अध्याय 2 निर्माण परियोजना प्रबंधन: एक व्यावहारिक 10-चरणीय मार्गदर्शिका का।
निर्माण बोली: हर सफल परियोजना की शुरुआत
हर निर्माण परियोजना एक मूलभूत प्रश्न से शुरू होती है: इसकी लागत क्या होगी? चाहे आप किसी ग्राहक के लिए बोली तैयार कर रहे हों या उप-ठेकेदारों का चयन कर रहे हों, खरीद प्रक्रिया वित्तीय सटीकता और परियोजना की सफलता सुनिश्चित करने का पहला और शायद सबसे महत्वपूर्ण कदम है।
फिर भी, यही वह जगह है जहां अधिकांश परियोजनाएं असफलता के लिए खुद को तैयार करती हैं। अनुमान जल्दबाजी में लगाए जाते हैं, विक्रेता चयन अधूरी जानकारी पर आधारित होते हैं, और खरीद एक संरचित प्रक्रिया के बजाय एक प्रतिक्रियात्मक दौड़ बन जाती है।
अधिकांश निर्माण टीमें बोली को एक आवश्यक बुराई के रूप में मानती हैं—आगे बढ़ने से पहले बस एक बॉक्स को चेक करना। लेकिन यही मानसिकता है कि क्यों परियोजनाएं बजट से अधिक हो जाती हैं, समय सारिणी टूट जाती हैं, और लाभ मार्जिन घट जाते हैं।
बोली एक औपचारिकता नहीं है। यह जोखिम प्रबंधन है।
और यदि आप अपनी प्रक्रिया का अनुकूलन नहीं करते हैं, तो आप परियोजना शुरू होने से पहले ही समस्याओं के लिए खुद को तैयार कर रहे हैं।
यह मार्गदर्शिका एक दोहराने योग्य प्लेबुक के रूप में डिज़ाइन की गई है—कुछ ऐसा जिसे आपको हर परियोजना से पहले समीक्षा करनी चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आप वही बचने योग्य गलतियाँ नहीं कर रहे हैं।
क्यों सही बोली लगाना महत्वपूर्ण है (आप जितना सोचते हैं उससे अधिक)
अपने मूल में, निर्माण बोली के दो उद्देश्य होते हैं:
- अपने ग्राहक की बोली के लिए परियोजना लागत का अनुमान लगाना
- यदि आपके पास सटीक लागत विभाजन नहीं है, तो आप अनुमान लगा रहे हैं। और अनुमान लगाने से कम बोली और खोया हुआ लाभ या अधिक बोली और खोए हुए अनुबंध होते हैं।
- सर्वश्रेष्ठ उप-ठेकेदारों और आपूर्तिकर्ताओं को खोजना
- सबसे सस्ती बोली हमेशा सबसे अच्छी बोली नहीं होती। आपको ऐसे उप-ठेकेदारों की आवश्यकता है जो गुणवत्ता का काम, समय पर, उचित मूल्य पर प्रदान करें। न कि केवल कोई जो कागज पर अच्छा दिखता हो।
अधिकांश टीमें जितनी जल्दी हो सके बोली निकालने पर ध्यान केंद्रित करती हैं।
इसके बजाय, आपको प्रतिस्पर्धात्मक लाभ बनाना चाहिए।
सर्वश्रेष्ठ निर्माण फर्में सिर्फ बोली नहीं लगातीं। वे समझदारी से बोली लगाती हैं।
चरण 1: बोली का अनुरोध करने से पहले दायरा परिभाषित करें
अधिकांश बोली अनुरोध भेजे जाने से पहले ही विफल हो जाते हैं।
क्यों? क्योंकि वे अस्पष्ट, अधूरी, या पुरानी जानकारी पर आधारित होते हैं।
इसके बारे में सोचें:
- आप एक अस्पष्ट आरएफक्यू (कोटेशन के लिए अनुरोध) भेजते हैं।
- हर उप-ठेकेदार इसे अलग तरह से समझता है।
- आपको अत्यधिक असंगत बोलियाँ मिलती हैं जिनकी तुलना करना असंभव होता है।
परिणाम? आप या तो अनुमान लगाते हैं कि कौन सी बोली सबसे सटीक है या विवरण स्पष्ट करने में सप्ताह बिताते हैं जो आरएफक्यू में शुरू से ही होने चाहिए थे।
बोली का अनुरोध करने से पहले, अपने आप से पूछें:
क्या मैंने सामग्री, श्रम, और उप-ठेकेदार की जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से परिभाषित किया है?
क्या मैंने बाजार के जोखिमों (मूल्य में उतार-चढ़ाव, सामग्री में देरी) का हिसाब लगाया है?
क्या मैं पर्याप्त विवरण प्रदान कर रहा हूँ ताकि हर बोलीदाता एक ही दायरे की कीमत लगा रहा हो?
यदि आपके पास स्पष्ट उत्तर नहीं हैं, तो आप आरएफक्यू भेजने के लिए तैयार नहीं हैं।
चरण 2: सही उप-ठेकेदारों और विक्रेताओं की पहचान करें
सभी बोलीदाता समान नहीं होते। सबसे बड़ी गलती जो परियोजना प्रबंधक करते हैं?
सोचना कि अधिक बोलियाँ = बेहतर विकल्प।
वास्तविकता की जाँच:
- अधिक बोलियाँ = कचरे को छाँटने में अधिक समय बर्बाद।
- अधिक बोलियाँ = अधिक कम कीमत वाले प्रस्ताव जो अच्छे लगते हैं लेकिन बाद में आपको महंगे पड़ते हैं।
लक्ष्य सबसे अधिक बोलियाँ प्राप्त करना नहीं है। यह सही बोलियाँ प्राप्त करना है।
सही विक्रेताओं और उप-ठेकेदारों को कैसे खोजें
✔ पिछले डेटा का लाभ उठाएं – किसने पहले अच्छा काम किया? किसने समस्याएं पैदा कीं?
✔ अपना नेटवर्क बढ़ाएं – एक ही तीन विक्रेताओं पर निर्भर न रहें।
✔ बोलीदाताओं को पूर्व-योग्य बनाएं – यदि उनके पास क्षमता या अनुभव नहीं है, तो समय बर्बाद न करें।
प्रो टिप: यदि आप बोली अनुरोध हर किसी को भेजते हैं, तो आप गलत कर रहे हैं।
चरण 3: तेज़, अधिक सटीक बोलियों के लिए अपने आरएफक्यू को संरचित करें
एक अच्छा आरएफक्यू सिर्फ कीमत नहीं पूछता—यह बोलीदाताओं को सही प्रारूप में सही विवरण प्रदान करने के लिए मार्गदर्शन करता है ताकि आप उन्हें जल्दी से तुलना कर सकें।
हर आरएफक्यू में क्या शामिल होना चाहिए:
- कार्य का दायरा – क्या उद्धृत किया जा रहा है?
- समय सीमा – प्रारंभ और समाप्ति तिथियाँ।
- भुगतान की शर्तें – माइलस्टोन-आधारित? मासिक? अग्रिम जमा?
- बोली विभाजन प्रारूप – क्या आप एकमुश्त मूल्य निर्धारण या मदवार लागत चाहते हैं?
आपकी बोली का अनुरोध जितना अधिक संरचित होगा, आपका काम उतना ही आसान हो जाएगा।
चरण 4: फॉलो अप करें—क्योंकि अधिकांश विक्रेता जमा करना भूल जाएंगे
यहाँ वास्तविकता है: अधिकांश विक्रेता अपनी बोलियाँ समय पर जमा नहीं करेंगे।
उप-ठेकेदार व्यस्त हैं। आपका आरएफक्यू उनके इनबॉक्स में सिर्फ एक और ईमेल है।
यदि आप फॉलो अप नहीं कर रहे हैं तो आप डिफ़ॉल्ट रूप से अच्छी बोलियाँ खो रहे हैं।
सिर्फ रिमाइंडर ईमेल न भेजें। फोन उठाएं।
- पुष्टि करें कि उन्हें आरएफक्यू प्राप्त हुआ है।
- पूछें कि क्या उनके कोई प्रश्न हैं।
- एक मौखिक प्रतिबद्धता प्राप्त करें कि वे एक बोली जमा करेंगे।
यह एक छोटा कदम आपकी प्रतिक्रिया दर को नाटकीय रूप से बढ़ा देता है।
चरण 5: बोलियों की सही तुलना करें (और “सबसे सस्ता जीतता है” जाल से बचें)
एक बार जब बोलियाँ आ जाती हैं, तो असली काम शुरू होता है।
अधिकांश टीमें सबसे कम बोली पर डिफ़ॉल्ट होती हैं।
बुरा विचार।
एक अच्छी बोली तुलना शीट आपकी मदद करती है:
- बोली प्रारूपों को सामान्य बनाएं – हर उप-ठेकेदार मूल्य निर्धारण को अलग तरह से संरचित करता है। इसे तोड़ें ताकि आप सेब की तुलना सेब से कर रहे हों।
- लापता लागतों को स्पॉट करें – कुछ विक्रेता सस्ते दिखने के लिए लागतों को जानबूझकर छोड़ देते हैं।
- जोखिम का आकलन करें – उप-ठेकेदार का ट्रैक रिकॉर्ड क्या है? सस्ता विश्वसनीय का मतलब नहीं है।
प्रो टिप: सबसे कम बोली अक्सर बाद में सबसे अधिक लागत की ओर ले जाती है। यदि कोई संख्या सच होने के लिए बहुत अच्छी लगती है, तो शायद ऐसा ही है।
चरण 6: सर्वश्रेष्ठ भागीदारों के साथ बातचीत करें और उन्हें लॉक करें
अब जब आपके पास मजबूत उम्मीदवारों की सूची है, तो यह बातचीत करने का समय है।
- सामग्री मूल्य निर्धारण लॉक करें – यदि बाजार अस्थिर है, तो गारंटीकृत दरें प्राप्त करें।
- दंड स्पष्ट करें – यदि कोई उप-ठेकेदार काम में देरी करता है तो क्या होगा?
- परिवर्तन आदेशों पर चर्चा करें – दायरे में परिवर्तन कैसे संभाले जाएंगे?
एक बार जब आपके अनुबंध पर हस्ताक्षर हो जाते हैं, अन्य बोलीदाताओं को न भूलें।
असफल बोलीदाताओं को अस्वीकृति पत्र भेजें
अधिकांश परियोजना प्रबंधक इस कदम को नजरअंदाज कर देते हैं—लेकिन उन्हें नहीं करना चाहिए।
क्यों?
- यह भविष्य की परियोजनाओं के लिए उप-ठेकेदारों के साथ अच्छे संबंध बनाए रखता है।
- यह व्यावसायिकता और पारदर्शिता दिखाता है।
- यह विक्रेताओं को यह समझने में मदद करता है कि उन्हें क्यों नहीं चुना गया—जो अगली बार बेहतर बोलियों की ओर ले जा सकता है।
प्रो टिप: इसे संक्षिप्त, विनम्र और पेशेवर रखें। आपको अपने निर्णय को सही ठहराने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन यदि यह सहायक है तो आप संक्षिप्त प्रतिक्रिया दे सकते हैं।
उदाहरण:
“हमारी हाल की बोली प्रक्रिया में भाग लेने के लिए धन्यवाद। जबकि हमने इस परियोजना के लिए किसी अन्य ठेकेदार का चयन किया है, हम आपके प्रयास की सराहना करते हैं और भविष्य के अवसरों पर सहयोग की आशा करते हैं।”
बोली जमा करने में समय और प्रयास लगाने के बाद बोलीदाताओं की उपेक्षा करना आपकी प्रतिष्ठा को नुकसान पहुँचाता है। एक साधारण ईमेल भविष्य के काम के लिए दरवाजा खुला रखता है।
मुख्य निष्कर्ष: हर नई परियोजना से पहले क्या समीक्षा करें
- आपकी बोलियाँ केवल उतनी ही सटीक होती हैं जितनी जानकारी आप प्रदान करते हैं।
- एक मजबूत बोली प्रक्रिया पैसे और सिरदर्द को बचाती है।
- सबसे कम बोली शायद ही कभी सबसे अच्छी बोली होती है।
- विक्रेताओं के साथ फॉलो अप करने से प्रतिक्रिया दर बढ़ जाती है।
- बोलियों की सही तुलना करना लाभ और आपदा के बीच का अंतर है।
यह एक दोहराने योग्य प्रक्रिया है।
इसे परिष्कृत करें, उपयोग करें, और अपनी अगली परियोजना से पहले महंगी गलतियों से बचें।
लेखक के बारे में
निर्माण परियोजना प्रबंधन में 20 से अधिक वर्षों के अनुभव के साथ, लेखक ने आवासीय, वाणिज्यिक और बुनियादी ढांचा क्षेत्रों में बहु-मिलियन डॉलर की परियोजनाओं का नेतृत्व किया है। बोली, खरीद, और ठेकेदार चयन में उनका अनुभव परियोजना प्रबंधकों के लिए व्यावहारिक, वास्तविक दुनिया की सलाह सुनिश्चित करता है जो लागत और निष्पादन को अनुकूलित करना चाहते हैं।
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