व्यस्त पेशेवरों के लिए सेटअप गाइड जो अपने अगले प्रोजेक्ट की शुरुआत के साथ ही जल्दी से शुरू करना चाहते हैं (आमतौर पर 15-20 मिनट लगते हैं)
यह गाइड प्लानयार्ड चैंपियन के लिए है—आमतौर पर एक प्रबंधक या प्रोजेक्ट लीड—जो एक मानकीकृत वर्कफ़्लो को जल्दी से सेटअप करना चाहते हैं और स्प्रेडशीट्स को समाप्त करना चाहते हैं। अपने खाते को सेटअप करने और वास्तविक समय लागत नियंत्रण शुरू करने के लिए इन आठ चरणों का पालन करें।
1. अपने खाते में लॉग इन करें
यदि आपके पास खाता नहीं है, तो यहां 14-दिन का मुफ्त परीक्षण शुरू करें।
2. अपनी कंपनी प्रोफ़ाइल भरें
आपकी कंपनी का नाम, पंजीकरण कोड, और लोगो सभी दस्तावेज़ों (पीओ, आवेदन आदि) पर दिखाई देंगे।
- क्लिक करें कंपनी → सेटिंग्स
- फील्ड्स भरें
3. अपनी टीम को आमंत्रित करें
प्रोजेक्ट प्रबंधकों, क्यूएस, साइट इंजीनियरों, वित्तीय स्टाफ, या यहां तक कि ग्राहक को जोड़ें ताकि वह प्रोजेक्ट को वास्तविक समय में ट्रैक कर सके।
- क्लिक करें कंपनी → उपयोगकर्ता प्रबंधन
- नया उपयोगकर्ता जोड़ें पर क्लिक करें
- उनका ईमेल दर्ज करें, अनुमतियाँ चुनें, और बनाएं पर क्लिक करें
प्लानयार्ड उन्हें खाता एक्सेस विवरण और त्वरित सेटअप गाइड ईमेल करेगा।
4. प्रोजेक्ट दृश्यता तय करें
सेट करें कि उपयोगकर्ता एक-दूसरे के प्रोजेक्ट आइटम लागत डेटा तक पहुंच सकते हैं या नहीं। साझा दृश्यता अनुमान और बाजार बेंचमार्किंग में सुधार करती है।
- उपयोगकर्ता अधिकार चुनें: प्रोजेक्ट देखें, या तो सभी का या स्वयं और साझा
“इस जानकारी को साझा करने से टीम के सदस्य बजट आइटम लागतों को सहयोगियों के प्रोजेक्ट्स में तेजी से जांच सकते हैं, लागत अनुमान के लिए या उप-ठेकेदारों के साथ बातचीत करते समय बाजार की कीमतों को बेहतर ढंग से समझने के लिए। यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि आप सभी प्रोजेक्ट्स के लिए समान लागत कोड का उपयोग करते हैं, जिससे उपयोगकर्ता सभी पोर्टफोलियो प्रोजेक्ट्स—सक्रिय और ऐतिहासिक—में आइटम लागत ब्रेकडाउन को एक-क्लिक में प्रिंट कर सकते हैं।”
5. अपना पहला प्रोजेक्ट अपलोड करें
प्रोजेक्ट्स → प्रोजेक्ट बनाएं पर जाएं।
आप प्रारंभिक प्रोजेक्ट बजट स्प्रेडशीट को शॉर्ट वीडियो गाइड्स का उपयोग करके अपलोड कर सकते हैं। आप किसी भी बजट आइटम नाम और लागत कोड का उपयोग कर सकते हैं, उन्हें इम्पोर्ट फाइल में भरें:
- सरल प्रोजेक्ट: बजट स्प्रेडशीट अपलोड करने के लिए 2-मिनट का वीडियो या एक नमूना टेम्पलेट डाउनलोड करें
- मल्टी-लेवल बजट उपश्रेणियों के साथ जटिल प्रोजेक्ट: बजट स्प्रेडशीट अपलोड करने के लिए 3-मिनट का वीडियो या एक नमूना टेम्पलेट डाउनलोड करें
- या बिक्री मॉड्यूल में एक विजयी उद्धरण को सीधे एक लाइव प्रोजेक्ट में परिवर्तित करें
हम अनुशंसा करते हैं कि एक प्रबंधक सभी प्रारंभिक प्रोजेक्ट्स को अपलोड करें ताकि स्थिरता सुनिश्चित हो सके। आप फिर प्रोजेक्ट सेटिंग्स में प्रोजेक्ट मालिक को असाइन कर सकते हैं ताकि सभी प्रोजेक्ट्स को समान रूप से तैयार किया जा सके।
6. जवाबदेही के लिए बजट अनुमानों को लॉक करें
मूल अनुमानों को संपादित करने से QSs और PMs को रोकें ताकि आप हमेशा पीछे की ओर जा सकें:
“बजट अनुमानों को संपादित करने पर प्रतिबंध लगाने से जवाबदेही बढ़ती है और यह ट्रैक करने की अनुमति मिलती है कि क्या अनुमानित था बनाम वास्तव में क्या हुआ।”
- जाएं कंपनी → उपयोगकर्ता प्रबंधन
- “अनुमान और लक्ष्य बजट संपादित करें” अनुमति को नहीं पर सेट करें
7. उप-ठेकेदार/विक्रेता चालानों को प्राप्त होते ही लिंक करें
खातों के देय चालानों को लिंक करने का सबसे अच्छा तरीका:
- अपने एपी ईमेल से ऑटो-इम्पोर्ट करें (अनुशंसित)
- आउटलुक ऐड-इन: कैसे डाउनलोड करें और ट्यूटोरियल
- प्लानयार्ड जीमेल ऐड-ऑन: डाउनलोड करें और ट्यूटोरियल
- प्लानयार्ड एप्लिकेशन: आईफोन और एंड्रॉइड
8. चालान प्रसंस्करण को लेखांकन में स्वचालित करें
अपने लेखांकन सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकृत करके मैनुअल प्रविष्टि से बचें:
- Xero, QuickBooks, Sage, या MYOB से कनेक्ट करें
- या प्लानयार्ड को स्वचालित रूप से स्वीकृत चालानों को आपके लेखाकार के ईमेल पर अग्रेषित करने दें
9. आपके प्रोजेक्ट्स के लिए सहायक भूमिकाएँ
आप अपने प्लानयार्ड प्रोजेक्ट को हितधारकों जैसे ग्राहक (केवल दृश्य), साइट इंजीनियरों, और फोरमेन (परिवर्तन आदेश दर्ज करने, खरीद आदेश उठाने आदि के लिए) के साथ साझा कर सकते हैं।
ऐसा करने के लिए:
प्रोजेक्ट → सेटिंग्स → प्रोजेक्ट साझा करें → टीम सदस्य का चयन करें और उपयुक्त उपयोगकर्ता अधिकार असाइन करें।
10. कस्टम खरीद आदेश शर्तें टेम्पलेट (अनुशंसित)
यह कॉन्फ़िगरेशन आपको एक खरीद आदेश शर्तें टेम्पलेट को परिभाषित करने की अनुमति देता है जिसे आपकी टीम विक्रेताओं को पीओ भेजने से पहले अनुकूलित कर सकती है। यह आपूर्तिकर्ताओं को याद दिलाने के लिए सहायक है:
- भुगतान शर्तें
- चालान कहां भेजें
- संदर्भ के रूप में खरीद आदेश संख्या शामिल करना
यह सुनिश्चित करता है कि आपकी कंपनी से सभी खरीद आदेश एक सुसंगत और पेशेवर प्रारूप का पालन करें।
जाएं:
कंपनी → सेटिंग्स → कस्टम खरीद आदेश शर्तें
11. अपने कार्य ईमेल पते से विक्रेताओं को ईमेल भेजना (अनुशंसित)
यह सेटअप प्लानयार्ड को आपकी कंपनी के कार्य ईमेल डोमेन का उपयोग करके ईमेल भेजने की अनुमति देता है। यह विशेष रूप से उप-ठेकेदारों या विक्रेताओं को खरीद आदेश, आरएफक्यू, और भुगतान आवेदन भेजते समय उपयोगी होता है—स्पैम फ़िल्टर से बचने और विश्वास में सुधार करने में मदद करता है।
जाएं:
कंपनी → सेटिंग्स → ईमेल पहचान
बस कॉन्फ़िगरेशन विवरण कॉपी करें और उन्हें अपने आईटी समर्थन को भेजें। उन्हें केवल आपके ईमेल सेवा प्रदाता में एक छोटा अपडेट करना होगा।
उन्नत सेटअप (वैकल्पिक) – support@planyard.com
- चालान अनुमोदन वर्कफ़्लो
- पीओ अनुमोदन वर्कफ़्लो
- उप-ठेकेदार बोली तुलना