Yoğun profesyoneller için, bir sonraki projeleri başlarken hızlıca başlamak isteyenler için kurulum kılavuzu (Genellikle 15-20 dakika sürer)
Bu kılavuz, standart bir iş akışı kurmak ve elektronik tabloları ortadan kaldırmak isteyen Planyard şampiyonu—genellikle bir yönetici veya proje lideri—içindir. Hesabınızı kurmak ve gerçek zamanlı maliyet kontrolünü başlatmak için bu sekiz adımı izleyin.
1. Hesabınıza giriş yapın
Henüz bir hesabınız yoksa, buradan 14 günlük ücretsiz denemenizi başlatın.
2. Şirket profilinizi doldurun
Şirket adınız, kayıt kodunuz ve logonuz tüm belgelerde (siparişler, başvurular vb.) görünecektir.
- Şirket → Ayarlar seçeneğine tıklayın
- Alanları doldurun
3. Ekibinizi davet edin
Proje yöneticileri, metrajcılar, saha mühendisleri, finans personeli veya projeyi gerçek zamanlı izleyebilmesi için müşteriyi ekleyin.
- Şirket → Kullanıcı Yönetimi seçeneğine tıklayın
- Yeni Kullanıcı Ekle seçeneğine tıklayın
- E-posta adreslerini girin, izinleri seçin ve Oluştur seçeneğine tıklayın
Planyard, hesap erişim bilgilerini ve hızlı kurulum kılavuzlarını onlara e-posta ile gönderecektir.
4. Proje görünürlüğüne karar verin
Kullanıcıların birbirlerinin proje kalem maliyet verilerine erişip erişemeyeceğini ayarlayın. Paylaşılan görünürlük, tahmin yapmayı ve piyasa karşılaştırmasını iyileştirir.
- Kullanıcı hakkını seçin: Projeleri Görüntüle, ya Herkesin ya da Kendi & Paylaşılan
“Bu bilgilerin paylaşılması, ekip üyelerinin meslektaşlarının projelerindeki bütçe kalem maliyetlerini hızlıca kontrol etmelerine veya taşeronlarla pazarlık yaparken piyasa fiyatlarını daha iyi anlamalarına olanak tanır. Tüm projeler için aynı maliyet kodlarını kullanıyorsanız, kullanıcıların tüm portföy projelerinde—aktif ve geçmiş—kalem maliyet dökümlerini tek tıklamayla yazdırmalarını sağlar.”
5. İlk projenizi yükleyin
Projeler → Proje Oluştur seçeneğine gidin.
Kısa video kılavuzları kullanarak başlangıç proje bütçe tablosunu yükleyebilirsiniz. Herhangi bir bütçe kalem adı ve maliyet kodu kullanabilirsiniz, bunları ithalat dosyasına uygun şekilde doldurun:
- Basit proje: Bütçe tablosunu yüklemek için 2 dakikalık video veya bir örnek şablon indirin
- Çok seviyeli bütçe alt kategorileri olan karmaşık proje: Bütçe tablosunu yüklemek için 3 dakikalık video veya bir örnek şablon indirin
- Veya kazanan bir teklifi Satış modülünde doğrudan canlı bir projeye dönüştürün
Tutarlılığı sağlamak için tüm başlangıç projelerini bir yöneticinin yüklemesini öneririz. Daha sonra Proje Ayarları bölümünde proje sahibini atayabilirsiniz, böylece tüm projeler benzer şekilde hazırlanır.
6. Hesap verebilirlik için bütçe tahminlerini kilitleyin
Orijinal tahminleri düzenlemelerini önleyerek metrajcıların ve proje yöneticilerinin her zaman geri izleyebilmesini sağlayın:
“Bütçe tahminlerine düzenleme kısıtlaması getirmek, hesap verebilirliği artırır ve tahmin edilen ile gerçekte olanı karşılaştırma imkanı sağlar.”
- Şirket → Kullanıcı Yönetimi seçeneğine gidin
- “Tahminleri ve Hedef Bütçeleri Düzenle” iznini Hayır olarak ayarlayın
7. Alt yüklenici/satıcı faturalarını aldıkça bağlayın
Alacak hesapları faturalarını bağlamanın en iyi yolu:
- AP e-postanızdan otomatik olarak içe aktarın (önerilir)
- Outlook Eklentisi: Nasıl indirilir & eğitim
- Planyard Gmail Eklentisi: İndir & eğitim
- Planyard uygulaması: iPhone & Android
8. Muhasebeye fatura işleme otomasyonu
Muhasebe yazılımınızla entegre ederek manuel girişten kaçının:
- Xero, QuickBooks, Sage veya MYOB ile bağlanın
- Veya Planyard’ın onaylanmış faturaları otomatik olarak muhasebecinizin e-posta adresine iletmesine izin verin
9. Projeleriniz için destekleyici roller
Planyard projenize müşteri (sadece görüntüleme), saha mühendisleri ve formenler gibi paydaşlarla erişim paylaşabilirsiniz (değişiklik emirlerini kaydetmek, satın alma siparişleri vermek vb.).
Bunu yapmak için:
Proje → Ayarlar → Projeyi paylaş → Ekip üyesini seçin ve uygun kullanıcı haklarını atayın.
10. Özel Satın Alma Siparişi Şartları Şablonu (Önerilir)
Bu yapılandırma, ekibinizin satıcılara sipariş göndermeden önce özelleştirebileceği bir satın alma siparişi şartları şablonu tanımlamanıza olanak tanır. Tedarikçilere hatırlatma yapmak için faydalıdır:
- Ödeme şartları
- Faturanın nereye gönderileceği
- Referans olarak Satın Alma Siparişi numarasını eklemek
Bu, şirketinizden gelen tüm satın alma siparişlerinin tutarlı ve profesyonel bir formatta olmasını sağlar.
Şuraya gidin:
Şirket → Ayarlar → Özel Satın Alma Siparişi Şartları
11. İş e-posta adresinizden satıcılara e-posta gönderme (Önerilir)
Bu kurulum, Planyard’ın şirketinizin iş e-posta alan adını kullanarak e-posta göndermesine olanak tanır. Satın alma siparişleri, teklif talepleri ve ödeme başvurularını taşeronlara veya satıcılara gönderirken özellikle yararlıdır—spam filtrelerinden kaçınmaya ve güveni artırmaya yardımcı olur.
Şuraya gidin:
Şirket → Ayarlar → E-posta Kimlikleri
Sadece yapılandırma detaylarını kopyalayın ve IT desteğinize gönderin. E-posta servis sağlayıcınızda küçük bir güncelleme yapmaları yeterlidir.
Gelişmiş kurulum (isteğe bağlı) – support@planyard.com
- Fatura onay iş akışları
- Sipariş onay iş akışları
- Alt yüklenici teklif karşılaştırmaları