Luku 2 teoksesta Rakennusprojektinhallinta: Käytännön 10-vaiheinen opas.
Rakennusurakointi: Jokaisen menestyksekkään projektin alku
Jokainen rakennusprojekti alkaa perustavanlaatuisella kysymyksellä: Mitä tämä maksaa? Olipa kyseessä tarjous asiakkaalle tai alihankkijoiden valinta, hankinta on ensimmäinen—ja ehkä tärkein—askel taloudellisen tarkkuuden ja projektin menestyksen varmistamisessa.
Silti tässä vaiheessa useimmat projektit epäonnistuvat. Arviot tehdään kiireessä, toimittajien valinnat perustuvat puutteelliseen tietoon, ja hankinnasta tulee reaktiivinen kaaos sen sijaan, että se olisi jäsennelty prosessi.
Suurin osa rakennustiimeistä pitää urakointia välttämättömänä pahana—vain asiana, joka on hoidettava ennen eteenpäin siirtymistä. Mutta juuri tämä ajattelutapa on syy siihen, miksi projektit ylittävät budjetin, aikataulut pettävät ja voittomarginaalit kutistuvat.
Urakointi ei ole muodollisuus. Se on riskienhallintaa.
Ja jos et optimoi prosessiasi, asetat itsesi ongelmiin ennen kuin projekti edes alkaa.
Tämä opas on suunniteltu toistettavaksi käsikirjaksi—jotain, joka kannattaa tarkistaa ennen jokaista projektia, jotta et tee samoja vältettävissä olevia virheitä.
Miksi oikea urakointi on tärkeämpää kuin luuletkaan
Rakennusurakoinnilla on kaksi päätavoitetta:
- Projektikustannusten arviointi asiakastarjousta varten
- Jos sinulla ei ole tarkkaa kustannuserittelyä, arvaat. Ja arvaaminen johtaa aliarviointiin ja menetettyyn voittoon tai yliarviointiin ja menetettyihin sopimuksiin.
- Parhaiden alihankkijoiden ja toimittajien löytäminen
- Halvin tarjous ei ole aina paras tarjous. Tarvitset alihankkijoita, jotka toimittavat laadukasta työtä aikataulussa ja kohtuulliseen hintaan. Et vain ketään, joka näyttää hyvältä paperilla.
Suurin osa tiimeistä keskittyy saamaan tarjouksen ulos mahdollisimman nopeasti.
Sen sijaan sinun tulisi rakentaa kilpailuetua.
Parhaat rakennusyritykset eivät vain tee tarjouksia. Ne tekevät niitä fiksusti.
Vaihe 1: Määritä laajuus ennen kuin pyydät tarjouksia
Suurin osa tarjouspyynnöistä epäonnistuu jo ennen kuin ne lähetetään.
Miksi? Koska ne perustuvat epäselvään, puutteelliseen tai vanhentuneeseen tietoon.
Mieti asiaa:
- Lähetät epämääräisen tarjouspyynnön.
- Jokainen alihankkija tulkitsee sen eri tavalla.
- Saat äärimmäisen epäjohdonmukaisia tarjouksia, joita on mahdotonta verrata.
Tulos? Joko arvaat, mikä tarjous on tarkin, tai käytät viikkoja yksityiskohtien selventämiseen, jotka olisi pitänyt olla tarjouspyynnössä alusta alkaen.
Ennen kuin pyydät tarjouksia, kysy itseltäsi:
Olenko selkeästi määritellyt materiaalit, työvoiman ja alihankkijoiden vastuut?
Olenko ottanut huomioon markkinariskit (hintavaihtelut, materiaaliviiveet)?
Annanko riittävästi yksityiskohtia, jotta jokainen tarjoaja hinnoittelee täsmälleen saman laajuuden?
Jos sinulla ei ole selkeitä vastauksia, et ole valmis lähettämään tarjouspyyntöjä.
Vaihe 2: Tunnista oikeat alihankkijat ja toimittajat
Kaikki tarjoajat eivät ole samanarvoisia. Suurin virhe, jonka projektipäälliköt tekevät?
Ajatella, että enemmän tarjouksia = parempia valintoja.
Todellisuustarkistus:
- Enemmän tarjouksia = enemmän aikaa hukkaan roskan läpikäymiseen.
- Enemmän tarjouksia = enemmän alhaisia tarjouksia, jotka näyttävät hyvältä mutta maksavat myöhemmin.
Tavoitteena ei ole saada eniten tarjouksia. Vaan saada oikeat tarjoukset.
Kuinka löytää oikeat toimittajat ja alihankkijat
✔ Hyödynnä aiempia tietoja – Kuka toimitti hyvää työtä aiemmin? Kuka aiheutti ongelmia?
✔ Laajenna verkostoasi – Älä jää jumiin samoihin kolmeen toimittajaan.
✔ Esikarsinta tarjoajat – Jos heillä ei ole kapasiteettia tai kokemusta, älä tuhlaa aikaa.
Vinkki: Jos lähetät tarjouspyyntöjä kaikille, teet sen väärin.
Vaihe 3: Rakenna tarjouspyyntösi nopeampia ja tarkempia tarjouksia varten
Hyvä tarjouspyyntö ei vain pyydä hintaa—se ohjaa tarjoajia antamaan oikeat tiedot oikeassa muodossa, jotta voit vertailla niitä nopeasti.
Mitä jokaisen tarjouspyynnön tulisi sisältää:
- Työn laajuus – Mitä tarkalleen ottaen tarjotaan?
- Aikataulu – Aloitus- ja valmistumispäivät.
- Maksuehdot – Perustuuko virstanpylväisiin? Kuukausittain? Ennakkotalletukset?
- Tarjouksen erittelymuoto – Haluatko kiinteän hinnan vai eritellyt kustannukset?
Mitä jäsennellympi tarjouspyyntösi on, sitä helpommaksi työsi tulee.
Vaihe 4: Seuraa perässä—koska useimmat toimittajat unohtavat lähettää tarjouksensa
Tässä on todellisuus: useimmat toimittajat eivät lähetä tarjouksiaan ajoissa.
Alihankkijat ovat kiireisiä. Tarjouspyyntösi on vain yksi sähköposti heidän postilaatikossaan.
Menetät hyviä tarjouksia oletuksena, jos et seuraa perässä.
Älä vain lähetä muistutussähköposteja. Nosta puhelin.
- Vahvista, että he ovat saaneet tarjouspyynnön.
- Kysy, onko heillä kysyttävää.
- Saa suullinen sitoumus, että he lähettävät tarjouksen.
Tämä yksi pieni askel lisää vastausprosenttiasi huomattavasti.
Vaihe 5: Vertaile tarjouksia oikein (ja vältä ”halvin voittaa” -ansaa)
Kun tarjoukset ovat sisällä, varsinainen työ alkaa.
Suurin osa tiimeistä valitsee oletuksena halvimman tarjouksen.
Huono idea.
Hyvä tarjousten vertailutaulukko auttaa sinua:
- Normalisoimaan tarjousmuodot – Jokainen alihankkija jäsentää hinnoittelun eri tavalla. Pura se, jotta vertaat omenoita omenoihin.
- Havaitsemaan puuttuvat kustannukset – Jotkut toimittajat jättävät tarkoituksella kustannuksia pois näyttääkseen halvemmilta.
- Arvioimaan riskiä – Mikä on alihankkijan aikaisempi suorituskyky? Halpa ei tarkoita luotettavaa.
Vinkki: Halvin tarjous johtaa usein korkeimpiin kustannuksiin myöhemmin. Jos luku näyttää liian hyvältä ollakseen totta, se todennäköisesti on.
Vaihe 6: Neuvottele ja varmista parhaat kumppanit
Nyt kun sinulla on vahvojen ehdokkaiden lyhytlista, on aika neuvotella.
- Varmista materiaalien hinnoittelu – Jos markkinat ovat epävakaat, hanki taatut hinnat.
- Selvitä sanktiot – Mitä tapahtuu, jos alihankkija viivästyttää työtä?
- Keskustele lisätöistä – Miten laajuuden muutokset käsitellään?
Kun sopimukset on allekirjoitettu, älä unohda muita tarjoajia.
Lähetä hylkäyskirje epäonnistuneille tarjoajille
Suurin osa projektipäälliköistä jättää tämän vaiheen väliin—mutta heidän ei pitäisi.
Miksi?
- Se ylläpitää hyviä suhteita alihankkijoihin tulevia projekteja varten.
- Se osoittaa ammattimaisuutta ja läpinäkyvyyttä.
- Se auttaa toimittajia ymmärtämään, miksi heitä ei valittu—mikä voi johtaa parempiin tarjouksiin seuraavalla kerralla.
Vinkki: Pidä se lyhyenä, kohteliaana ja ammattimaisena. Sinun ei tarvitse perustella päätöstäsi, mutta voit tarjota lyhyen palautteen, jos se on hyödyllistä.
Esimerkki:
”Kiitos osallistumisestanne viimeaikaiseen tarjouskilpailuumme. Vaikka olemme valinneet toisen urakoitsijan tähän projektiin, arvostamme panostanne ja toivomme yhteistyötä tulevissa mahdollisuuksissa.”
Tarjoajien huomiotta jättäminen sen jälkeen, kun he ovat käyttäneet aikaa ja vaivaa tarjouksen jättämiseen, vahingoittaa mainettasi. Yksinkertainen sähköposti pitää oven auki tulevaa työtä varten.
Keskeiset opit: Mitä tarkistaa ennen jokaista uutta projektia
- Tarjouksesi ovat vain niin tarkkoja kuin antamasi tiedot.
- Vahva urakointiprosessi säästää rahaa ja päänsärkyä myöhemmin.
- Halvin tarjous on harvoin paras tarjous.
- Toimittajien seuranta lisää vastausprosentteja.
- Tarjousten oikea vertailu on ero voiton ja katastrofin välillä.
Tämä on toistettava prosessi.
Hio sitä, käytä sitä ja vältä kalliita virheitä ennen seuraavaa projektiasi.
Tietoa kirjoittajasta
Yli 20 vuoden kokemuksella rakennusprojektinhallinnasta kirjoittaja on johtanut monen miljoonan dollarin projekteja asuin-, liike- ja infrastruktuurisektoreilla. Hänen kokemuksensa urakoinnista, hankinnoista ja urakoitsijoiden valinnasta takaa käytännön, tosielämän neuvot projektipäälliköille, jotka haluavat optimoida kustannukset ja toteutuksen.
Tutustu seuraavaan lukuun: Projektin tarkastelu
Suunnitelmien purkamisen taito riskien löytämiseksi ennen kuin niistä tulee ongelmia. Lue lisää
Siirry Rakennusprojektinhallinta: Käytännön 10-vaiheinen opas.