Oppsettguide for travle fagfolk som vil komme raskt i gang når deres neste prosjekt starter (Tar vanligvis 15–20 minutter)
Denne guiden er for Planyard-mesteren—typisk en leder eller prosjektleder—som ønsker å raskt sette opp en standardisert arbeidsflyt og eliminere regneark. Følg disse åtte trinnene for å sette opp kontoen din og begynne å kjøre sanntids kostnadskontroll.
1. Logg inn på kontoen din
Hvis du ikke har en, start din 14-dagers gratis prøveperiode her.
2. Fyll ut firmaprofilen din
Firmanavnet ditt, registreringskoden og logoen vil vises på alle dokumenter (PO-er, søknader, osv.).
- Klikk Firma → Innstillinger
- Fyll ut feltene
3. Inviter teamet ditt
Legg til prosjektledere, KS-er, anleggsingeniører, økonomipersonell eller til og med klienten for å la ham spore prosjektet i sanntid.
- Klikk Firma → Brukeradministrasjon
- Klikk Legg til ny bruker
- Skriv inn e-posten deres, velg tillatelser, og klikk Opprett
Planyard vil sende dem kontotilgangsdetaljer og raske oppsettguider via e-post.
4. Bestem prosjektets synlighet
Angi om brukere kan få tilgang til hverandres prosjektkostnadsdata. Delt synlighet forbedrer estimering og markedsbenchmarking.
- Velg brukertilgang: Se prosjekter, enten Alles eller Egne & Delte
“Å dele denne informasjonen lar teammedlemmer raskt sjekke budsjettpostkostnader i kollegers prosjekter for kostnadsestimering eller for å forstå markedspriser bedre når de forhandler med underleverandører. Det er spesielt nyttig hvis du bruker de samme kostnadskodene for alle prosjektene, slik at brukerne kan skrive ut kostnadsoversikter med ett klikk på tvers av alle porteføljeprosjekter—aktive og historiske.”
5. Last opp ditt første prosjekt
Gå til Prosjekter → Opprett prosjekt.
Du kan laste opp startprosjektets budsjettregneark ved hjelp av korte videoguides. Du kan bruke hvilke som helst budsjettpostnavn og kostnadskoder, fyll dem ut tilsvarende i importfilen:
- Enkelt prosjekt: 2-minutters video for opplasting av budsjettregneark eller last ned en eksempelsmal
- Komplekst prosjekt med flernivå budsjettunderkategorier: 3-minutters video for opplasting av budsjettregneark eller last ned en eksempelsmal
- Eller konverter et vinnende tilbud direkte i Salgsmodulen til et levende prosjekt
Vi anbefaler at én leder laster opp alle innledende prosjekter for å sikre konsistens. Du kan deretter tildele prosjektansvarlig i Prosjektinnstillinger slik at alle prosjekter er forberedt på samme måte.
6. Lås budsjettestimater for ansvarlighet
Forhindre KS-er og PL-er fra å redigere originale estimater slik at du alltid kan spore tilbake:
“Å begrense redigeringer av budsjettestimater øker ansvarligheten og lar deg spore tilbake hva som ble estimert vs. hva som faktisk skjedde.”
- Gå til Firma → Brukeradministrasjon
- Sett «Rediger estimater og målbudsjetter» tillatelse til Nei
7. Koble underleverandør-/leverandørfakturaer når du mottar dem
Beste måte å koble leverandørfakturaer på:
- Auto-import fra din AP-e-post (anbefalt)
- Outlook-tillegg: Hvordan laste ned & veiledning
- Planyard Gmail-tillegg: Last ned & veiledning
- Planyard-applikasjon: iPhone & Android
8. Automatiser fakturabehandling til regnskap
Unngå manuell inntasting ved å integrere det med regnskapsprogramvaren din:
- Koble til Xero, QuickBooks, Sage, eller MYOB
- Eller la Planyard automatisk videresende godkjente fakturaer til regnskapsførerens e-post
9. Støtteroller for prosjektene dine
Du kan dele tilgang til ditt Planyard-prosjekt med interessenter som klienten (kun visning), anleggsingeniører og formenn (for å registrere endringsordrer, opprette innkjøpsordrer, osv.).
For å gjøre dette:
Prosjekt → Innstillinger → Del prosjekt → Velg teammedlemmet og tildel passende brukertilgang.
10. Tilpasset innkjøpsordrevilkårsmal (Anbefalt)
Denne konfigurasjonen lar deg definere en innkjøpsordrevilkårsmal som teamet ditt kan tilpasse før de sender PO-er til leverandører. Det er nyttig for å minne leverandører om:
- Betalingsbetingelser
- Hvor fakturaen skal sendes
- Inkludere innkjøpsordrenummeret som referanse
Dette sikrer at alle innkjøpsordrer fra ditt firma følger et konsekvent og profesjonelt format.
Gå til:
Firma → Innstillinger → Tilpassede innkjøpsordrevilkår
11. Sende e-poster til leverandører fra din arbeids-e-postadresse (Anbefalt)
Dette oppsettet lar Planyard sende e-poster ved å bruke ditt firmas arbeids-e-postdomene. Det er spesielt nyttig når du sender innkjøpsordrer, RFQ-er og betalingssøknader til underleverandører eller leverandører—hjelper med å unngå spamfiltre og forbedrer tilliten.
Gå til:
Firma → Innstillinger → E-postidentiteter
Bare kopier konfigurasjonsdetaljene og send dem til IT-støtten din. De trenger bare å gjøre en liten oppdatering i e-posttjenesteleverandøren din.
Avansert oppsett (valgfritt) – support@planyard.com
- Faktura godkjenningsarbeidsflyter
- PO godkjenningsarbeidsflyter
- Sammenligninger av underleverandørtilbud