Automate collecting the subcontractor payment applications.

Planyard streamlines the collecting and reviewing process of subcontractor payment applications, also known as progress claims or subcontractor valuations. Filling in the simple online payment application is easy for the subcontractors. It allows the project team to make work life easier by managing the process spreadsheets and data entry free.

Δωρεάν δοκιμαστική περίοδος 14 ημερών. Πλήρης πρόσβαση. Δεν απαιτείται πιστωτική κάρτα.

Screenshot of Planyard’s construction budgeting software showing a detailed budget table with categories, target budgets, revised budgets, committed costs, and variances.

Send the payment application template to the subcontractor via email

Project managers or site engineers can quickly request the payment application for any open subcontract order on Planyard. Select the corresponding subcontractor orders and click “Send payment application template.” Planyard automatically emails the payment application template to the subcontractor.

In addition, you can let subcontractors issue the payment applications at any time via the payment application submission link, which you may enter on your website or the subcontractor’s legal agreement.

Easy payment application submission for the subcontractors

The subcontractor receives a simple personal email from the project manager to submit the payment application with a big blue button saying, “Submit the payment application.”

The payment application template opens automatically on the browser screen with a click on the button. The subcontractors do not need to create accounts or log in anywhere; they do not need to be trained to submit the payment application.

The payment application web form provides a real-time overview of the subcontract order schedule of values, how much is previously committed, and how much remains in the contract.

The subcontractors can easily submit the month’s progress along with the new change orders and variations and easily deduct the prepayment.

Planyard does not allow the subcontractors to overcommit the contracted items, thus preventing overbilling.

The subcontractor submitting the payment application email letter
Payment application reviewing by the project managers and site engineers

Spreadsheets free payment application review process for the project team

The Planyard displays a simple red notification on the project menu indicating that a new subcontractor payment application has been submitted for review.

The project manager can immediately see the subcontractor-submitted change orders and variations with a click. You can decline or link them with the budget item, automatically updating the corresponding item’s committed costs in the project budget view.

Open the payment application, review the current month’s progress, and “Approve” or “Reject and change” the subcontractor payment application.

You can use the internal approval workflow to request that the site engineers, finance team, or your client review and approve the subcontractor payment application.

Once everything is correct, we click “Approve” and send an automatic confirmation message to the subcontractor. The whole process, including updating the budget and subcontractor order financial performance and managing the variations and change orders, is spreadsheets and duplicate data entry free.

Automatic payment application report

The subcontractor received another simple email confirming the month’s progress was approved. Planyard automatically calculated and created the attached PDF payment application report with automatic calculations.

The payment application PDF report states the current payment application total value, how much retention is booked, how much prepayment is settled, and how much needs to be invoiced.

There is another blue button in the emails where the subcontractor can load the purchase invoice so it gets automatically linked to the correct payment application and the subcontractor order, and we have less manual invoice sorting. You can also manually link the payment application to the order for the right subcontractor.

Payment application pdf report sample
Processing the purchase invoice for the subcontractor payment application

Processing the purchase invoice for the payment application

Once the project team logs on to Planyard, they see a simple red notification on top of the Costs tab indicating a new purchase invoice waiting for review.

One-click to open the invoice, and you will immediately see the invoice on the right side of the browser screen and the submitted payment application schedule of values and totals on the left side.

It’s easy to double-check that the invoice total matches the payment application totals. Once everything is correct, just hit approve.

Data entry free subcontractor billing and budget updating process

Once the project manager approves the invoice, Planyard processes it through the integration into accounting systems such as QuickBooks, Xero, Sage, MYOB, or email, which means there is no repetitive data entry work for the accounting team.

In addition, Planyard automatically updates the project budget and the subcontractor order and allows tracking of their financial performance, payment summary, all variations and change orders, how much retention is booked and released, and whether the prepayment is settled in real-time. The subcontractor order is interlinked with the bid request and all the invoices we have approved for the subcontract order. So, several transactions happen automatically, saving the project team’s time from manual repetitive reporting.

We can be sure that we stay within the budget, the subcontractors can not overbill us, it’s a whole digital process, and we saved quite a bit of time.

Planyard automatically updates the project budget once the payment application is submitted

Οι πελάτες μας λένε για εμάς

Λογότυπο Bonava
Hitachi ABB
Λογότυπο του Ομίλου Kaamos

Ενδοεπιχειρηστή

«Wantedθελα να ξεφύγω από τα υπολογιστικά φύλλα, να ξεφύγω από τη μη αυτόματη καταχώριση δεδομένων και να αναζητήσω τρόπους για να παραμείνω εκτός των αριθμών του προϋπολογισμού. Είναι δύσκολο σε μια αναπτυξιακή εταιρεία να διατηρείτε τους αριθμούς σας στην κορυφή.

Έτσι, συνάντησα το Planyard σε μια αναζήτηση για να βελτιώσω τις διαδικασίες διαχείρισης του προϋπολογισμού και να κάνω τη ζωή μου πιο εύκολη.

Το Planyard το κάνει αυτό, και παίρνει τον προϋπολογισμό του έργου σας και τον εμφανίζει με σαφήνεια στην οθόνη σας, ώστε να έχετε μια ζωντανή εικόνα σε πραγματικό χρόνο για το πού βρίσκεται ο προϋπολογισμός του έργου σας σε οποιοδήποτε δεδομένο σημείο. “

Ο anαν Χόλφορντ

Διευθυντής, Higgihaus Developments

Μπρίστολ, Ηνωμένο Βασίλειο

«Εργάζομαι σε εργαλεία λογιστικής cloud όπως το Xero και τα Quickbooks που είναι εξαιρετικά, αλλά δεν διαθέτουν συγκεκριμένο εργαλείο κοστολόγησης με βάση τις κατασκευές.

Οι κατασκευαστικές εταιρείες βασίζονται σε ακριβούς επιθεωρητές ποσότητας και διαχειριστές έργων για να κάνουν πολλά δεδομένα για πακέτα όπως το Excel που τους απομακρύνει από την εστίαση σε δραστηριότητες προστιθέμενης αξίας και την αύξηση του κέρδους.

Όταν συνάντησα το Planyard, ανακουφίστηκα ότι τελικά υπήρχε λύση σε αυτό το πρόβλημα. Στο σύστημα τοποθετούνται προσφορές, παραγγελίες υπεργολαβίας, παραγγελίες αγοράς, τιμολόγια, λογαριασμοί προόδου κ.λπ. και συνδέονται άμεσα με τον προϋπολογισμό, τα CVR, τους υπεργολάβους και τους προμηθευτές. Αυτό κάνει τη ζωή των ανθρώπων πολύ πιο εύκολη. Τα δεδομένα είναι διαθέσιμα, είναι αυτοματοποιημένα και απομακρύνουν τους πάντες από την παρωχημένη απαίτηση να συμπληρώσουν υπολογιστικά φύλλα. “

Paul Howarth

ACMA & CGMA , Διευθυντής, Live Management Accounts Ltd

Μάντσεστερ, Ηνωμένο Βασίλειο

«Θα έλεγα ότι το Planyard είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρακολουθείτε εύκολα και άνετα το κόστος της εργασίας σας σε ένα μέρος. Παρακολουθεί όλα τα έγγραφα και τους αριθμούς σε ένα μέρος.

Εάν υπάρχει κάποιο πρόβλημα με τον προϋπολογισμό, απλώς σας λέει τι πρέπει να διορθώσετε και θα είστε εντάξει. Πραγματικά σκέφτεται ένα βήμα μπροστά για σένα».

Τζόρνταν Κοέν

Συνεργάτης, Ανάπτυξη TITN

Φλόριντα, ΗΠΑ

“Εξοικονομούμε τέσσερις εργάσιμες ημέρες κάθε μήνα ανά διαχειριστή έργου με το Planyard. Ημεγαλύτερη αύξηση απόδοσης ήλθε όταν απαλλαχτήκαμε από την διπλή εισαγωγή δεδομένων.”

Marek Korbelainen

Προϊστάμενος κατασκευής, Όμιλος Kaamos

Ταλίν, Εσθονία

“Θέλαμε να μάθουμε πριν τελειώσει ένα έργο αν επρόκειτο να βγάλουμε κέρδος ή όχι. Το Planyard μας επέτρεψε να το κάνουμε αυτό. Μπορούμε να δούμε ακριβώς ποιες θέσεις εργασίας είναι κερδοφόρες και ποιες όχι, ώστε να μπορούμε να κάνουμε άμεσα αλλαγές.”

Tomy Saaron

Μέλος Διοικητικού Συμβουλίου, Hausers

Ταλίν, Εσθονία

Εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε το Excel για διαχείριση προϋπολογισμού;
Υπάρχει καλύτερος τρόπος.

Τα υπολογιστικά φύλλα δεν είναι ο καλύτερος τρόπος για τη διαχείριση του κόστους εργασίας
  • Είναι πολύ εύκολο να κάνεις λάθη.
  • Δεν μπορείτε να δείτε πίσω από τους αριθμούς.
  • Είναι δύσκολο να τυποποιήσετε και να διασφαλίσετε τη συμμόρφωση.
  • Δεν υπάρχει επισκόπηση σε πραγματικό χρόνο των προβλέψεων κερδοφορίας.
  • Σημαίνει διπλή δουλειά για PM και λογιστές.
Το Planyard εξοικονομεί χρόνο και νεύρα

Ακολουθήστε τον προϋπολογισμό σας σε πραγματικό χρόνο και λάβετε άμεσα μέτρα όταν προκύψουν σφάλματα. Κόστος εργασίας είναι οργανωμένα και πλήρως αναζητήσιμα και προσβάσιμα για προβλέψεις, διαχείριση έργων και άλλα