Ehituspakkumised: praktiline juhend projektijuhtidele

2. peatükk Ehitusprojekti juhtimine: praktiline 10-sammuline juhend.

Ehituspakkumised: iga eduka projekti algus

Iga ehitusprojekt algab põhilise küsimusega: Mis see maksma läheb? Olgu tegemist pakkumise ettevalmistamisega kliendile või alltöövõtjate valimisega, hanked on esimene ja tõenäoliselt kõige olulisem samm finantsilise täpsuse ja projekti edu tagamisel.

Siin aga enamik projekte ebaõnnestub. Kalkulatsioonid tehakse kiirustades, tarnijate valik põhineb puudulikul teabel ja hanked muutuvad reaktiivseks rabelemiseks, mitte struktureeritud protsessiks.

Enamik ehitusmeeskondi käsitleb pakkumisi kui vajalikku kurja, lihtsalt linnukest, mis tuleb enne edasi liikumist täita. Kuid just see mõtteviis on põhjus, miks projektid ületavad eelarvet, ajakavad lagunevad ja kasumimarginaalid kahanevad.

Pakkumine ei ole formaalsus. See on riskijuhtimine.

Ja kui sa ei optimeeri oma protsessi, lood probleeme juba enne projekti algust.

See juhend on loodud kui korduvkasutatav käsiraamat, mida peaksid iga projekti eel üle vaatama, et vältida samu välditavaid vigu.

Miks on õige pakkumine tähtsam, kui arvad

Põhimõtteliselt on ehituspakkumistel kaks eesmärki:

1. Projekti kulude eelarvestamine kliendipakkumise jaoks
• Kui sul pole täpset kulude jaotust, siis sa arvad. Ja arvamine viib alapakkumise ja kaotatud kasumini või ülepakkumise ja kaotatud lepinguteni.
2. Parimate alltöövõtjate ja tarnijate leidmine
• Odavaim pakkumine ei ole alati parim. Vajad alltöövõtjaid, kes teevad kvaliteetset tööd, ajakava järgi ja õiglase hinnaga. Mitte ainult kedagi, kes paberil hea välja näeb.

Enamik meeskondi keskendub sellele, et pakkumine võimalikult kiiresti välja saata.
Selle asemel peaksid looma konkurentsieelise.

Parimad ehitusfirmad ei tee lihtsalt pakkumisi. Nad teevad nutikaid pakkumisi.

1. samm: määratle ulatus enne pakkumiste küsimist

Enamik pakkumiskutseid ebaõnnestub juba enne saatmist.

Miks? Sest need põhinevad ebaselgel, puudulikul või aegunud teabel.

Mõtle sellele:

• Saadetakse välja ebamäärane pakkumise kutse.
• Iga alltöövõtja tõlgendab seda erinevalt.
• Saad äärmiselt erinevad pakkumised, mida on võimatu võrrelda.

Tulemus? Sa kas arvad, milline pakkumine on kõige täpsem, või kulutad nädalaid detailide täpsustamisele, mis oleksid pidanud olema pakkumise kutses algusest peale.

Enne pakkumiste küsimist küsi endalt:

Kas olen selgelt määratlenud materjalid, tööjõu ja alltöövõtjate vastutused?
Kas olen arvestanud tururiskidega (hinnakõikumised, materjalide viivitused)?
Kas pakun piisavalt detaile, et iga pakkuja hindaks täpselt sama ulatust?

Kui sul pole selgeid vastuseid, pole sa valmis pakkumisi välja saatma.

2. samm: õigete alltöövõtjate ja tarnijate tuvastamine

Kõik pakkujad ei ole võrdsed. Suurim viga, mida projektijuhid teevad?

Arvamine, et rohkem pakkumisi = paremad valikud.

Tegelikkus:

• Rohkem pakkumisi = rohkem aega raisatud rämpsu sorteerimisele.
• Rohkem pakkumisi = rohkem madalaid pakkumisi, mis näevad head välja, kuid maksavad hiljem rohkem.

Eesmärk ei ole saada kõige rohkem pakkumisi. Eesmärk on saada õiged pakkumised.

Kuidas leida õiged tarnijad ja alltöövõtjad

✔ Kasuta varasemaid andmeid – Kes on varem head tööd teinud? Kes on probleeme põhjustanud?
✔ Laienda oma võrgustikku – Ära jää kinni samade kolme tarnija kasutamisse.
✔ Vali pakkujad eelnevalt – Kui neil pole võimekust või kogemust, ära raiska aega.

Nõuanne: Kui saadad pakkumiskutsed kõigile, teed seda valesti.

3. samm: struktureeri oma pakkumiskutsed kiiremaks ja täpsemaks pakkumiseks

Hea pakkumiskutse ei küsi ainult hinda, see juhendab pakkujaid andma õigeid detaile õiges vormingus, et saaksid neid kiiresti võrrelda.

Mida iga pakkumiskutse peaks sisaldama:

• Töö ulatus – Mida täpselt eelarvestatakse?
• Ajakava – Algus- ja lõppkuupäevad.
• Makse tingimused – Kas põhinevad verstapostidel? Igakuised? Ettemaksed?
• Pakkumise jaotuse vorming – Kas soovid kogusummalist hinda või üksikasjalikke kulusid?

Mida struktureeritum on sinu pakkumiskutse, seda lihtsam on sinu töö.

4. samm: jälgi, sest enamik tarnijaid unustab pakkumise esitada

Siin on reaalsus: enamik tarnijaid ei esita oma pakkumisi õigel ajal.

Alltöövõtjad on hõivatud. Sinu pakkumiskutse on lihtsalt veel üks e-kiri nende postkastis.

Kaotad head pakkumised vaikimisi, kui sa ei jälgi.

Ära saada ainult meeldetuletusmeile. Võta telefon kätte.

• Kinnita, et nad said pakkumiskutse.
• Küsi, kas neil on küsimusi.
• Saa suuline kinnitus, et nad esitavad pakkumise.

See üks väike samm suurendab sinu vastamismäära märkimisväärselt.

5. samm: võrdle pakkumisi õigesti (ja väldi “odavaim võidab” lõksu)

Kui pakkumised on käes, algab tõeline töö.

Enamik meeskondi valib vaikimisi madalaima pakkumise.
Halb idee.

Hea pakkumiste võrdlustabel aitab sul:

• Ühtlustada pakkumiste vorminguid – Iga alltöövõtja struktureerib hinnakujunduse erinevalt. Jaga see lahti, et võrrelda võrreldavat.
• Leida puuduvaid kulusid – Mõned tarnijad jätavad kulud tahtlikult välja, et odavamad paista.
• Hinnata riski – Milline on alltöövõtja varasem kogemus? Odav ei tähenda usaldusväärset.

Nõuanne: Madalaim pakkumine viib sageli hiljem kõrgeimate kuludeni. Kui number tundub liiga hea, et olla tõsi, siis tõenäoliselt see ongi.

6. samm: läbirääkimised ja parimate partnerite kinnitamine

Nüüd, kui sul on tugevate kandidaatide lühinimekiri, on aeg läbirääkimisteks.

• Kinnita materjalide hinnad – Kui turg on kõikuv, hangi garanteeritud hinnad.
• Täpsusta leppetrahvid – Mis juhtub, kui alltöövõtja viivitab tööga?
• Arutle lisatöid – Kuidas käsitletakse ulatuse muutusi?

Kui lepingud on allkirjastatud, ära unusta teisi pakkujaid.

Saada tagasilükkamiskiri ebaõnnestunud pakkujatele

Enamik projektijuhte jätab selle sammu vahele, kuid ei peaks.

Miks?

• See säilitab head suhted alltöövõtjatega tulevaste projektide jaoks.
• See näitab professionaalsust ja läbipaistvust.
• See aitab tarnijatel mõista, miks neid ei valitud, mis võib viia järgmine kord paremate pakkumisteni.

Nõuanne: Hoia see lühike, viisakas ja professionaalne. Sa ei pea oma otsust õigustama, kuid võid pakkuda lühikest tagasisidet, kui see on kasulik.

Näide:

“Täname sind osalemise eest meie hiljutises pakkumisprotsessis. Kuigi oleme valinud selle projekti jaoks teise töövõtja, hindame sinu pingutusi ja loodame tulevikus koostööd teha.”

Pakkujate ignoreerimine pärast seda, kui nad on pakkumise esitamiseks aega ja vaeva näinud, kahjustab sinu mainet. Lihtne e-kiri hoiab ukse tulevasteks töödeks avatuna.

Peamised järeldused: mida vaadata üle enne iga uut projekti

1. Sinu pakkumised on täpsed ainult nii palju, kui täpne on sinu antud teave.
2. Tugev pakkumisprotsess säästab raha ja peavalu hiljem.
3. Madalaim pakkumine on harva parim pakkumine.
4. Tarnijatega järeltegevus suurendab vastamismäära.
5. Pakkumiste korrektne võrdlemine on vahe kasumi ja katastroofi vahel.

See on korduvkasutatav protsess.
Täienda seda, kasuta seda ja väldi kulukaid vigu enne järgmist projekti.

Autori kohta

Üle 20-aastase ehitusprojektide juhtimise kogemusega autor on juhtinud mitme miljoni euro suuruseid projekte elamu-, äri- ja infrastruktuurivaldkondades. Tema kogemus pakkumiste, hangete ja töövõtjate valiku alal tagab praktilised, reaalsed nõuanded projektijuhtidele, kes tahavad optimeerida kulusid ja teostust.

Järgmine peatükk: projekti ülevaade

Plaanide analüüsimise kunst, et leida riske enne, kui need probleemideks muutuvad. Loe edasi

Mine Ehitusprojekti juhtimine: praktiline 10-sammuline juhend.