2. peatükk Ehitusprojektide juhtimine: Praktiline 10-sammuline juhend.
Ehituspakkumised: Iga eduka projekti algus
Iga ehitusprojekt algab põhilise küsimusega: Mis see maksma läheb? Olgu tegemist pakkumise ettevalmistamisega kliendile või alltöövõtjate valimisega, hanked on esimene ja tõenäoliselt kõige olulisem samm finantsilise täpsuse ja projekti edu tagamisel.
Siin aga enamik projekte ebaõnnestub. Hinnangud tehakse kiirustades, müüjate valikud põhinevad puudulikul teabel ja hanked muutuvad reaktiivseks rabelemiseks, mitte struktureeritud protsessiks.
Enamik ehitusmeeskondi käsitleb pakkumisi kui vajalikku kurja—lihtsalt linnukest, mis tuleb enne edasi liikumist täita. Kuid just see mõtteviis on põhjus, miks projektid ületavad eelarvet, ajakavad lagunevad ja kasumimarginaalid kahanevad.
Pakkumine ei ole formaalsus. See on riskijuhtimine.
Ja kui te ei optimeeri oma protsessi, loote probleeme juba enne projekti algust.
See juhend on loodud kui korduvkasutatav käsiraamat—midagi, mida peaksite iga projekti eel üle vaatama, et vältida samu välditavaid vigu.
Miks on õige pakkumine tähtsam, kui arvate
Põhimõtteliselt on ehituspakkumistel kaks eesmärki:
- Projekti kulude hindamine kliendipakkumise jaoks
- Kui teil pole täpset kulude jaotust, siis te arvate. Ja arvamine viib alapakkumise ja kaotatud kasumini või ülepakkumise ja kaotatud lepinguteni.
- Parimate alltöövõtjate ja tarnijate leidmine
- Odavaim pakkumine ei ole alati parim. Vajate alltöövõtjaid, kes teevad kvaliteetset tööd, ajakava järgi ja õiglase hinnaga. Mitte ainult kedagi, kes paberil hea välja näeb.
Enamik meeskondi keskendub sellele, et pakkumine võimalikult kiiresti välja saata.
Selle asemel peaksite looma konkurentsieelise.
Parimad ehitusfirmad ei tee lihtsalt pakkumisi. Nad teevad nutikaid pakkumisi.
1. samm: Määratlege ulatus enne pakkumiste küsimist
Enamik pakkumiskutseid ebaõnnestub juba enne saatmist.
Miks? Sest need põhinevad ebaselgel, puudulikul või aegunud teabel.
Mõelge sellele:
- Saadetakse välja ebamäärane pakkumise kutse.
- Iga alltöövõtja tõlgendab seda erinevalt.
- Saate äärmiselt erinevad pakkumised, mida on võimatu võrrelda.
Tulemus? Te kas arvate, milline pakkumine on kõige täpsem, või kulutate nädalaid detailide täpsustamisele, mis oleksid pidanud olema pakkumise kutses algusest peale.
Enne pakkumiste küsimist, küsige endalt:
Kas olen selgelt määratlenud materjalid, tööjõu ja alltöövõtjate vastutused?
Kas olen arvestanud tururiskidega (hinnakõikumised, materjalide viivitused)?
Kas pakun piisavalt detaile, et iga pakkuja hindaks täpselt sama ulatust?
Kui teil pole selgeid vastuseid, pole te valmis pakkumisi välja saatma.
2. samm: Õigete alltöövõtjate ja tarnijate tuvastamine
Kõik pakkujad ei ole võrdsed. Suurim viga, mida projektijuhid teevad?
Arvamine, et rohkem pakkumisi = paremad valikud.
Reaalsuskontroll:
- Rohkem pakkumisi = rohkem aega raisatud rämpsu sorteerimisele.
- Rohkem pakkumisi = rohkem madalaid pakkumisi, mis näevad head välja, kuid maksavad hiljem rohkem.
Eesmärk ei ole saada kõige rohkem pakkumisi. Eesmärk on saada õiged pakkumised.
Kuidas leida õiged tarnijad ja alltöövõtjad
✔ Kasutage varasemaid andmeid – Kes on varem head tööd teinud? Kes on probleeme põhjustanud?
✔ Laiendage oma võrgustikku – Ärge jääge kinni samade kolme tarnija kasutamisse.
✔ Eelvalige pakkujad – Kui neil pole võimekust või kogemust, ärge raisake aega.
Pro nõuanne: Kui saadate pakkumiskutsed kõigile, teete seda valesti.
3. samm: Struktureerige oma pakkumiskutsed kiiremaks ja täpsemaks pakkumiseks
Hea pakkumiskutse ei küsi ainult hinda—see juhendab pakkujaid andma õigeid detaile õiges formaadis, et saaksite neid kiiresti võrrelda.
Mida iga pakkumiskutse peaks sisaldama:
- Töö ulatus – Mida täpselt hinnatakse?
- Ajakava – Algus- ja lõppkuupäevad.
- Makse tingimused – Kas põhinevad verstapostidel? Igakuised? Ettemaksed?
- Pakkumise jaotuse formaat – Kas soovite kogusummalist hinda või üksikasjalikke kulusid?
Mida struktureeritum on teie pakkumiskutse, seda lihtsam on teie töö.
4. samm: Jälgige – sest enamik tarnijaid unustab pakkumise esitada
Siin on reaalsus: enamik tarnijaid ei esita oma pakkumisi õigel ajal.
Alltöövõtjad on hõivatud. Teie pakkumiskutse on lihtsalt veel üks e-kiri nende postkastis.
Kaotate head pakkumised vaikimisi, kui te ei jälgi.
Ärge saatke ainult meeldetuletusmeile. Võtke telefon kätte.
- Kinnitage, et nad said pakkumiskutse.
- Küsige, kas neil on küsimusi.
- Saage suuline kinnitus, et nad esitavad pakkumise.
See üks väike samm suurendab teie vastamismäära märkimisväärselt.
5. samm: Võrrelge pakkumisi õigesti (ja vältige “odavaim võidab” lõksu)
Kui pakkumised on käes, algab tõeline töö.
Enamik meeskondi valib vaikimisi madalaima pakkumise.
Halb idee.
Hea pakkumiste võrdlustabel aitab teil:
- Normaliseerida pakkumise formaate – Iga alltöövõtja struktureerib hinnakujunduse erinevalt. Jagage see lahti, et võrrelda võrreldavat.
- Leida puuduvaid kulusid – Mõned tarnijad jätavad kulud tahtlikult välja, et odavamad paista.
- Hinnata riski – Milline on alltöövõtja varasem kogemus? Odav ei tähenda usaldusväärset.
Pro nõuanne: Madalaim pakkumine viib sageli hiljem kõrgeimate kuludeni. Kui number tundub liiga hea, et olla tõsi, siis tõenäoliselt see ongi.
6. samm: Läbirääkimised ja parimate partnerite kinnitamine
Nüüd, kui teil on tugevate kandidaatide lühinimekiri, on aeg läbirääkimisteks.
- Kinnitage materjalide hinnad – Kui turg on kõikuv, hankige garanteeritud hinnad.
- Täpsustage karistused – Mis juhtub, kui alltöövõtja viivitab tööga?
- Arutage lisatöid – Kuidas käsitletakse ulatuse muutusi?
Kui lepingud on allkirjastatud, ärge unustage teisi pakkujaid.
Saada tagasilükkamiskiri ebaõnnestunud pakkujatele
Enamik projektijuhte jätab selle sammu vahele—kuid ei peaks.
Miks?
- See säilitab head suhted alltöövõtjatega tulevaste projektide jaoks.
- See näitab professionaalsust ja läbipaistvust.
- See aitab tarnijatel mõista, miks neid ei valitud—mis võib viia järgmine kord paremate pakkumisteni.
Pro nõuanne: Hoidke see lühike, viisakas ja professionaalne. Te ei pea oma otsust õigustama, kuid võite pakkuda lühikest tagasisidet, kui see on kasulik.
Näide:
“Täname teid osalemise eest meie hiljutises pakkumisprotsessis. Kuigi oleme valinud selle projekti jaoks teise töövõtja, hindame teie pingutusi ja loodame tulevikus koostööd teha.”
Pakkujate ignoreerimine pärast seda, kui nad on pakkumise esitamiseks aega ja vaeva näinud, kahjustab teie mainet. Lihtne e-kiri hoiab ukse tulevasteks töödeks avatuna.
Peamised järeldused: Mida vaadata üle enne iga uut projekti
- Teie pakkumised on täpsed ainult nii palju, kui täpne on teie antud teave.
- Tugev pakkumisprotsess säästab raha ja peavalu hiljem.
- Madalaim pakkumine on harva parim pakkumine.
- Tarnijatega järeltegevus suurendab vastamismäära.
- Pakkumiste korrektne võrdlemine on vahe kasumi ja katastroofi vahel.
See on korduvkasutatav protsess.
Täiustage seda, kasutage seda ja vältige kulukaid vigu enne järgmist projekti.
Autori kohta
Üle 20-aastase ehitusprojektide juhtimise kogemusega autor on juhtinud mitme miljoni dollari suuruseid projekte elamu-, äri- ja infrastruktuurivaldkondades. Tema kogemus pakkumiste, hangete ja töövõtjate valiku alal tagab praktilised, reaalsed nõuanded projektijuhtidele, kes soovivad optimeerida kulusid ja teostust.
Avastage järgmine peatükk: Projekti ülevaade
Plaanide analüüsimise kunst, et leida riske enne, kui need probleemideks muutuvad. Loe edasi
Mine Ehitusprojektide juhtimine: Praktiline 10-sammuline juhend.