ostotilausten ehtojen mallin, jota tiimisi voi muokata ennen tilausten lähettämistä toimittajille. Se on hyödyllinen muistuttamaan toimittajia seuraavista asioista:

  • Maksuehdot
  • Minne lähettää lasku
  • Ostotilauksen numeron sisällyttäminen viitteeksi

Tämä varmistaa, että kaikki yrityksesi ostotilaukset noudattavat johdonmukaista ja ammattimaista muotoa.

Siirry kohtaan:
Yritys → Asetukset → Mukautetut ostotilausten ehdot

11. Sähköpostien lähettäminen toimittajille työpaikan sähköpostiosoitteesta (Suositeltu)

Tämä asetus mahdollistaa Planyardin lähettää sähköposteja yrityksesi työpaikan sähköpostidomainista. Se on erityisen hyödyllinen, kun lähetät ostotilauksia, tarjouspyyntöjä ja maksuhakemuksia alihankkijoille tai toimittajille—auttaen välttämään roskapostisuodattimia ja parantamaan luottamusta.

Siirry kohtaan:
Yritys → Asetukset → Sähköpostitunnukset

Kopioi vain kokoonpanotiedot ja lähetä ne IT-tuelle. Heidän tarvitsee tehdä vain pieni päivitys sähköpostipalveluntarjoajassasi.

Edistynyt asennus (valinnainen) – support@planyard.com

  • Laskujen hyväksyntäprosessit
  • Ostotilausten hyväksyntäprosessit
  • Alihankkijoiden tarjousvertailut