Standardized project subcontractor orders to invoice process

Managing the subcontractor agreements in folders and using spreadsheets to track change orders and variations, budget commitments, and order payment summaries requires data entry duplication and hours to keep the data up to date. Planyard helps simplify the process and provides a real-time overview of the order and project financial performance.

Δωρεάν δοκιμαστική περίοδος 14 ημερών. Πλήρης πρόσβαση. Δεν απαιτείται πιστωτική κάρτα.

Subcontractor management software

Easy subcontractor orders registering for all the stakeholders

The Planyard interface makes registering a new subcontractor order easy for all project stakeholders. Once you sign the subcontractor agreement, you upload it to Planyard, where it’s placed with the subcontractor change orders, variations, payment summaries, retention booking, and invoicing.
Set up the whole team to register the purchase orders on Planyard, including the project managers, quantity surveyors, and site engineers.
Select the budget items to register the subcontractor quote or schedule of values. The subitems allow for the creation of a thorough payment application form.
Mark the retention and have it automatically calculated when processing payment applications and invoices.

Registering a new subcontractor order on Planyard
Στείλτε την έκθεση προόδου του υπεργολάβου για εσωτερική έγκριση στον μηχανικό ιστότοπου ή στη χρηματοδότηση

Εγκρίνετε τιμολόγια και αναφορές προόδου με αυτοπεποίθηση

Εκχωρήστε εκθέσεις προόδου και τιμολόγια για έλεγχο από τους σχετικούς ενδιαφερόμενους αμέσως μετά την αποστολή τους στο Planyard από υπεργολάβους.

Όταν ξεκινά μια διαδικασία ελέγχου, αποστέλλεται στους συμμετέχοντες ένα email με συνδέσμους προς το Planyard. Στη συνέχεια, θα δουν όλα τα έγγραφα που χρειάζονται έγκριση μαζί με τις λεπτομέρειες.

Μπορείτε να σχολιάσετε όλα τα έγγραφα – αυτές οι σημειώσεις αποθηκεύονται δίπλα στα αρχεία, απλοποιώντας όλη τη διαδικασία έγκρισης.

Όχι πια μπρος και πίσω email και τίποτα δεν χάνεται στην επικοινωνία.

Quick subcontractor change orders and variations registering

Let your project stakeholders, such as project managers, quantity surveyors, and site engineers, register the change orders and variations when they are right and when agreed upon with the subcontractor.
Add an adverse value change order to deduct penalties or as the subcontractor uses services on the site, such as electricity or construction waste removal.
Assign the change order to a budget item or client change order and track the subcontractor order’s total financial performance and committed costs in the budget.

Registering the subcontractor change order or variation
Processing the subcontractor order invoice

Easily process the invoices for the subcontractor order

To process the subcontractor invoice, the project manager selects the corresponding subcontractor order, checks the amounts previously committed and the remaining amount, and reviews whether what was ordered matches the amounts invoiced.
You can deduct the prepayment from the same view when approving the invoice. The Planyard automatically calculates the retention, so the project managers review whether the subcontractor invoice calculations are correct.
Once everything is correct, approve the invoice and let Planyard automatically update the budget and subcontractor order payment summary and retention, store the invoice under the costs tab, and automatically create a ready-to-process invoice in the accounting system, such as Xero, Quickbooks, MYOB, Sage, and more.

No more unexpected project late-stage invoices, messing up the margins

All your subcontractor orders are now on one list, which gives you a clear overview of the value of raised orders, how much is paid, and how much remains.

Once the project ends, check if the bills have been paid and orders have been closed.

Open subcontractor orders and how much is yet to be paid to the subcontractors
Open subcontractor orders and how much is yet to be paid to the subcontractors

Easy retention releasing process for warranty period projects

As Planyard automatically books the retention for the subcontractor orders, you’ll have a straightforward process for tracking and releasing the retention for the project subcontractor orders.

Automating the subcontractor payment applications helps save time

Planyard Ultimate feature set users can automate the subcontractor payment applications process. Once the subcontractor order and the subcontractor schedule of values are registered on Planyard, you can click send the payment application template via email to the subcontractors. The subcontractor receives a simple email with a big blue button, by which clicking the payment application form opens up in the web browser. The subbies can submit the current progress, change orders, and valuations.

The digital payment application process makes managing many subcosubcontractors’ applications easy. The subcontractors do the data entry, and the project managers don’t waste time on manual spreadsheet tracking.

O

Requesting the subcontractor to submit the payment application

Οι πελάτες μας λένε για εμάς

Λογότυπο Bonava
Hitachi ABB
Λογότυπο του Ομίλου Kaamos

Ενδοεπιχειρηστή

«Wantedθελα να ξεφύγω από τα υπολογιστικά φύλλα, να ξεφύγω από τη μη αυτόματη καταχώριση δεδομένων και να αναζητήσω τρόπους για να παραμείνω εκτός των αριθμών του προϋπολογισμού. Είναι δύσκολο σε μια αναπτυξιακή εταιρεία να διατηρείτε τους αριθμούς σας στην κορυφή.

Έτσι, συνάντησα το Planyard σε μια αναζήτηση για να βελτιώσω τις διαδικασίες διαχείρισης του προϋπολογισμού και να κάνω τη ζωή μου πιο εύκολη.

Το Planyard το κάνει αυτό, και παίρνει τον προϋπολογισμό του έργου σας και τον εμφανίζει με σαφήνεια στην οθόνη σας, ώστε να έχετε μια ζωντανή εικόνα σε πραγματικό χρόνο για το πού βρίσκεται ο προϋπολογισμός του έργου σας σε οποιοδήποτε δεδομένο σημείο. “

Ο anαν Χόλφορντ

Διευθυντής, Higgihaus Developments

Μπρίστολ, Ηνωμένο Βασίλειο

«Εργάζομαι σε εργαλεία λογιστικής cloud όπως το Xero και τα Quickbooks που είναι εξαιρετικά, αλλά δεν διαθέτουν συγκεκριμένο εργαλείο κοστολόγησης με βάση τις κατασκευές.

Οι κατασκευαστικές εταιρείες βασίζονται σε ακριβούς επιθεωρητές ποσότητας και διαχειριστές έργων για να κάνουν πολλά δεδομένα για πακέτα όπως το Excel που τους απομακρύνει από την εστίαση σε δραστηριότητες προστιθέμενης αξίας και την αύξηση του κέρδους.

Όταν συνάντησα το Planyard, ανακουφίστηκα ότι τελικά υπήρχε λύση σε αυτό το πρόβλημα. Στο σύστημα τοποθετούνται προσφορές, παραγγελίες υπεργολαβίας, παραγγελίες αγοράς, τιμολόγια, λογαριασμοί προόδου κ.λπ. και συνδέονται άμεσα με τον προϋπολογισμό, τα CVR, τους υπεργολάβους και τους προμηθευτές. Αυτό κάνει τη ζωή των ανθρώπων πολύ πιο εύκολη. Τα δεδομένα είναι διαθέσιμα, είναι αυτοματοποιημένα και απομακρύνουν τους πάντες από την παρωχημένη απαίτηση να συμπληρώσουν υπολογιστικά φύλλα. “

Paul Howarth

ACMA & CGMA , Διευθυντής, Live Management Accounts Ltd

Μάντσεστερ, Ηνωμένο Βασίλειο

«Θα έλεγα ότι το Planyard είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρακολουθείτε εύκολα και άνετα το κόστος της εργασίας σας σε ένα μέρος. Παρακολουθεί όλα τα έγγραφα και τους αριθμούς σε ένα μέρος.

Εάν υπάρχει κάποιο πρόβλημα με τον προϋπολογισμό, απλώς σας λέει τι πρέπει να διορθώσετε και θα είστε εντάξει. Πραγματικά σκέφτεται ένα βήμα μπροστά για σένα».

Τζόρνταν Κοέν

Συνεργάτης, Ανάπτυξη TITN

Φλόριντα, ΗΠΑ

“Εξοικονομούμε τέσσερις εργάσιμες ημέρες κάθε μήνα ανά διαχειριστή έργου με το Planyard. Ημεγαλύτερη αύξηση απόδοσης ήλθε όταν απαλλαχτήκαμε από την διπλή εισαγωγή δεδομένων.”

Marek Korbelainen

Προϊστάμενος κατασκευής, Όμιλος Kaamos

Ταλίν, Εσθονία

“Θέλαμε να μάθουμε πριν τελειώσει ένα έργο αν επρόκειτο να βγάλουμε κέρδος ή όχι. Το Planyard μας επέτρεψε να το κάνουμε αυτό. Μπορούμε να δούμε ακριβώς ποιες θέσεις εργασίας είναι κερδοφόρες και ποιες όχι, ώστε να μπορούμε να κάνουμε άμεσα αλλαγές.”

Tomy Saaron

Μέλος Διοικητικού Συμβουλίου, Hausers

Ταλίν, Εσθονία

Εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε το Excel για διαχείριση προϋπολογισμού;
Υπάρχει καλύτερος τρόπος.

Τα υπολογιστικά φύλλα δεν είναι ο καλύτερος τρόπος για τη διαχείριση του κόστους εργασίας
  • Είναι πολύ εύκολο να κάνεις λάθη.
  • Δεν μπορείτε να δείτε πίσω από τους αριθμούς.
  • Είναι δύσκολο να τυποποιήσετε και να διασφαλίσετε τη συμμόρφωση.
  • Δεν υπάρχει επισκόπηση σε πραγματικό χρόνο των προβλέψεων κερδοφορίας.
  • Σημαίνει διπλή δουλειά για PM και λογιστές.
Το Planyard εξοικονομεί χρόνο και νεύρα

Ακολουθήστε τον προϋπολογισμό σας σε πραγματικό χρόνο και λάβετε άμεσα μέτρα όταν προκύψουν σφάλματα. Κόστος εργασίας είναι οργανωμένα και πλήρως αναζητήσιμα και προσβάσιμα για προβλέψεις, διαχείριση έργων και άλλα