Seadistusjuhend hõivatud spetsialistidele, kes soovivad kiiresti alustada, kui nende järgmine projekt algab (Tavaliselt võtab aega 15–20 minutit)
See juhend on mõeldud Planyardi meistrile—tavaliselt juhile või projektijuhile—kes soovib kiiresti luua standardiseeritud töövoo ja kaotada arvutustabelid. Järgige neid kaheksat sammu, et seadistada oma konto ja alustada reaalajas kulude kontrolli.
1. Logige oma kontole sisse
Kui teil pole kontot, alustage siin oma 14-päevast tasuta prooviperioodi.
2. Täitke oma ettevõtte profiil
Teie ettevõtte nimi, registrikood ja logo ilmuvad kõigil dokumentidel (tellimused, aktid jne).
- Klõpsake Ettevõte → Seaded
- Täitke väljad
3. Kutsuge oma meeskond
Lisage projektijuhid, ehitusinsenerid, finantstöötajad või isegi klient, et ta saaks projekti reaalajas jälgida.
- Klõpsake Ettevõte → Kasutajate haldamine
- Klõpsake Lisa uus kasutaja
- Sisestage nende e-post, valige õigused ja klõpsake Loo
Planyard saadab neile e-posti teel konto juurdepääsuandmed ja kiire seadistusjuhendi.
4. Otsustage projekti nähtavus
Määrake, kas kasutajad saavad juurdepääsu üksteise projekti kulude andmetele. Jagatud nähtavus parandab hinnangute andmist ja turu võrdlemist.
- Valige kasutajaõigus: Vaata projekte, kas Kõikide või Oma & Jagatud
“Selle teabe jagamine võimaldab meeskonnaliikmetel kiiresti kontrollida eelarvepunktide kulusid kolleegide projektides, et paremini hinnata kulusid või mõista turuhindu, kui läbirääkimisi pidada alltöövõtjatega. See on eriti kasulik, kui kasutate kõigi projektide jaoks samu kulukoode, võimaldades kasutajatel ühe klõpsuga printida kulude jaotust kõigi portfelli projektide kohta—nii aktiivsete kui ka ajalooliste.”
5. Laadige üles oma esimene projekt
Minge Projektid → Loo projekt.
Saate üles laadida algse projekti eelarve arvutustabeli, kasutades lühikesi videojuhendeid. Võite kasutada mis tahes eelarvepunktide nimesid ja kulukoode, täitke need vastavalt impordifailis:
- Lihtne projekt: 2-minutiline video eelarve arvutustabeli üleslaadimiseks või laadige alla näidismall
- Kompleksne projekt mitmetasandiliste eelarve alamkategooriatega: 3-minutiline video eelarve arvutustabeli üleslaadimiseks või laadige alla näidismall
- Või teisendage võitnud pakkumine otse Müügi moodulis elavaks projektiks
Soovitame, et üks juht laadiks üles kõik algsed projektid, et tagada järjepidevus. Seejärel saate määrata projekti omaniku Projekti seadetes, et kõik projektid oleksid sarnaselt ette valmistatud.
6. Lukustage eelarve hinnangud vastutuse tagamiseks
Takistage ehitusinseneridel ja projektijuhtidel algsete hinnangute muutmist, et saaksite alati tagasi vaadata:
“Eelarve hinnangute muutmise piiramine suurendab vastutust ja võimaldab tagasi vaadata, mis oli hinnatud võrreldes sellega, mis tegelikult juhtus.”
- Minge Ettevõte → Kasutajate haldamine
- Määrake “Muuda hinnanguid ja sihteelarveid” õiguseks Ei
7. Siduge alltöövõtja/müüja arved nende kättesaamisel
Parim viis ostuarvete sidumiseks:
- Automaatne importimine teie AP e-postist (soovitatav)
- Outlooki lisandmoodul: Kuidas alla laadida & õpetus
- Planyardi Gmaili lisandmoodul: Laadige alla & õpetus
- Planyardi rakendus: iPhone & Android
8. Automatiseerige arvete töötlemine raamatupidamisse
Vältige käsitsi sisestamist, integreerides selle oma raamatupidamistarkvaraga:
- Ühendage Xero, QuickBooks, Sage või MYOB
- Või laske Planyardil automaatselt edastada kinnitatud arved teie raamatupidaja e-posti aadressile
9. Toetavad rollid teie projektidele
Saate jagada juurdepääsu oma Planyardi projektile sidusrühmadega, nagu klient (ainult vaatamiseks), ehitusinsenerid ja töödejuhatajad (lisatööde registreerimiseks, ostutellimuste esitamiseks jne).
Selleks:
Projekt → Seaded → Jaga projekti → Valige meeskonnaliige ja määrake sobivad kasutajaõigused.
10. Kohandatud ostutellimuse tingimuste mall (soovitatav)
See konfiguratsioon võimaldab teil määratleda ostutellimuse tingimuste malli, mida teie meeskond saab enne ostutellimuste saatmist tarnijatele kohandada. See on kasulik tarnijatele meeldetuletamiseks:
- Makse tingimused
- Kuhu saata arve
- Ostutellimuse numbri lisamine viitena
See tagab, et kõik teie ettevõtte ostutellimused järgivad ühtset ja professionaalset vormingut.
Minge:
Ettevõte → Seaded → Kohandatud ostutellimuse tingimused
11. E-kirjade saatmine tarnijatele oma töö e-posti aadressilt (soovitatav)
See seadistus võimaldab Planyardil saata e-kirju, kasutades teie ettevõtte töö e-posti domeeni. See on eriti kasulik ostutellimuste, pakkumiste kutsete ja aktide saatmisel alltöövõtjatele või tarnijatele—aitab vältida rämpsposti filtreid ja suurendab usaldust.
Minge:
Ettevõte → Seaded → E-posti identiteedid
Lihtsalt kopeerige konfiguratsiooni üksikasjad ja saatke need oma IT-toele. Nad peavad tegema vaid väikese uuenduse teie e-posti teenusepakkujas.
Täiustatud seadistus (valikuline) – support@planyard.com
- Arvete kinnitamise töövood
- Ostutellimuste kinnitamise töövood
- Peatöövõtja pakkumiste võrdlus