Automatiser innsamlingen av underleverandørens betalingssøknader.

Sende mal for underleverandørens betalingssøknad

Prosjektledere eller byggeledere kan raskt be om betalingssøknaden for enhver åpen underleverandørordre på Planyard. Velg de tilsvarende underleverandørordrene og klikk «Send mal for betalingssøknad.» Planyard sender automatisk malen for betalingssøknaden til underleverandøren via e-post.

I tillegg kan du la underleverandører sende inn betalingssøknader når som helst via lenken for innsending av betalingssøknad, som du kan legge inn på nettstedet ditt eller i underleverandørens juridiske avtale.

Enkel innsending av betalingssøknad for underleverandører

Underleverandøren mottar en enkel personlig e-post fra prosjektlederen for å sende inn betalingssøknaden med en stor blå knapp som sier, „Send inn betalingssøknaden.“

Malen for betalingssøknaden åpnes automatisk i nettleseren med et klikk på knappen. Underleverandørene trenger ikke å opprette kontoer eller logge inn noe sted; de trenger ikke opplæring for å sende inn betalingssøknaden.

Nettbasert skjema for betalingssøknad gir en sanntidsoversikt over underleverandørordrens kontraktsumfordeling, inkludert beløpet som tidligere er forpliktet og beløpet som gjenstår i kontrakten.

Underleverandørene kan enkelt sende inn månedens fremdrift sammen med nye endringsordrer og variasjoner og enkelt trekke fra forskuddsbetalingen.

Planyard tillater ikke at underleverandørene overforplikter de avtalte elementene, og forhindrer dermed overfakturering.

Regnearkfri gjennomgangsprosess for betalingssøknader for prosjektteamet

Planyard viser en enkel rød varsling i prosjektmenyen som indikerer at en ny betalingssøknad fra underleverandør er sendt inn for gjennomgang.

Prosjektlederen kan umiddelbart se de innsendte endringsordrene og variasjonene fra underleverandøren med et klikk. Du kan avslå eller koble dem til budsjettposten, og automatisk oppdatere de tilsvarende postens forpliktede kostnader i prosjektbudsjettvisningen.

Åpne betalingssøknaden, gjennomgå inneværende måneds fremdrift, og „Godkjenn“ eller „Avslå og endre“ underleverandørens betalingssøknad.

Du kan bruke den interne godkjenningsflyten for å be byggeledere, økonomiteamet eller klienten din om å gjennomgå og godkjenne underleverandørens betalingssøknad.

Når alt er korrekt, klikker vi „Godkjenn“ og sender en automatisk bekreftelsesmelding til underleverandøren. Hele prosessen, inkludert oppdatering av budsjettet og underleverandørordrens økonomiske ytelse og administrasjon av variasjoner og endringsordrer, er fri for regneark og duplisert dataregistrering.

Automatisk rapport for betalingssøknad

Underleverandøren mottok en annen enkel e-post som bekrefter at månedens fremdrift ble godkjent. Planyard beregnet automatisk og opprettet den vedlagte PDF-rapporten for betalingssøknaden med automatiske beregninger.

PDF-rapporten for betalingssøknaden angir den nåværende totalverdien av betalingssøknaden, beløpet for tilbakeholdt beløp, beløpet for forskuddsbetaling som er oppgjort, og beløpet som må faktureres.

Det er en annen blå knapp i e-postene der underleverandøren kan laste opp kjøpsfakturaen slik at den automatisk blir koblet til riktig betalingssøknad og underleverandørordre, og vi har mindre manuell fakturasortering. Du kan også manuelt koble betalingssøknaden til ordren for riktig underleverandør.

Behandling av kjøpsfakturaen for betalingssøknaden

Når prosjektteamet logger på Planyard, ser de en enkel rød varsling øverst på Kostnader-fanen som indikerer en ny kjøpsfaktura som venter på gjennomgang.

Ett klikk for å åpne fakturaen, og du vil umiddelbart se fakturaen på høyre side av nettleserskjermen og den innsendte betalingssøknadens kontraktsumfordeling og totaler på venstre side.

Det er enkelt å dobbeltsjekke at fakturatotalen samsvarer med betalingssøknadens totaler. Når alt er korrekt, trykk bare godkjenn.

Dataregistreringsfri fakturering og budsjettoppdateringsprosess for underleverandører

Når prosjektlederen godkjenner fakturaen, behandler Planyard den gjennom integrasjonen i regnskapssystemer som QuickBooks, Xero, Sage, MYOB eller e-post, noe som betyr at det ikke er noe repeterende dataregistreringsarbeid for regnskapsteamet.

I tillegg oppdaterer Planyard automatisk prosjektbudsjettet og underleverandørordren og lar sporing av deres økonomiske ytelse, betalingsoppsummering, alle variasjoner og endringsordrer, hvor mye tilbakeholdt beløp som er registrert og frigitt, og om forskuddsbetalingen er oppgjort i sanntid. Underleverandørordren er sammenkoblet med anbudsforespørselen og alle fakturaene vi har godkjent for underleverandørordren. Så flere transaksjoner skjer automatisk, og sparer prosjektteamets tid fra manuell repeterende rapportering.

Vi kan være sikre på at vi holder oss innenfor budsjettet, underleverandørene kan ikke overfakturere oss, det er en hel digital prosess, og vi sparte ganske mye tid.