Automate collecting the subcontractor payment applications.

Planyard streamlines the collecting and reviewing process of subcontractor payment applications, also known as progress claims or subcontractor valuations. Filling in the simple online payment application is easy for the subcontractors. It allows the project team to make work life easier by managing the process spreadsheets and data entry free.

Gratis 14-dagars testperiod med alla funktioner. Full tillgång. Inget kreditkort krävs.

Screenshot of Planyard’s construction budgeting software showing a detailed budget table with categories, target budgets, revised budgets, committed costs, and variances.

Send the payment application template to the subcontractor via email

Project managers or site engineers can quickly request the payment application for any open subcontract order on Planyard. Select the corresponding subcontractor orders and click “Send payment application template.” Planyard automatically emails the payment application template to the subcontractor.

In addition, you can let subcontractors issue the payment applications at any time via the payment application submission link, which you may enter on your website or the subcontractor’s legal agreement.

Easy payment application submission for the subcontractors

The subcontractor receives a simple personal email from the project manager to submit the payment application with a big blue button saying, ”Submit the payment application.”

The payment application template opens automatically on the browser screen with a click on the button. The subcontractors do not need to create accounts or log in anywhere; they do not need to be trained to submit the payment application.

The payment application web form provides a real-time overview of the subcontract order schedule of values, how much is previously committed, and how much remains in the contract.

The subcontractors can easily submit the month’s progress along with the new change orders and variations and easily deduct the prepayment.

Planyard does not allow the subcontractors to overcommit the contracted items, thus preventing overbilling.

The subcontractor submitting the payment application email letter
Payment application reviewing by the project managers and site engineers

Spreadsheets free payment application review process for the project team

The Planyard displays a simple red notification on the project menu indicating that a new subcontractor payment application has been submitted for review.

The project manager can immediately see the subcontractor-submitted change orders and variations with a click. You can decline or link them with the budget item, automatically updating the corresponding item’s committed costs in the project budget view.

Open the payment application, review the current month’s progress, and ”Approve” or ”Reject and change” the subcontractor payment application.

You can use the internal approval workflow to request that the site engineers, finance team, or your client review and approve the subcontractor payment application.

Once everything is correct, we click ”Approve” and send an automatic confirmation message to the subcontractor. The whole process, including updating the budget and subcontractor order financial performance and managing the variations and change orders, is spreadsheets and duplicate data entry free.

Automatic payment application report

The subcontractor received another simple email confirming the month’s progress was approved. Planyard automatically calculated and created the attached PDF payment application report with automatic calculations.

The payment application PDF report states the current payment application total value, how much retention is booked, how much prepayment is settled, and how much needs to be invoiced.

There is another blue button in the emails where the subcontractor can load the purchase invoice so it gets automatically linked to the correct payment application and the subcontractor order, and we have less manual invoice sorting. You can also manually link the payment application to the order for the right subcontractor.

Payment application pdf report sample
Processing the purchase invoice for the subcontractor payment application

Processing the purchase invoice for the payment application

Once the project team logs on to Planyard, they see a simple red notification on top of the Costs tab indicating a new purchase invoice waiting for review.

One-click to open the invoice, and you will immediately see the invoice on the right side of the browser screen and the submitted payment application schedule of values and totals on the left side.

It’s easy to double-check that the invoice total matches the payment application totals. Once everything is correct, just hit approve.

Data entry free subcontractor billing and budget updating process

Once the project manager approves the invoice, Planyard processes it through the integration into accounting systems such as QuickBooks, Xero, Sage, MYOB, or email, which means there is no repetitive data entry work for the accounting team.

In addition, Planyard automatically updates the project budget and the subcontractor order and allows tracking of their financial performance, payment summary, all variations and change orders, how much retention is booked and released, and whether the prepayment is settled in real-time. The subcontractor order is interlinked with the bid request and all the invoices we have approved for the subcontract order. So, several transactions happen automatically, saving the project team’s time from manual repetitive reporting.

We can be sure that we stay within the budget, the subcontractors can not overbill us, it’s a whole digital process, and we saved quite a bit of time.

Planyard automatically updates the project budget once the payment application is submitted

Vad våra kunder säger om oss

Bonava-logotyp
Hitachi ABB
Kaamos Group-logotyp

Intra Interieur

”Jag ville slippa kalkylarken, undvika den manuella datainmatningen och leta efter sätt att hålla koll på budgetnumren. Det är utmanande inom ett utvecklingsföretag att hålla koll på dina siffror.

Så jag stötte på Planyard i en sökning efter att förbättra budgethanteringsprocesserna och för att göra mitt eget liv enklare.

Planyard gör det, och det tar din projektbudget och sätter den mycket tydligt på skärmen för dig så att du har en realtidsbild av var din projektbudget befinner sig vid varje given tidpunkt. ”

Ian Holford

Chef, Higgihaus Developments

Bristol, Storbritannien

”Jag har arbetat med molnredovisningsverktyg som Xero och Quickbooks som är utmärkta, men de har inte ett specifikt konstruktionsbaserat kostnadsverktyg.

Byggföretag förlitar sig på dyra mätmätare och projektledare för att göra mycket datainmatning på paket som Excel, vilket tar dem ifrån att fokusera på mervärdesaktiviteter och driva vinsttillväxten.

När jag stötte på Planyard var jag lättad över att det äntligen fanns en lösning på detta problem. Citat, underleverantörsbeställningar, inköpsorder, fakturor, förskottsräkningar etc. läggs på systemet och det är direkt kopplat till budgeten, CVR, underleverantörer och leverantörer. Detta gör människors liv mycket enklare. Data finns till hands, det är automatiserat och det tar alla bort från det föråldrade kravet att fylla i kalkylblad. ”

Paul Howarth

ACMA & CGMA , direktör, Live Management Accounts Ltd

Manchester, Storbritannien

”Jag skulle säga att Planyard är ett utmärkt sätt att enkelt och bekvämt spåra dina jobbkostnader på ett ställe. Den håller reda på alla dokument och siffror på ett ställe.

Om det finns något problem med budgeten talar den bara om för dig vad du behöver åtgärda och du kommer att bli bra. Den tänker egentligen bara ett steg före för dig.”

Jordan Cohen

Partner, TITN Development

Florida, USA

“Vi sparar fyra arbetsdagar varje månad per projektledare med Planyard. Den störstaeffektiviseringen har kommit från att slippa dubbla informationsinmatningar.”

Marek Korbelainen

Byggchef, Kaamos Group

Tallinn, Estland

“Vi ville veta innan ett projekt var färdigt huruvida vi skulle göra vinst eller ej. Tack vare Planyard har vi kunnat göra det. Vi kan se exakt vilka jobb som är lönsamma och vilka som inte är det, så att vi kan göra ändringar längs vägen.”

Tomy Saaron

Styrelseledamot, Hausers

Tallinn, Estland

Använder du fortfarande Excel för budgethantering?
Det finns ett bättre sätt.

Kalkylark är inte det bästa sättet att hantera jobbkostnader
  • Det är för lätt att göra misstag;
  • Du kan inte se bakom siffrorna;
  • Det är svårt att standardisera och säkerställa efterlevnad;
  • Det finns ingen realtidsöversikt över lönsamhetsprognoser;
  • Det betyder dubbelarbete för PM och revisorer.
Planyard sparar tid och nerver

Följ din budget i realtid och vidta omedelbara åtgärder när fel uppstår. Jobbkostnader är organiserade och fullständigt sökbara och tillgängliga för prognoser, projektledning och mer.