الفصل 2 من إدارة مشاريع البناء: دليل عملي من 10 خطوات.
المزايدة في البناء: بداية كل مشروع ناجح
كل مشروع بناء يبدأ بسؤال أساسي: ما هي التكلفة؟ سواء كنت تعد عرضًا لعميل أو تختار مقاولين فرعيين، فإن الشراء هو الخطوة الأولى – وربما الأهم – لضمان الدقة المالية ونجاح المشروع.
ومع ذلك، هنا حيث تضع معظم المشاريع نفسها للفشل. التقديرات تكون متسرعة، واختيار البائعين يعتمد على معلومات غير مكتملة، ويصبح الشراء سباقًا تفاعليًا بدلاً من عملية منظمة.
تتعامل معظم فرق البناء مع المزايدة كـ شر لا بد منه – مجرد مربع يجب التحقق منه قبل المضي قدمًا. لكن هذه العقلية هي بالضبط السبب في تجاوز المشاريع للميزانية، وانهيار الجداول الزمنية، وتقلص هوامش الربح.
المزايدة ليست مجرد إجراء شكلي. إنها إدارة للمخاطر.
وإذا لم تقم بتحسين عمليتك، فإنك تضع نفسك في مواجهة المشاكل قبل أن يبدأ المشروع حتى.
هذا الدليل مصمم كـ كتاب إرشادي قابل للتكرار – شيء يجب مراجعته قبل كل مشروع للتأكد من أنك لا ترتكب نفس الأخطاء القابلة للتجنب.
لماذا المزايدة الصحيحة مهمة (أكثر مما تظن)
في جوهرها، تهدف المزايدة في البناء إلى هدفين:
- تقدير تكاليف المشروع لعرضك للعميل
- إذا لم يكن لديك تفصيل دقيق للتكلفة، فأنت تخمن. والتخمين يؤدي إلى تقديم عرض أقل وخسارة الربح أو تقديم عرض أعلى وخسارة العقود.
- العثور على أفضل المقاولين الفرعيين والموردين
- العرض الأرخص ليس دائمًا الأفضل. تحتاج إلى مقاولين فرعيين يقدمون عملًا عالي الجودة، في الوقت المحدد، بسعر عادل. ليس فقط شخص يبدو جيدًا على الورق.
تركز معظم الفرق على إخراج عرض في أسرع وقت ممكن.
بدلاً من ذلك، يجب أن تكون تبني ميزة تنافسية.
أفضل شركات البناء لا تكتفي بالمزايدة. إنها تزايد بذكاء.
الخطوة 1: تحديد النطاق قبل طلب العروض
تفشل معظم طلبات العروض قبل حتى أن تُرسل.
لماذا؟ لأنها تعتمد على معلومات غير واضحة أو غير مكتملة أو قديمة.
فكر في الأمر:
- ترسل طلب عرض أسعار غامض (RFQ).
- يفسره كل مقاول فرعي بشكل مختلف.
- تحصل على عروض غير متسقة بشكل كبير لا يمكن مقارنتها.
النتيجة؟ إما أن تخمن أي عرض هو الأكثر دقة أو تقضي أسابيع في توضيح التفاصيل التي كان يجب أن تكون في طلب عرض الأسعار من البداية.
قبل طلب العروض، اسأل نفسك:
هل حددت بوضوح المواد والعمالة ومسؤوليات المقاولين الفرعيين?
هل أخذت في الاعتبار المخاطر السوقية (تقلبات الأسعار، تأخيرات المواد)؟
هل أقدم ما يكفي من التفاصيل بحيث يقوم كل مقدم عرض بتسعير نفس النطاق بالضبط؟
إذا لم تكن لديك إجابات واضحة، فأنت لست مستعدًا لإرسال طلبات عرض الأسعار.
الخطوة 2: تحديد المقاولين الفرعيين والموردين المناسبين
ليس كل مقدمي العروض متساوين. أكبر خطأ يرتكبه مديرو المشاريع؟
الاعتقاد بأن المزيد من العروض = خيارات أفضل.
تحقق من الواقع:
- المزيد من العروض = المزيد من الوقت الضائع في فرز العروض غير الجيدة.
- المزيد من العروض = المزيد من العروض المنخفضة التي تبدو جيدة ولكن تكلفك لاحقًا.
الهدف ليس الحصول على أكبر عدد من العروض. إنه الحصول على العروض الصحيحة.
كيفية العثور على الموردين والمقاولين الفرعيين المناسبين
✔ استفد من البيانات السابقة – من قدم عملًا جيدًا من قبل؟ من تسبب في المشاكل؟
✔ وسع شبكتك – لا تقع في فخ الاعتماد على نفس الثلاثة موردين.
✔ تأهيل مقدمي العروض مسبقًا – إذا لم يكن لديهم القدرة أو الخبرة، لا تضيع الوقت.
نصيحة احترافية: إذا أرسلت طلبات العروض إلى الجميع، فأنت تفعل ذلك بشكل خاطئ.
الخطوة 3: هيكلة طلبات العروض للحصول على عروض أسرع وأكثر دقة
طلب عرض أسعار جيد لا يطلب فقط سعرًا – بل يوجه مقدمي العروض نحو تقديم التفاصيل الصحيحة بالتنسيق الصحيح بحيث يمكنك مقارنتها بسرعة.
ما يجب أن يتضمنه كل طلب عرض أسعار:
- نطاق العمل – ما الذي يتم اقتباسه بالضبط؟
- الجدول الزمني – تواريخ البدء والانتهاء.
- شروط الدفع – هل هي مبنية على الإنجازات؟ شهرية؟ دفعات مقدمة؟
- تنسيق تفصيل العرض – هل تريد تسعيرًا إجماليًا أو تكاليف مفصلة؟
كلما كان طلب العرض منظمًا، كلما أصبح عملك أسهل.
الخطوة 4: المتابعة – لأن معظم الموردين سينسون التقديم
إليك الواقع: معظم الموردين لن يقدموا عروضهم في الوقت المحدد.
المقاولون الفرعيون مشغولون. طلب عرض الأسعار الخاص بك هو مجرد بريد إلكتروني آخر في صندوق الوارد الخاص بهم.
أنت تخسر عروضًا جيدة بشكل افتراضي إذا لم تتابع.
لا تكتفي بإرسال رسائل تذكير عبر البريد الإلكتروني. التقط الهاتف.
- تأكد من أنهم تلقوا طلب عرض الأسعار.
- اسأل إذا كان لديهم أي أسئلة.
- احصل على التزام شفهي بأنهم سيقدمون عرضًا.
هذه الخطوة الصغيرة تزيد من معدل استجابتك بشكل كبير.
الخطوة 5: قارن العروض بشكل صحيح (وتجنب فخ “الأرخص يفوز”)
بمجرد وصول العروض، يبدأ العمل الحقيقي.
تقوم معظم الفرق بالافتراض على العرض الأقل.
فكرة سيئة.
ورقة مقارنة العروض الجيدة تساعدك على:
- تطبيع تنسيقات العروض – كل مقاول فرعي يهيكل التسعير بشكل مختلف. قم بتفصيلها بحيث تقارن بين الأمور المتشابهة.
- اكتشاف التكاليف المفقودة – بعض الموردين يتركون التكاليف عمدًا ليبدو أرخص.
- تقييم المخاطر – ما هو سجل المقاول الفرعي؟ الرخيص لا يعني الموثوقية.
نصيحة احترافية: العرض الأقل غالبًا ما يؤدي إلى أعلى التكاليف لاحقًا. إذا كان الرقم يبدو جيدًا جدًا ليكون صحيحًا، فمن المحتمل أنه كذلك.
الخطوة 6: التفاوض وتثبيت أفضل الشركاء
الآن بعد أن لديك قائمة مختصرة من المرشحين الأقوياء، حان الوقت لـ التفاوض.
- تثبيت أسعار المواد – إذا كان السوق متقلبًا، احصل على أسعار مضمونة.
- توضيح العقوبات – ماذا يحدث إذا تأخر المقاول الفرعي في العمل؟
- مناقشة الأوامر التغييرية – كيف سيتم التعامل مع تغييرات النطاق؟
بمجرد توقيع عقودك، لا تنسى مقدمي العروض الآخرين.
إرسال خطاب رفض لمقدمي العروض غير الناجحين
يتجاهل معظم مديري المشاريع هذه الخطوة – لكن لا ينبغي لهم ذلك.
لماذا؟
- إنه يحافظ على علاقات جيدة مع المقاولين الفرعيين للمشاريع المستقبلية.
- إنه يظهر الاحترافية والشفافية.
- إنه يساعد الموردين على فهم سبب عدم اختيارهم – مما يمكن أن يؤدي إلى عروض أفضل في المرة القادمة.
نصيحة احترافية: اجعلها قصيرة، مهذبة، ومهنية. لا تحتاج إلى تبرير قرارك، ولكن يمكنك تقديم ملاحظات موجزة إذا كانت مفيدة.
مثال:
“شكرًا لمشاركتك في عملية المزايدة الأخيرة لدينا. بينما اخترنا مقاولًا آخر لهذا المشروع، نقدر جهدك ونتطلع إلى التعاون في الفرص المستقبلية.”
تجاهل مقدمي العروض بعد أن استثمروا الوقت والجهد في تقديم عرض يضر بسمعتك. بريد إلكتروني بسيط يبقي الباب مفتوحًا للعمل المستقبلي.
النقاط الرئيسية: ما يجب مراجعته قبل كل مشروع جديد
- عروضك دقيقة بقدر المعلومات التي تقدمها.
- عملية المزايدة القوية توفر المال وتجنب الصداع في المستقبل.
- العرض الأقل نادرًا ما يكون الأفضل.
- المتابعة مع الموردين تزيد من معدلات الاستجابة.
- مقارنة العروض بشكل صحيح هو الفرق بين الربح والكوارث.
هذه عملية قابلة للتكرار.
قم بتحسينها، استخدمها، وتجنب الأخطاء المكلفة قبل مشروعك التالي.
عن المؤلف
مع أكثر من 20 عامًا في إدارة مشاريع البناء، قاد المؤلف مشاريع بملايين الدولارات عبر قطاعات السكن والتجارة والبنية التحتية. تضمن خبرته في المزايدة والشراء واختيار المقاولين نصائح عملية وواقعية لمديري المشاريع الذين يرغبون في تحسين التكاليف والتنفيذ.
استكشف الفصل التالي: مراجعة المشروع
فن تحليل الخطط لاكتشاف المخاطر قبل أن تصبح مشاكل. اقرأ المزيد