Standardized project subcontractor orders to invoice process

Managing the subcontractor agreements in folders and using spreadsheets to track change orders and variations, budget commitments, and order payment summaries requires data entry duplication and hours to keep the data up to date. Planyard helps simplify the process and provides a real-time overview of the order and project financial performance.

Gratis 14-dagers fullverdig prøveversjon. Full tilgang. Ingen kredittkort kreves.

Subcontractor management software

Easy subcontractor orders registering for all the stakeholders

The Planyard interface makes registering a new subcontractor order easy for all project stakeholders. Once you sign the subcontractor agreement, you upload it to Planyard, where it’s placed with the subcontractor change orders, variations, payment summaries, retention booking, and invoicing.
Set up the whole team to register the purchase orders on Planyard, including the project managers, quantity surveyors, and site engineers.
Select the budget items to register the subcontractor quote or schedule of values. The subitems allow for the creation of a thorough payment application form.
Mark the retention and have it automatically calculated when processing payment applications and invoices.

Registering a new subcontractor order on Planyard
Send underleverandørens fremdriftsrapport for intern godkjenning til byggingeniør eller økonomi

Godkjenn fakturaer og fremdriftsrapporter med tillit

Tilordne fremdriftsrapporter og fakturaer som skal gjennomgås av relevante interessenter rett etter at de blir sendt til Planyard av underleverandører.

Når en gjennomgangsprosess startes, sendes en e-post med lenker til Planyard ut til deltakerne. De vil da se alle dokumentene som trenger godkjenning sammen med detaljene.

Alle dokumenter kan kommenteres – disse merknadene lagres ved siden av filene som forenkler hele godkjenningsprosessen.

Ikke mer frem og tilbake e-post og ingenting går tapt i kommunikasjonen.

Quick subcontractor change orders and variations registering

Let your project stakeholders, such as project managers, quantity surveyors, and site engineers, register the change orders and variations when they are right and when agreed upon with the subcontractor.
Add an adverse value change order to deduct penalties or as the subcontractor uses services on the site, such as electricity or construction waste removal.
Assign the change order to a budget item or client change order and track the subcontractor order’s total financial performance and committed costs in the budget.

Registering the subcontractor change order or variation
Processing the subcontractor order invoice

Easily process the invoices for the subcontractor order

To process the subcontractor invoice, the project manager selects the corresponding subcontractor order, checks the amounts previously committed and the remaining amount, and reviews whether what was ordered matches the amounts invoiced.
You can deduct the prepayment from the same view when approving the invoice. The Planyard automatically calculates the retention, so the project managers review whether the subcontractor invoice calculations are correct.
Once everything is correct, approve the invoice and let Planyard automatically update the budget and subcontractor order payment summary and retention, store the invoice under the costs tab, and automatically create a ready-to-process invoice in the accounting system, such as Xero, Quickbooks, MYOB, Sage, and more.

No more unexpected project late-stage invoices, messing up the margins

All your subcontractor orders are now on one list, which gives you a clear overview of the value of raised orders, how much is paid, and how much remains.

Once the project ends, check if the bills have been paid and orders have been closed.

Open subcontractor orders and how much is yet to be paid to the subcontractors
Open subcontractor orders and how much is yet to be paid to the subcontractors

Easy retention releasing process for warranty period projects

As Planyard automatically books the retention for the subcontractor orders, you’ll have a straightforward process for tracking and releasing the retention for the project subcontractor orders.

Automating the subcontractor payment applications helps save time

Planyard Ultimate feature set users can automate the subcontractor payment applications process. Once the subcontractor order and the subcontractor schedule of values are registered on Planyard, you can click send the payment application template via email to the subcontractors. The subcontractor receives a simple email with a big blue button, by which clicking the payment application form opens up in the web browser. The subbies can submit the current progress, change orders, and valuations.

The digital payment application process makes managing many subcosubcontractors’ applications easy. The subcontractors do the data entry, and the project managers don’t waste time on manual spreadsheet tracking.

O

Requesting the subcontractor to submit the payment application

Våre kunder sier

Bonava-logo
Hitachi ABB
Kaamos Group-logo

Intra Interieur

«Jeg ønsket å unnslippe regnearkene, unnslippe den manuelle datainføringen og se etter måter å holde meg på toppen av budsjettnummerene. Det er utfordrende i et utviklingsselskap å holde oversikten over tallene dine.

Så jeg kom over Planyard i et søk for å forbedre budsjettstyringsprosessene og for å gjøre mitt eget liv enklere.

Planyard gjør det, og det tar prosjektbudsjettet ditt og setter det veldig tydelig på skjermen for deg, slik at du får et sanntidsbilde av hvor prosjektbudsjettet ditt er til enhver tid. «

Ian Holford

Sjef, Higgihaus Developments

Bristol, Storbritannia

«Jeg har jobbet med skyregnskapsverktøy som Xero og Quickbooks, som er gode, men de har ikke et spesifikt konstruksjonsbasert kostnadsverktøy.

Byggefirmaer er avhengige av dyre kvantitetsmålere og prosjektledere for å gjøre mye datainngang på pakker som Excel, som tar dem fra å fokusere på verdiskapende aktiviteter og drive resultatveksten.

Da jeg kom over Planyard, ble jeg lettet over at det endelig var en løsning på dette problemet. Sitater, bestillinger fra underleverandører, innkjøpsordrer, fakturaer, fremdriftsregninger osv. Settes på systemet og det er koblet direkte til budsjettet, CVR, underleverandører og leverandører. Dette gjør menneskers liv mye lettere. Data er tilgjengelig, det er automatisert og det får alle vekk fra det utdaterte kravet om å fylle ut regneark. «

Paul Howarth

ACMA & CGMA , direktør, Live Management Accounts Ltd

Manchester, Storbritannia

«Jeg vil si at Planyard er en flott måte å enkelt og bekvemt spore jobbkostnadene dine på ett sted. Den holder styr på alle dokumentene og tallene på ett sted.

Hvis det er et problem med budsjettet, forteller det deg bare hva du trenger å fikse, så går det bra. Den tenker egentlig bare et skritt foran for deg.»

Jordan Cohen

Partner, TITN Development

Florida, USA

“Med Planyard sparer vi fire arbeidsdager hver måned per prosjektleder. Effektivitetsforbedringen vi opplevde skyldes at vi ble kvitt doble datainnføringer.”

Marek Korbelainen

Byggeleder, Kaamos Group

Tallinn, Estland

„Vi ønsket å vite om vårt prosjekt kom til å være lønnsomt eller ikke før det var ferdig. Oversikten over hvilke jobber som er lønnsomme og ikke, tillater oss å gjøre endringer underveis.”

Tomy Saaron

Styremedlem, Hausers

Tallinn, Estland

Bruker du fortsatt Excel for budsjettadministrasjon?
Det er en bedre måte.

Regneark er ikke den beste måten å håndtere jobbkostnader på
  • Det er for lett å gjøre feil;
  • Du kan ikke se bak tallene;
  • Det er vanskelig å standardisere og sikre samsvar;
  • Det er ingen sanntidsoversikt over lønnsomhetsprognoser;
  • Det betyr duplikatarbeid for PM og regnskapsførere.
Planyard sparer tid og nerver

Følg budsjettet ditt i sanntid og ta øyeblikkelig handling når det oppstår feil. Jobbkostnader er organisert, og fullt søkbare og tilgjengelige for prognoser, prosjektledelse og mer.